Podrobnejši opis je povzet iz spletne strani Ministrstva za finance RS, področje Davki in druge dajatve – Davčni postopek:

1.1 Splošno

Četrti odstavek 19. člena Zakona o davčnem postopku (Uradni list RS št. 13/11 - uradno prečiščeno besedilo, 32/12, 94/12, 101/13 - ZDavNepr, 111/13, 22/14 - odl. US, 25/14 – ZFU, 40/14 – ZIN–B, 90/14 in 91/15, v nadaljevanju ZDavP-2) določa, da sme davčni organ upravičeni osebi, ki ta podatek potrebuje za izpolnitev davčne obveznosti oziroma za izpolnitev dolžnosti dajanja podatkov po tem zakonu ali zakonu o obdavčenju, na podlagi njenega obrazloženega pisnega zahtevka, razkriti podatek o davčni številki zavezanca za davek. Zahtevek mora vsebovati tudi podatke, ki davčnemu organu omogočajo enolično identifikacijo fizične osebe, in sicer poleg osebnega imena še ali datum rojstva in naslov prebivališča ali enotna matična številka občana.

Podatek o davčni številki fizične osebe, se lahko upravičeni osebi razkrije samo, če so izpolnjeni kumulativno določeni pogoji.

Podatek se potrebuje za izpolnitev davčne obveznosti oziroma dolžnosti dajanja podatkov po ZDavP-2 ali po zakonu o obdavčenju

Pogoj za posredovanje oziroma razkrivanje podatka o davčni številki fizične osebe na podlagi četrtega odstavka 19. člena ZDavP-2 je, da se ta podatek potrebuje za izpolnitev davčne obveznosti oziroma za izpolnitev dolžnosti dajanja podatkov po ZDavP-2 ali zakonu o obdavčenju.

Če bo torej zavezanec za posredovanje podatkov, podatek o davčni številki fizične osebe potreboval, ker mora izpolniti svojo dolžnost dajanja podatkov, potrebnih za pobiranje dohodnine iz 337. člena ZDavP-2, mu jih bo davčni organ ob izpolnjenih ostalih pogojih kot upravičeni osebi razkril oziroma posredoval. Enako velja za izpolnitev vseh ostalih davčnih obveznosti oziroma dolžnosti dajanja podatkov po ZDavP-2 ali zakonov o obdavčenju.

Prej navedeno tudi pomeni, da davčni organ ne more razkriti obravnavanih podatkov, če ne gre za z ZDavP-2 oziroma s predpisom o obdavčenju določeno obveznost dajanja podatkov oziroma izpolnitev davčne obveznosti, pač pa zavezanec za davek te potrebuje za svoj poslovni namen, npr. dopolnitev svojih podatkovnih zbirk.

1.2 Vsebina zahteve za posredovanje podatka o davčni številki fizične osebe

Poleg izkazane dolžnosti dajanja podatkov iz prej navedene točke, mora imeti zahteva za posredovanje podatkov o določenih davčnih zavezancih, še naslednjo vsebino. Zavezanec mora v zahtevi navesti tudi podatke, ki davčnemu organu omogočajo enolično identifikacijo fizične osebe, in sicer:

Kombinacija A:

- ime in priimek (obvezen podatek);

- EMŠO (obvezen podatek);

Kombinacija B:

- ime in priimek (obvezen podatek);

- datum rojstva (obvezen podatek);

- stalni naslov v RS (osebe z stalnim naslovom v RS) ali začasni naslov v RS (osebe brez stalnega naslova v RS) (obvezen podatek):

- ulica in hišna številka z dodatkom

- poštna številka.

V primeru, da bo davčni organ na podlagi predloženih identifikacijskih podatkov o osebnem imenu in datumu rojstva ter naslovu prebivališča ugotovil, da je v Davčnem registru več kot ena fizična oseba s temi podatki, zahtevanega podatka ne bo posredoval, ker ta fizična oseba na podlagi zahteve za posredovanje podatkov ni enolično identificirana. V tem primeru bo moral zavezanec za davek, ki je vložil zahtevo za posredovanje podatkov, davčnemu organu predložiti več podatkov, na podlagi katerih bo lahko to fizično osebo enolično identificiral.

Prej navedeno velja tudi, če se na podlagi sporočenih podatkov, davčnega zavezanca, za katerega se podatki zahtevajo, ne da identificirati.

1.3 Oblika zahteve za posredovanje podatkov

Zakon določa, da mora biti zahteva – vloga za posredovanje podatkov, v pisni obliki.

V zvezi s predpisano pisno obliko dodajamo, da je lahko seznam oseb, za katere se zahteva podatek o davčni številki, skupaj z njihovimi podatki za enolično identifikacijo, v določenih primerih v elektronski obliki. Vzorec obrazca, s katerim se podatki zahtevajo, je v prilogi tega dokumenta.

Poizvedba in razkritje podatkov vložniku zahteve za posredovanje podatkov

V primeru zahteve za posredovanje podatkov o davčnih številkah fizičnih oseb, je postopanje vložnika vloge za posredovanje podatkov, odvisno od tega, za koliko oseb se podatki zahtevajo.

- podatki se zahtevajo za 30 ali manj fizičnih oseb

V primeru, da vložnik zahteve za posredovanje podatkov o davčni številki, te zahteva za 31 ali več fizičnih oseb, se vloga v pisni obliki posreduje na Generalni finančni urad, Sektor za davčni register.

Vložnik vloge mora seznam oseb, za katere se zahteva posredovanje podatkov, priložiti v elektronski obliki. Obvezna struktura datoteke je v prilogi tega dokumenta. Datoteka mora biti shranjena na zapisljivem mediju.

1.4 Način posredovanja podatkov vložniku zahteve za posredovanje podatkov

Finančni uradi podatke iz četrtega odstavka 19. člena ZDavP-2 vedno posredujejo v pisni obliki, in sicer tako, da v prilogi k vlogi za posredovanje podatkov o davčni številki fizične osebe, izpolnijo stolpec »davčna številka«.

Generalni finančni urad posreduje podatke v elektronski obliki, z upoštevanjem 17. člena ZDavP-2 in Pravilnika o izvajanju Zakona o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 141/06, 46/07, 102/07, 28/09, 101/11, 24/12, 32/12 – ZDavP-2E, 19/13, 45/14, 97/14 in 39/15).