Oseba, ki zajema in hrani dokumentarno in arhivsko gradivo, izvirno nastalo v digitalni obliki, ob zajemu gradiva, ki vsebuje elektronski podpis, preveri njegovo veljavnost. Podatek o preverjanju veljavnosti doda kot metapodatek dokumentu, tako da veljavnosti elektronskega podpisa v nadaljnjem ravnanju z gradivom ni treba več preverjati.