(1) Organ izpolni sprednjo stran vročilnice s spremenljivimi podatki o številki dokumenta in vsebini dokumenta, podatki o organu – prejemniku vročilnice, naslovniku in številki dokumenta v črtni kodi.

(2) Naslovnik ob vročitvi izpolni izjavo o prevzemu tako, da s številkami vpiše dan, mesec in leto prevzema ter se lastnoročno podpiše.

(3) Če se vroča pooblaščencu za vročitve, vročevalec s podatki o vrsti in številki dokumenta za ugotavljanje istovetnosti pooblaščenca izpolni izjavo o ugotovljeni istovetnosti. Pooblaščenec za vročitev pred izpolnitvijo izjave o prevzemu, s podatki o svojem osebnem imenu in naslovu stalnega prebivališča ter osebnem imenu pooblastitelja, izpolni izjavo pooblaščenca in jo lastnoročno podpiše.

(4) Vročevalec ob odklonitvi sprejema napiše razlog, ki ga navede naslovnik, kraj, kjer je pustil pismo, datum in uro odklonitve prevzema pisma.

(5) Če naslovnik noče podpisati vročilnice, če se ne more ali ne zna podpisati, vročevalec to napiše za besedilom »Drugo« ter s številkami vpiše dan, mesec in leto vročitve.

(6) Pravilno izpolnjeno vročilnico vročevalec lastnoročno podpiše in opremi z žigom izvajalca poštne storitve.