(1) Za programsko opremo, ki je predmet certificiranja, se določita njena vrsta glede na odnos med ponudnikom in stranko ter seznam njenih funkcionalnosti (funkcionalni tip).

(2) Vrste programske opreme glede na odnos med ponudnikom in stranko so:

• programska oprema po naročilu: programska oprema je razvita po naročilu posebej za določeno organizacijo, okolje ali uporabnike;
• prilagojena programska oprema: programska oprema je izdelana na podlagi tržnega programskega produkta s posebnimi programskimi prilagoditvami za stranko;
• tržna programska oprema: programska oprema je dobavljiva v popolnoma enaki obliki več kakor eni stranki;
• po svetu razširjena tržna programska oprema: programska oprema je dobavljena v popolnoma enaki obliki več kot sto organizacijam v najmanj treh državah, kar ponudnik dokazuje s pisno izjavo. V tem primeru se ne preverjajo zahteve iz 108. člena, 109. člena in 112. člena;
• lastni razvoj: programska oprema je razvita v okviru organizacije z lastnimi kadri, kjer se tudi uporablja.

(3) Funkcionalni tip programske opreme in programska oprema, ki pomeni dodatno funkcionalnost, združujeta smiselno in logično zaokroženi sklop funkcionalnosti. Tipi programske opreme, ki se lahko certificirajo, so:

1. funkcionalni tip 1: zajem v digitalno obliko,
2. funkcionalni tip 2: pretvorba,
3. funkcionalni tip 3: vodenje evidence gradiva (brez razvrščanja na podlagi sistema razvrščanja),
4. dodatna funkcionalnost 1: iskanje, priklic in prikaz,
5. dodatna funkcionalnost 2: upravljanje načrta razvrščanja gradiva,
6. funkcionalni tip 4: podpora postopku upravljanja gradiva v digitalni obliki,
7. dodatna funkcionalnost 3: podpora elektronske pošte in elektronskega podpisa,
8. funkcionalni tip 5: podpora zahtevam za uradne evidence.

(4) Funkcionalni tipi programske opreme se lahko certificirajo samostojno. Programska oprema z dodatno funkcionalnostjo se lahko certificira samo v kombinaciji s programsko opremo funkcionalnih tipov.

(5) Programska oprema lahko poleg obveznih funkcionalnosti podpira poljubni sklop drugih funkcionalnosti.

(6) Funkcionalnosti programske opreme, ki so zahtevane s tem pravilnikom, morajo biti dokončne in morajo delovati z namestitvijo različice programske opreme, ki se certificira. Programska oprema, ki le omogoča, da se zahtevane funkcionalnosti izdelajo z dodatnim razvojem, uporabo internih skriptnih jezikov in podobno za funkcije, ki niso privzeto vključene v različico, ki se certificira, ne izpolnjujejo pogojev po tem pravilniku.

(7) Zahteve, ki jih mora izpolnjevati posamezni funkcionalni tip programske opreme, prikazuje Priloga 8, ki je sestavni del tega pravilnika.