Ta pravilnik določa način izmenjave e-računov, ki jih izdajajo ali prejemajo neposredni in posredni uporabniki državnega in občinskih proračunov, Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije in Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije (v nadaljnjem besedilu: proračunski uporabniki) prek enotne vstopne in izstopne spletne točke pri Upravi Republike Slovenije za javna plačila (v nadaljnjem besedilu: UJP).

Izrazi, uporabljeni v tem pravilniku, pomenijo:

• »izmenjava e-računa« je proces posredovanja e-računa od izdajatelja e-računa do prejemnika e-računa,
• »prejemnik e-računa« je fizična oseba ali poslovni subjekt, kot je opredeljen v zakonu, ki ureja Poslovni register Slovenije, ali proračunski uporabnik, ki mu je namenjen e-račun,
• »izdajatelj e-računa« je fizična oseba, poslovni subjekt ali proračunski uporabnik, ki izda e-račun,
• »ovojnica e-računa« je osnovni dokument izdajatelja e-računa, na podlagi katerega se izvaja izmenjava e-računa s prilogami,
• »prijava« je elektronska (e-prijava) ali druga oblika izjave o prejemanju e-računov, ki jo določi izdajatelj e-računa,
• »odjava« je elektronska (e-odjava) ali druga oblika odjave prejemanja e-računov, ki jo določi izdajatelj e-računov,
• »vloga« je dokument s podatki o izdajatelju, s katerim UJP vključi izdajatelja v evidenco izdajateljev e-računov,
• »evidenca izdajateljev e-računov« je seznam izdajateljev e-računov, ki ga vodi UJP,
• »potrošnik« je fizična oseba, ki pridobiva ali uporablja blago in storitve proračunskih uporabnikov ter prejema račune za namene izven področja svoje poklicne ali pridobitne dejavnosti.

(1) E-računi so v obliki e-SLOGA, ki je enotna standardizirana oblika e-računa na območju Republike Slovenije, in v drugi obliki, ki je skladna z evropskim standardom in katero koli od sintaks s seznama, ki sta določena v vsakokratnem izvedbenem sklepu Evropske komisije, objavljenem v Uradnem listu Evropske unije v skladu z drugim odstavkom 3. člena Direktive 2014/55/EU Evropskega parlamenta in Sveta z dne 16. aprila 2014 o izdajanju elektronskih računov pri javnem naročanju (UL L št. 133 z dne 6. 5. 2014, str. 1; v nadaljnjem besedilu: evropski standard).

(2) S skupnim imenom e-račun se označujejo knjigovodske listine, ki vsebujejo zapise o poslovnih dogodkih, na osnovi katerih se spreminjajo sredstva ali obveznosti do njihovih virov, prihodki ali odhodki, ne glede na to, kako se imenujejo (račun, dobropis, bremepis, predračun, avansni račun, zahtevek za plačilo, opomin in podobno).

(3) Kadar proračunski uporabnik izdaja in pošilja e-račun potrošnikom, priloži e-računu račun v PDF ali TIFF obliki.

(1) Ovojnica se uporablja za izmenjavo e-računov v obliki e-SLOGA.

(2) Ovojnica vsebuje naslednje obvezne elemente: podatke za usmerjanje, podatke o izvoru dokumenta, podatke za plačilo in podatke o prilogah e-računa.

(3) S podatki za usmerjanje se določa identifikacija izdajatelja e-računa in identifikacija prejemnika e-računa.

(4) S podatki o izvoru e-dokumenta se določa izvor dokumenta, identifikacija izdajatelja e-računa, datum in čas nastanka e-računa ter tip dokumenta.

(5) S podatki za plačilo se določa podatke o načinu plačila, identifikaciji prejemnika plačila, namenu nakazila, referenci izdajatelja e-računa ter o dolžniku.

(6) S podatki o prilogah e-računa se določa ime, tip, opis in povezava do datotečne priloge:

• ime datotečne priloge lahko vsebuje samo številke in znake angleške abecede, ne sme vsebovati presledkov in mora biti sestavljeno na način »ImeDatoteke.pripona«;
• v imenih datotečnih prilog ne smejo biti uporabljene pripone, ki bi lahko pripadale izvršljivim programskim kodam;
• datotečne priloge ne smejo biti stisnjene.

(1) Izmenjava e-računov za proračunske uporabnike poteka prek UJP, ki omogoča izdajanje e-računov tudi proračunskim uporabnikom, ki nimajo ustrezne strojne in programske opreme.

(2) UJP sprejme e-račune za proračunske uporabnike, če so e-računi posredovani s strani izdajatelja e-računa:

• prek ponudnika plačilnih storitev, pri katerem ima izdajatelj e-računa odprt transakcijski račun, če ima ponudnik plačilnih storitev z UJP sklenjeno pogodbo o izmenjavi e-računov;
• prek izvajalca storitev izmenjave e-računov, ki ima z UJP sklenjeno pogodbo o izmenjavi e-računov;
• prek spletne aplikacije UJP, ki mogoča izdajanje e-računov in je namenjena izdajateljem e-računov, ki nimajo ustrezne strojne in programske opreme;
• prek evropskih omrežij Electronic Simple European Networked Services (e-SENS) in Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL).