(1) Ta pravilnik določa osnove za določanje rokov hrambe dokumentarnega gradiva za organe državne uprave, uprave samoupravnih lokalnih skupnosti ter pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge (v nadaljnjem besedilu: organi) z orientacijskimi roki hrambe dokumentarnega gradiva.

(2) S tem pravilnikom so določeni tudi orientacijski časovno opredeljeni roki hrambe trajnega dokumentarnega gradiva organov, ki se uporabljajo, dokler trajnemu gradivu ne prenehajo vse pravne in dejanske posledice, ki izhajajo iz gradiva, ali kadar trajno gradivo nima več nikakršnega pravnega in dejanskega učinka.

Glede na rok hrambe v organih ločimo tri vrste dokumentarnega gradiva:

• arhivsko gradivo (oznaka A ali A vzorčno),
• trajno dokumentarno gradivo (oznaka T ali T oziroma najmanj xx let) in
• dokumentarno gradivo z roki hrambe v letih (npr. dve, pet, deset in več let), ko zadevi poteče rok hrambe.

(1) Orientacijsko opredeljene roke hrambe dokumentarnega gradiva, trajnega dokumentarnega gradiva in arhivskega gradiva organov vsebuje zbirni katalog rokov hrambe dokumentarnega gradiva v Prilogi, ki je sestavni del tega pravilnika.

(2) Zbirni katalog rokov hrambe dokumentarnega gradiva ni osnova za spreminjanje ali razčlenjevanje veljavnih enotnih in posameznih načrtov klasifikacijskih znakov organov, temveč le osnova za določanje rokov hrambe dokumentarnega gradiva.

Zbirni katalog rokov hrambe dokumentarnega gradiva je sestavljen iz štirih delov:

• prvi del določa orientacijske roke hrambe dokumentarnega gradiva za vsak klasifikacijski znak v obveznem okviru načrta klasifikacijskih znakov (v nadaljnjem besedilu: klasifikacijski načrt) na tretjem nivoju in manj vsebinsko razgrajene upravne in druge naloge za posamezna področja za organe državne uprave ter pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge;
• drugi del vsebuje izbor rokov hrambe na podlagi specifičnih poslovnih funkcij ter upravnih in drugih nalog za posamezna področja oziroma organe;
• tretji del določa orientacijske roke hrambe za upravne enote;
• četrti del določa orientacijske roke hrambe za organe samoupravnih lokalnih skupnosti (občine in medobčinske inšpektorate).

(1) Arhivsko gradivo organa v skladu s predpisi, ki urejajo varstvo arhivskega gradiva, določi pristojni arhiv v sodelovanju z organom s pisnimi strokovnimi navodili za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva na podlagi njegovega klasifikacijskega načrta. Pristojni arhiv pri določanju arhivskega gradiva upošteva metodologijo, merila za vrednotenje dokumentarnega gradiva in določitev arhivskega gradiva iz tega pravilnika.

(2) Določbe pristojnega arhiva o arhivskem gradivu v klasifikacijskem načrtu organa prevladujejo nad roki hrambe, ki so določeni v letih, in nad določbami o trajnem dokumentarnem gradivu.

Trajno dokumentarno gradivo in rok trajne hrambe v načrtu klasifikacijskih znakov določi predstojnik organa, ki pri tem upošteva predpisane roke hrambe, potrebe poslovanja organa in osnove z orientacijskimi roki hrambe dokumentarnega gradiva iz tega pravilnika.