(1) Evidence in registri iz 15. člena tega zakona se vodijo kot centralna informatizirana zbirka. Ministrstvo pridobi podatke, navedene v prejšnjem členu, na podlagi elektronske povezave iz evidenc in registrov, ki jih vodijo ministrstvo, Carinska uprava Republike Slovenije, organ JPP, Davčna uprava Republike Slovenije, ministrstvo, pristojno za javno upravo, ministrstvo, pristojno za notranje zadeve, policija, sodni register, Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje, izdajatelj licenc in organi, pristojni za inšpekcijski nadzor cestnega prometa.
(2) Organi in organizacije, navedeni v prejšnjem odstavku, zagotovijo ministrstvu in izdajatelju licenc ustrezen neposreden elektronski dostop do evidenc in registrov, ki jih vodijo in v katerih so podatki, navedeni v prejšnjem členu, ter ustrezen elektronski prenos teh podatkov v evidence in registre iz prejšnjega člena. Ministrstvo, izdajatelj licenc in organ JPP te podatke zbirajo, obdelujejo, shranjujejo, posredujejo in uporabljajo za izvajanje nalog po tem zakonu.
(3) Ministrstvo, pristojno za promet za namene odločanja o pravici vlagatelja do subvencioniranega prevoza poveže Evidenco subvencij prevoza s Centralno evidenco udeležencev vzgoje in izobraževanja in evidenco vpisanih študentov, ki ju vodi ministrstvo, pristojno za šolstvo in visoko šolstvo, tako da na podlagi podatka o EMŠO vlagatelja pridobi naslednje njegove osebne podatke:– ime in priimek,
– status v obdobju koriščenja subvencije prevoza,
– stalno ali začasno prebivališče (občina, naselje, ulica, hišna številka z dodatkom in podatki o pošti, za naslove v tujini pa država in podatki o prebivališču),
– ime, naslov in matična številka vzgojno izobraževalnega zavoda oziroma visokošolskega zavoda,
– podatek o tem ali upravičenec biva v dijaškem oziroma študentskem domu ter podatek o koriščenju subvencioniranega bivanja študentov.
(4) Izvajalec sprejme vlogo in jo vnese v evidenco ministrstva. Vlagatelja se ob vložitvi vloge seznani, da bodo za potrebe pridobitve pravice do subvencioniranega prevoza obdelovani podatki iz prejšnjega člena. Na podlagi odločitve ministrstva o upravičenosti vlagatelja do subvencije za prevoz, izda izvajalec elektronsko vozovnico. Izvajalec pridobi iz evidence subvencij prevoza za izdajo vozovnice in izvajanje nadzora nad uporabo subvencioniranih vozovnic, na podlagi podatka o imenu, priimku in naslovu upravičenca do subvencije, podatke o:
– številki odločbe o upravičenosti do subvencije;
– višini subvencije;
– obdobju upravičenosti do subvencije.
(5) Podatki v evidencah iz prejšnjega člena se hranijo:
– v evidenci iz prve alinee 15. člena tega zakona deset let po roku, do katerega je veljala licenca Skupnosti ali izvod licence;
– v evidenci iz druge in tretje alinee 15. člena tega zakona šest let po koncu aktivnosti voznika oziroma po poteku veljavnosti zadnje registracije vozila;
– v evidenci iz četrte alinee 15. člena tega zakona pet let po koncu opravljanja prevozov za lastne potrebe;
– v evidenci iz pete alinee 15. člena tega zakona za zadnjih pet let;
– v evidenci iz šeste in sedme alinee 15. člena tega zakona dve leti po poteku veljavnosti potrdila oziroma dovoljenja;
– v evidenci iz osme alinee 15. člena tega zakona za zadnji dve leti.
– v evidenci iz devete alinee 15. člena tega zakona se podatki hranijo še pet let po vpisu v evidenco, potem se anonimizirajo.
(6) Po poteku rokov iz prejšnjega odstavka se podatki hranijo trajno v zbirki dokumentarnega gradiva.
(7) Podatki iz prejšnjega člena se lahko posredujejo tudi drugim državnim organom, če ti to zahtevajo in podatke potrebujejo pri svojem delu. Podatki iz prejšnjih odstavkov, ki se nanašajo na določenega prevoznika, se lahko posredujejo prevozniku, če to zahteva.
(8)  Ministrstvo, izdajatelj licenc in organ JPP zagotovijo prometnemu inšpektoratu dostop do podatkov iz evidenc iz 15. in 16. člena tega zakona z neposredno računalniško povezavo in z možnostjo dostopanja do teh podatkov z uporabo GPRS ali druge ustrezne tehnologije.