(1) Arhivsko gradivo z oznako A in A vzorčno označi pristojni arhiv v klasifikacijski načrt organa pod ustreznimi klasifikacijskimi znaki. Organ vnese klasifikacijski načrt z roki hrambe dokumentarnega gradiva v informacijski sistem za vodenje evidence dokumentarnega gradiva.

(2) Trajno dokumentarno gradivo se z oznako T ali T oziroma najmanj xx let (npr. personalne mape: T oziroma najmanj 100 let od rojstva javnega uslužbenca) označi v klasifikacijskem načrtu pod ustreznimi klasifikacijskimi znaki in v informacijski sistem za vodenje evidence dokumentarnega gradiva.

(3) Roki hrambe A, A vzorčno, T in rok hrambe v letih se za zadeve ter posamezne dokumente v zadevah vpisujejo v informacijski sistem za vodenje evidence dokumentarnega gradiva.

(4) Oznaka arhivskega gradiva (A in A vzorčno) in trajnega dokumentarnega gradiva (T) se na fizični ovoj zadeve ali na posamezne dokumente izpiše že ob nastanku zadeve oziroma ob prejemu ali nastanku posameznega dokumenta in najpozneje ob rešitvi zadeve.

(5) Če je za en klasifikacijski znak predvidenih več rokov hrambe, javni uslužbenec, ki reši zadevo, na ovoju zadeve označi ustrezen rok hrambe glede na vsebino rešene zadeve. Če je gradivo v elektronski obliki, se rok hrambe zapiše v informacijski sistem za vodenje evidence dokumentarnega gradiva.

(6) Kadar je rok hrambe izražen v letih, javni uslužbenci ob rešitvi zadeve izračunajo letnico, ko se dokumentarno gradivo lahko izloči in uniči, ter jo vpišejo v desni spodnji kot ovoja zadeve ali posameznih dokumentov v zadevi. Poskrbijo, da se letnica uničenja posamezne zadeve oziroma posameznega dokumenta v zadevi vpiše v informacijski sistem za vodenje evidence dokumentarnega gradiva, če ta sam ne izračuna letnice uničenja. Za zadeve in dokumente v elektronski obliki se letnica uničenja ročno ali samodejno vpiše v informacijski sistem za vodenje evidence dokumentarnega gradiva.