Med ministrstvom in izbranim zasebnim študentskim domom se za dodeljevanje subvencij sklene pogodba za eno študijsko leto. V njej mora biti poleg obveznih sestavin navedeno:

• natančno število postelj (v zasebnem študentskem domu in pri zasebnikih), namenjenih za bivanje študentov, ki bodo izpolnjevali pogoje in merila za subvencioniranje bivanja iz tega pravilnika,
• način in postopek izplačevanja subvencij,
• način in postopek za nadzorovanje namenske porabe sredstev,
• določilo, da mora zasebni študentski dom ob nenamenski porabi sredstva skupaj z zakonitimi zamudnimi obrestmi vrniti v proračun,
• drugo.