Ta pravilnik določa način vzpostavitve, upravljanja in vzdrževanja enotnega informacijskega sistema iz devetega, desetega in enajstega odstavka 77. člena Zakona o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 91/15; v nadaljnjem besedilu: ZJN-3), ki predstavlja zbirko podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah, način, nabor in dinamiko prevzemanja podatkov iz uradnih evidenc, način in nabor predložitve drugih dokazil s strani kandidata ali ponudnika, način zavarovanja osebnih podatkov ter način določanja pooblaščenosti za vpogled ali prenos podatkov.

(1) Podatki iz zbirke podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah se uporabljajo izključno za preveritev ponudb v skladu z 89. členom ZJN-3 in 72. členom Zakona o javnem naročanju na področju obrambe in varnosti (Uradni list RS, št. 90/12 in 90/14 – ZDU-1I; v nadaljnjem besedilu: ZJNPOV). V zbirki lahko naročnik vpogleda le v tiste podatke iz uradne evidence, ki so potrebni za preverjanje ponudbe v posameznem postopku javnega naročanja, če je za ta postopek javnega naročanja ponudnik privolil v takšen način pridobitve podatkov. Kadar namerava ponudnik javno naročilo izvesti z uporabo zmogljivosti drugega subjekta ali s podizvajalcem (v nadaljnjem besedilu: sodelujoči izvajalec), lahko naročnik v zbirki podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah vpogleda tudi v podatke iz uradne evidence, ki so potrebni za preveritev, ali za sodelujočega izvajalca obstajajo razlogi za izključitev iz 75. člena ZJN-3, če je za ta postopek javnega naročanja sodelujoči izvajalec privolil v takšen način pridobitve podatkov.

(2) Zbirka podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah je umeščena v nacionalni osnovni funkcionalni sistem za elektronsko javno naročanje in jo sestavljata dva dela:

• orodje za elektronsko pridobivanje podatkov iz uradnih evidenc, vpogled vanje in razkritje s prenosom pridobljenih podatkov ter
• zbirka podatkov, v katero ponudnik deponira dokazila, znake, potrdila in druge dokumente, potrebne za njegovo preveritev ali preveritev njegove ponudbe.

(3) Podatki o ponudniku in njegovi ponudbi, ki se v enotni informacijski sistem pridobijo iz uradnih evidenc, se v njem vodijo po naročniku in številki objave obvestila o javnem naročilu na portalu javnih naročil. Če naročnik ni objavil obvestila o javnem naročilu, se vodi po naročniku in referenčni številki javnega naročila, ki jo je določil naročnik. Podatki o ponudniku in njegovi ponudbi, ki jih je v enotni informacijski sistem deponiral ponudnik, se vodijo po firmi in matični številki ponudnika.

(1) Podatki v enotnem informacijskem sistemu se pridobijo iz naslednjih uradnih evidenc:

1. poslovni register,
2. register transakcijskih računov,
3. evidenca zapadlih, neplačanih obveznih dajatev in drugih denarnih nedavčnih obveznosti,
4. evidenca insolvenčnih postopkov,
5. evidenca gospodarskih subjektov z negativnimi referencami,
6. evidenca prekrškov na področju delovnih razmerij.

(2) Podatki iz uradnih evidenc iz prejšnjega odstavka se prevzemajo v skladu s pisnim dogovorom o tehničnih pogojih za njihovo prevzemanje in razmejitvi odgovornosti pri pošiljanju, prevzemanju in obdelavi podatkov iz uradnih evidenc, ki ga skleneta ministrstvo, pristojno za upravo, in upravljavec posamezne uradne evidence. Podatki se v zbirko podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah prevzemajo na podlagi vsakokratne zahteve naročnika, pri čemer se za ta namen evidenca prekrškov na področju delovnih razmerij ne povezuje z enotnim informacijskim sistemom.

(1) Iz poslovnega registra se v zbirko podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah pridobijo naslednji podatki o:

1. kandidatu ali ponudniku:

• matična številka;
• davčna številka;
• firma in skrajšana firma;
• sedež in poslovni naslov;
• pravnoorganizacijska oblika;
• registrirane dejavnosti (SKD);
• transakcijski računi;

2. zakonitih zastopnikih kandidata ali ponudnika ali članih njegovega upravnega, vodstvenega ali nadzornega organa:

• ime osebe, pooblaščene za zastopanje, upravljanje, vodenje ali nadzor;
• naslov;
• datum podelitve pooblastila za zastopanje, upravljanje, vodenje ali nadzor;
• vrsta zastopnika;
• način in omejitve zastopanja.

(2) Iz registra transakcijskih računov se v zbirko podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah pridobijo naslednji podatki o:

1. kandidatu ali ponudniku:

• matična številka;
• davčna številka;
• polno in kratko ime;
• poslovni naslov;

2. transakcijskih računih kandidata ali ponudnika:

• številka transakcijskega računa;
• vrsta računa;
• neporavnane obveznosti;
• ponudnik plačilnih storitev.

(3) Podatki iz prvega in drugega odstavka tega člena se lahko pridobijo tudi za sodelujočega izvajalca.

(4) Podatki iz uradne evidence iz 3. do 6. točke prvega odstavka 3. člena tega pravilnika se samodejno obdelajo tako, da se v zbirko podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah pridobi le podatek, ali subjekt izpolnjuje zahtevo iz postopka javnega naročanja ali ne.

(5) Pridobitev podatkov iz evidence zapadlih, neplačanih obveznih dajatev in drugih denarnih nedavčnih obveznosti v zbirko podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah lahko naročnik zahteva za kandidata, ki je prijavo oddal elektronsko v nacionalnem osnovnem funkcionalnem sistemu za elektronsko javno naročanje, in ponudnika, ki je tako oddal ponudbo.

(6) Podatki, ki se v zbirko podatkov o ponudnikih in njihovih ponudbah pridobijo iz uradnih evidenc, se hranijo do naročnikovega vpogleda vanje. Ob razkritju podatkov o kandidatu ali ponudniku in njegovi prijavi ali ponudbi lahko naročnik pridobljene podatke shrani in natisne. Po vpogledu oziroma razkritju se podatki v enotnem informacijskem sistemu izbrišejo.