(1) S tem zakonom se ureja matična evidenca zavarovancev in uživalcev pravic iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja (v nadaljnjem besedilu: matična evidenca), ki vsebuje podatke, ki so potrebni za izvajanje pokojninskega in invalidskega zavarovanja.

(2) V matični evidenci se vodijo podatki o zavarovancih in uživalcih pravic iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja in drugi podatki, potrebni za izvajanje pokojninskega in invalidskega zavarovanja na način, ki je predpisan s tem zakonom.

(3) Za zbiranje, obdelavo in posredovanje podatkov iz evidenc po tem zakonu se uporabljajo določbe zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov, če s tem zakonom ni drugače določeno.

(1) Upravljavec matične evidence je Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije (v nadaljnjem besedilu: zavod).

(2) Za opravljanje posameznih nalog pri vodenju matične evidence lahko zavod pooblasti drugo službo ali zavod.

(3) Določene prijave, odjave in prijave spremembe podatkov za pokojninsko in invalidsko zavarovanje sprejema prijavno-odjavna služba Zavoda za zdravstveno zavarovanje Slovenije (v nadaljnjem besedilu: ZZZS). Povračilo stroškov za vodenje prijavno-odjavne službe se uredi s pogodbo, ki jo skleneta zavod in ZZZS.

(1) Upravljavec matične evidence pridobiva podatke od dajalca podatkov po tem zakonu oziroma od upravljavca zbirke podatkov, ki je najbližje izvoru podatkov.

(2) Upravljavec matične evidence mora posredovati podatke iz matične evidence za vzpostavitev oziroma za vodenje in vzdrževanje registrov in uradnih evidenc državnim organom in drugim uporabnikom, za izvrševanje njihovih, z zakonom določenih nalog. Upravljavec matične evidence posreduje te podatke brezplačno.

(3) Upravljavci, ki vodijo zbirke podatkov, iz katerih upravljavec matične evidence pridobiva podatke iz prvega odstavka tega člena, so dolžni posredovati vse dogodke, spremembe in popravke, ki vplivajo na podatke iz 8. člena tega zakona.

(4) Upravljavci zbirk podatkov, ki posredujejo podatke za matično evidenco, so upravljavcu matične evidence dolžni posredovati podatke v predpisanih rokih in obliki ter brezplačno.

(1) Matična evidenca se vodi po enotnih metodoloških načelih, ki jih določi minister, pristojen za delo, po predhodnem mnenju Statističnega urada Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: SURS), zavoda, ZZZS in Zavoda Republike Slovenije za zaposlovanje (v nadaljnjem besedilu: ZRSZ).
(2) Podatki se vnašajo v matično evidenco po enotnih nacionalnih standardih.
(3) Matična evidenca se vodi tako, da se podatki, določeni s tem zakonom, vpisujejo v predpisane obrazce in vnašajo na sredstva za avtomatsko obdelavo podatkov ter druga sredstva za vodenje evidenc.
(4) Podatki se v prijave podatkov vpisujejo oziroma vnašajo na podlagi evidenc, registrov in poslovne dokumentacije po predpisih o računovodstvu in finančnem poslovanju.

(1) Podatki, ki jih vsebuje matična evidenca, se uporabljajo za izvajanje pokojninskega in invalidskega zavarovanja in vodenje postopkov za uveljavljanje pravic in zahtevkov zavoda.

(2) SURS, ZZZS in ZRSZ imajo pravico do podatkov, ki jih vsebuje matična evidenca. Podatke lahko uporabljajo za oblikovanje registrov in za izvajanje statističnih raziskovanj.

(3) Način uporabe podatkov matične evidence ne sme biti v nasprotju s predpisi o varstvu osebnih podatkov.

V matično evidenco se vnesejo podatki:

• osebah, ki so zavarovane (v nadaljnjem besedilu: zavarovanci) po zakonu o pokojninskem in invalidskem zavarovanju (Uradni list RS, št.106/99 – v nadaljnjem besedilu: ZPIZ-1);
• osebah, ki trenutno niso vključene v pokojninsko in invalidsko zavarovanje, pa jim je pokojninska doba priznana z odločbo pristojnega organa oziroma jim je čas, ki so ga prebili v zavarovanju, vpisan v delovno knjižico ali v drugo javno listino;
• osebah, ki so uveljavile kakšno pravico iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja v Republiki Sloveniji na podlagi ZPIZ-1 oziroma po predpisih o nadomestilih za terjatve iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja, nastale v tujini (v nadaljnjem besedilu: uživalci pravic);
• dajalcih podatkov in zavezancih za plačevanje prispevkov za pokojninsko in invalidsko zavarovanje (v nadaljnjem besedilu: zavezanci).

Podatki se vnesejo v matično evidenco na podlagi prijav, ki jih vložijo naslednji poslovni subjekti in fizične osebe, ki imajo po tem zakonu dolžnost sporočanja podatkov (v nadaljnjem besedilu: dajalci podatkov):
– gospodarske družbe, banke, zavarovalnice, agencije, skladi in druge finančne organizacije, zadruge, državni organi, zavodi, sindikati, društva, politične stranke in drugi poslovni subjekti, razen zasebnikov, ki zaposlujejo delavce (v nadaljnjem besedilu: poslovni subjekti);
– zasebniki in druge fizične osebe, ki zaposlujejo delavce (v nadaljnjem besedilu: zasebni delodajalci);
– zavarovanci, ki so sami zavezanci za prispevek;
– upravljavec centralnega registra prebivalstva;
– upravljavci matičnih knjig;
– zavod;
– ZRSZ;
– ZZZS;
– zavodi za prestajanje kazni zapora;
– Davčna uprava Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: DURS);
– stečajni upravitelji;
– Jamstveni in preživninski sklad Republike Slovenije;
– centri za socialno delo.

O zavarovancih se vnesejo v matično evidenco naslednji podatki:

• priimek in ime;
• enotna matična številka občana (v nadaljnjem besedilu: EMŠO);
• davčna številka;
• naslov (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, za tujino – še šifra države);
• vrsta prebivališča (stalno, začasno);
• državljanstvo;
• številka delovnega dovoljenja, datum poteka delovnega dovoljenja in organ, ki je delovno dovoljenje izdal;
• poklic, ki ga opravlja;
• šolska izobrazba;
• stopnja strokovne izobrazbe;
• stopnja strokovne usposobljenosti;
• ali je zavarovanec s telesno okvaro najmanj 70%, vojaški invalid I. do VI. skupine, civilni invalid vojne I. do VI. skupine, slepa oziroma gluha oseba, oseba obolela za distrofijo in sorodnimi mišičnimi in živčnomišičnimi obolenji, paraplegijo, cerebralno in otroško paralizo, multiplo sklerozo in ekstrapiramidnimi obolenji;
• vrsta oziroma kategorija invalidnosti;
• podlaga za zavarovanje;
• datum prijave v zavarovanje;
• datum in vzrok spremembe med zavarovanjem;
• delu, ki ga je zavarovanec opravljal in za katero se mu zavarovalna doba šteje s povečanjem;
• pokojninski dobi;
• plače oziroma zavarovalne osnove, od katerih so bili plačani prispevki (v nadaljnjem besedilu: plača oziroma osnova) in letni znesek plačanega prispevka;
• število ur polnega delovnega časa poslovnega subjekta ali zasebnega delodajalca (samo polne ure);
• število ur dejanskega delovnega oziroma zavarovalnega časa zavarovanca (polne ure);
• število ur na delu, za katere je zavarovanec prejel plačo oziroma za katere so plačani prispevki od zavarovalne osnove;
• število ur odsotnosti z dela, za katere je zavarovanec prejel nadomestilo plače, ki se všteva v pokojninsko osnovo;
• matična številka poslovnega subjekta;
• registrska številka zavezanca;
• datum in vzrok prenehanja zavarovanja.

O uživalcih starostnih in invalidskih pokojnin se vnesejo v matično evidenco poleg podatkov, ki so že zbrani v matični evidenci zavarovancev, še naslednji podatki:

• vrsta pokojnine, člen predpisa, ki je bil podlaga za določitev pokojnine, zmanjšanje oziroma povečanje pokojnine, datum priznanja pravice do pokojnine;
• datum začetka izplačevanja pokojnine, datum prekinitve in ponovnega začetka izplačevanja pokojnine ter datum prenehanja pravice do pokojnine;
• vrsta, vzrok, datum nastanka in kategorija invalidnosti ter diagnoza;
• datum ugotovitve invalidnosti;
• pokojninska osnova in leto pred letom, v katerem se uveljavljajo pravice, na katero so preračunane plače;
• znesek pokojnine.

O uživalcih družinske pokojnine in o uživalcih vdovske pokojnine se vnesejo v matično evidenco poleg podatkov, ki so že zbrani v matični evidenci zavarovancev, še naslednji podatki:

• priimek in ime, EMŠO;
• davčna številka;
• sorodstvo z umrlim zavarovancem ali uživalcem pokojnine;
• iz 8. člena tega zakona za umrlega zavarovanca oziroma iz 8. in 9. člena za umrlega uživalca pokojnine, po katerem imajo upravičenci pravico do družinske oziroma vdovske pokojnine;
• datum in vzrok smrti zavarovanca ali uživalca pokojnine;
• datum pridobitve pravice do družinske oziroma vdovske pokojnine, datum začetka izplačevanja družinske oziroma vdovske pokojnine in datum prenehanja pravice do družinske oziroma vdovske pokojnine;
• znesek družinske oziroma vdovske pokojnine.

O uživalcih pokojnine, ki so pravico pridobili po posebnem predpisu, se poleg podatkov iz 8., 9. oziroma 10. člena tega zakona navedejo še oznake posebnih predpisov, na podlagi katerih so pridobili oziroma po katerih jim je bila odmerjena pokojnina.

O uživalcih invalidnin se vnesejo v matično evidenco poleg podatkov iz 8., 9. oziroma 10. člena tega zakona še naslednji podatki:

• vrsta, vzrok in stopnja telesne okvare;
• datum nastanka telesne okvare, datum pridobitve in datum prenehanja pravice do invalidnine;
• znesek invalidnine.

O uživalcih dodatka za pomoč in postrežbo se vnesejo v matično evidenco poleg podatkov iz 8., 9. oziroma 10. člena tega zakona še naslednji podatki:

• vrsta dodatka za pomoč in postrežbo;
• datum pridobitve in datum prenehanja pravice;
• znesek dodatka za pomoč in postrežbo.

O uživalcih nadomestil na podlagi preostale delovne zmožnosti se vnesejo v matično evidenco poleg podatkov iz 8. člena tega zakona še naslednji podatki:

• vrsta nadomestila;
• osnova za odmero nadomestila;
• datum pridobitve in datum prenehanja pravice;
• znesek nadomestila;
• datum ugotovitve invalidnosti;
• vrsta, vzrok, datum nastanka in kategorija invalidnosti ter diagnoza.

(1) O poslovnih subjektih, ki so zavezanci oziroma dajalci podatkov, se poleg registrske številke zavezanca vnesejo v matično evidenco naslednji podatki:

• ime poslovnega subjekta;
• naslov sedeža;
• naziv dejavnosti;
• šifra dejavnosti;
• davčna številka zavezanca;
• matična številka poslovnega subjekta zavezanca za prijavo zavarovanja, ki mu je dodeljena tudi registrska številka zavezanca glede na pripadnost enot v njeni sestavi registrski enoti zavoda;
• matična številka poslovnega subjekta, ki je zavezan za plačilo prispevkov in se lahko razlikuje od matične številke poslovnega subjekta zavezanca za prijavo;
• razvrstitev zavezanca (vrsta registra);
• datum vpisa v sodni register;
• datum začetka poslovanja;
• registrska številka zavezanca;
• številka žiro računa poslovnega subjekta, ki je zavezan za plačilo prispevka;
• datum prenehanja poslovanja;
• vzrok prenehanja poslovanja;
• vrsta in datum spremembe v poslovanju;
• datum izbrisa iz sodnega registra.

(2) O poslovnih subjektih, ki so zavezanci za prijavo v zavarovanje in imajo registrsko številko zavezanca, se vodijo tudi podatki o poslovnih enotah poslovnega subjekta, kjer so zaposleni zavarovanci, in sicer:

• ime poslovne enote v sestavi poslovnega subjekta;
• naslov sedeža;
• naziv in šifra dejavnosti.

O subjektih iz druge in tretje alinee 7. člena tega zakona, ki sami plačujejo prispevke za svoje zavarovanje oziroma za zaposlene delavce, se poleg registrske številke zavezanca za prispevek vnesejo v matično evidenco naslednji podatki:

• priimek in ime;
• EMŠO;
• naslov prebivališča v Republiki Sloveniji;
• ime obrata oziroma poslovnega prostora;
• naslov obrata oziroma poslovnega prostora;
• naziv dejavnosti;
• šifra dejavnosti;
• matična številka poslovnega registra;
• davčna številka zavezanca;
• razvrstitev zavezanca (vrsta registra);
• žiro račun oziroma drug račun, preko katerega zavezanec posluje;
• katastrski dohodek oziroma drug dohodek iz kmetijske dejavnosti;
• datum začetka poslovanja oziroma datum vpisa v register ali vpisnik, če je predpisan;
• registrska številka zavezanca;
• datum prenehanja poslovanja oziroma datum izpisa iz registra ali vpisnika, če je predpisan;
• vrsta in datum spremembe v poslovanju;
• vzrok prenehanja poslovanja.

(1) Zavod določi zavezancem za prijavo v zavarovanje registrsko številko zavezanca.

(2) Registrska številka je sestavljena iz označbe registrske izpostave (4 mesta), tekoče zaporedne številke registra (5 mest) in kontrolne številke (1 mesto).

(1) Matična evidenca zavarovancev se uvede s tem, da se vanjo vnesejo podatki o zavarovancih na podlagi prijav v zavarovanje, ki jih vložijo zavezanci za vlaganje prijav v zavarovanje.

(2) Prvič vložena prijava v zavarovanje je hkrati prijava za uvedbo matične evidence.

(3) Za uživalce pravic se uvede in vodi matična evidenca na podlagi podatkov iz matične evidence zavarovancev ter odločbe o priznanju pravic iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja.

Prijava v zavarovanje vsebuje naslednje podatke:

• priimek in ime;
• EMŠO;
• davčna številka;
• naslov (ulica, hišna številka, kraj, poštna številka, šifra občine, za tujino – še šifra države);
• vrsta prebivališča (stalno, začasno);
• državljanstvo;
• številka delovnega dovoljenja, datum poteka delovnega dovoljenja in organ, ki je delovno dovoljenje izdal;
• poklic, ki ga opravlja;
• šolska izobrazba;
• stopnja strokovne izobrazbe;
• stopnja strokovne usposobljenosti;
• podlaga za zavarovanje;
• število ur polnega delovnega časa poslovnega subjekta ali zasebnega delodajalca (samo polne ure);
• število ur dejanskega delovnega oziroma zavarovalnega časa zavarovanca (polne ure);
• registrska številka zavezanca;
• delovno razmerje,
• izmensko delo.

Podatki o pokojninski dobi zavarovanca, dopolnjeni do dneva vložitve prijave v zavarovanje, se vnesejo v matično evidenco na podlagi pravnomočnih odločb, s katerimi so pristojni organi ugotovili pokojninsko dobo oziroma na podlagi drugih javnih listin.

Matična evidenca se vodi tako, da se vanjo vnesejo:

• podatki o osebah, ki pridobijo lastnost zavarovanca;
• podatki o osebah, ki izgubijo lastnost zavarovanca;
• podatki o zavarovalni dobi in plačah oziroma osnovah, ki jih je zavarovanec dosegel v preteklem koledarskem letu, ter o nadomestilih plač oziroma osnov;
• podatki o začetku poslovanja zavezanca oziroma o vpisu v vpisnik ali register, če je določen z zakonom;
• podatki o uživalcih pravic;
• spremembe podatkov iz prve do pete alinee tega člena.

Za vodenje matične evidence je krajevno pristojna:

• za zavarovance iz 13. člena ZPIZ-1 in iz prve alinee 14. člena ZPIZ-1 (zaposleni) za katere delodajalec izvršuje obveznosti po predpisih RS, ter za zavarovance iz 20. člena ZPIZ-1 (vajenci) – enota zavoda, na območju katere je sedež poslovnega subjekta oziroma poslovne enote, kjer zavarovanec dela;
• za zavarovance iz 13. člena ZPIZ-1, zaposlene pri zasebnem delodajalcu (zaposleni) – enota zavoda, na območju katere je sedež obrata, podružnice oziroma poslovnega prostora delodajalca. Če zasebni delodajalec ne opravlja pridobitne dejavnosti oziroma poklicne dejavnosti oziroma nima ločenega obrata oziroma poslovnega prostora za opravljanje dejavnosti – enota zavoda, na območju katere ima zasebni delodajalec prebivališče;
• za zavarovance iz četrtega odstavka 13. člena ZPIZ-1 in prve alinee 14. člena ZPIZ-1, za katere delodajalci ne izpolnjujejo obveznosti po predpisih RS – enota zavoda, na območju katere je prebivališče zavarovanca;
• za zavarovance iz druge in tretje alinee 14. člena ZPIZ-1 (zaposleni) – enota zavoda, na območju katere je imel zavarovanec stalno prebivališče pred odhodom v tujino;
• za zavarovance iz 15. člena ZPIZ-1 (samozaposleni) – enota zavoda, na območju katere je sedež obrata oziroma poslovnega prostora, v katerem zavezanec opravlja dejavnost. Če samozaposleni nima ločenega obrata oziroma poslovnega prostora za opravljanje dejavnosti – enota zavoda, na območju katere ima zavezanec prebivališče;
• za zavarovance iz 16. člena ZPIZ-1 (kmetje) in za zavarovance, ki so zaposleni na kmetiji – enota zavoda, na območju katere je enota DURS, pristojna za odmero in pobiranje davka od dohodka iz kmetijske dejavnosti;
• za zavarovance iz 21. člena ZPIZ-1 (vrhunski športniki in šahisti) – enota zavoda, na območju katere je telesnokulturna ali šahovska organizacija, v katero je zavarovanec včlanjen;
• za zavarovance iz 22. člena ZPIZ-1 (brezposelni zavarovanci) – enota zavoda, na območju katere je enota ZRSZ, pri kateri je zavarovanec prijavljen;
• za osebe, ki jim je prenehalo delovno razmerje brez njihove volje ali krivde v času, ko so bili upravičeni do denarnega nadomestila za čas porodniškega dopusta, in za zavarovance iz 23. člena ZPIZ-1 (upravičenci do starševskega dodatka) – enota zavoda, na območju katere je sedež centra za socialno delo, ki izplačuje nadomestilo oziroma starševski dodatek;
• za zavarovance iz 24. člena ZPIZ-1 (zaporniki) – enota zavoda, na območju katere je zavod, kjer zavarovanec prestaja kazen zapora;
• za prejemnike nadomestil iz zdravstvenega zavarovanja po prenehanju delovnega razmerja – enota zavoda, na območju katere je enota ZZZS, ki zavarovancu izplačuje nadomestilo iz zdravstvenega zavarovanja;
• za zavarovance iz 34. člena ZPIZ-1 (osebe, ki so prostovoljno vključene v obvezno zavarovanje) – enota zavoda, na območju katere ima zavarovanec prebivališče;
• za zavarovance iz 34. člena ZPIZ-1, ki imajo stalno prebivališče v tujini – enota zavoda, na območju katere je imel zavarovanec zadnje stalno prebivališče pred odhodom v tujino;
• za uživalce pravic – enota zavoda, pri kateri je uživalec uveljavil pravico iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja.