To navodilo določa vsebino, način in rok sporočanja mesečnih podatkov o izplačanih plačah zaposlenih pri pravnih osebah v Republiki Sloveniji in podatkov o številu zaposlenih oseb pri pravnih osebah v Republiki Sloveniji za mesec september glede na število plačanih delovnih ur in po višini bruto plače, potrebnih za statistični raziskovanji (1-ZAP/M in ZAP-STRU/L), ki ju v skladu s predpisi, ki urejajo državno statistiko izvajata Statistični urad Republike Slovenije (v nadaljevanju: SURS) in Agencija Republike Slovenije za javnopravne evidence in storitve (v nadaljevanju: AJPES).

Posamezni izrazi, uporabljeni v tem navodilu, imajo naslednji pomen:

1. Poročevalci so vse pravne osebe, ki so po veljavnem zakonu, ki ureja poslovni register Slovenije registrirane pri registrskem organu in ki opravljajo registrirane dejavnosti, določene s predpisom ali z aktom o ustanovitvi pravne osebe.
2. Enote v sestavi so deli pravnih oseb – poročevalcev (poslovne enote, predstavništva, zadružne enote, režijski obrati, upravne enote itd.), ki so po veljavnem Zakonu o poslovnem registru Slovenije registrirani pri registrskem organu ali za katere obstaja javni interes, da se za njih zbirajo statistični podatki, in opravljajo različno ali isto dejavnost kot poslovni subjekt, na istem ali drugem naslovu.
3. Zaposlene osebe so vse osebe, ki imajo s pravno osebo sklenjene pogodbe o zaposlitvi in prejemajo plačo, in sicer ne glede na to, ali so v delovnem razmerju za določen ali nedoločen čas, s polnim delovnim časom ali z delovnim časom, krajšim od polnega delovnega časa.

Med zaposlene osebe se ne štejejo osebe, ki delajo na podlagi podjemnih, avtorskih ali podobnih pogodb, osebe, vključene v programe javnih del in napoteni (detaširani) delavci.

4. Bruto plače so plače, izplačane zaposlenim za delo v polnem delovnem času ali delovnem času, krajšem od polnega delovnega časa in za nadure ter nadomestila plač, ki bremenijo delodajalca.
5. Neto plače so bruto plače, zmanjšane za prispevke za socialno varnost in akontacijo dohodnine.
6. Plače na podlagi individualne pogodbe so plače, ki jih prejemajo zaposleni, za katere se pri izplačilu plače ne uporabljajo določila kolektivnih pogodb.

Pravne osebe javnega in zasebnega sektorja – poročevalci sporočajo podatke o izplačanih plačah svojih zaposlenih, potrebne za izvajanje statističnih raziskovanj, na podlagi vprašalnika Obrazec 1-ZAP/M (Mesečno poročilo o izplačanih plačah zaposlenih pri pravnih osebah za mesec ...), ki je Priloga 1 tega navodila in je njegov sestavni del. Poročevalci sporočajo zahtevane podatke ločeno za vsako enoto v sestavi, v kateri imajo zaposlene.

Poročevalci, ki imajo v svoji sestavi enote, za katere je SURS na osnovi predpisov, ki urejajo državno statistiko, določil obveznost poročanja, sporočajo podatke o izplačanih plačah svojih zaposlenih samo za enote v sestavi. Seznam enot v sestavi je sestavni del spletne aplikacije za sporočanje podatkov o izplačanih plačah v elektronski obliki, ki je dostopna na spletnem portalu AJPES.

Poročevalci morajo zaradi celovitosti sporočanja podatkov o izplačanih plačah zagotoviti, da je zbir podatkov za posamezne enote v sestavi enak zbiru podatkov za raven pravne osebe – poročevalca.

Poročilo o izplačanih plačah na vprašalniku Obrazec 1-ZAP/M vsebuje:

• splošne podatke o poročevalcu in o enotah v sestavi in
• podatke o izplačilih plač in o zaposlenih osebah.

Poročevalci sporočajo na podlagi vprašalnika Obrazec 1-ZAP/M mesečno:

• podatke o rednih izplačilih plač,
• podatke o zaostalih izplačilih plač in
• podatke o izrednih izplačilih plač.

Redna izplačila plač so izplačila plač za mesec, za katerega se poroča. V tekočem mesecu se poroča o izplačilih plač za pretekli mesec.

Zaostala izplačila plač so izplačila plač za največ 12 predhodnih mesecev glede na mesec, za katerega se sporočajo podatki o rednem izplačilu bruto plač z vprašalnikom Obrazec 1-ZAP/M (v februarju tekočega leta se na primer poroča o izplačilih plač za obdobje od januarja do decembra preteklega leta, če je plača za ta zaostala obdobja izplačana v februarju tekočega leta).

Izredna izplačila plač so izplačila plač po drugih osnovah, ki ne predstavljajo redne mesečne plače, kot so na primer 13. plača, božičnica, plača iz naslova uspešnosti poslovanja ipd.

II/1 Splošni podatki

1. Splošni podatki o poročevalcu:

• ime pravne osebe,
• matična številka pravne osebe,
• šifra proračunskega uporabnika (samo za neposredne in posredne uporabnike državnega in občinskih proračunov),
• šifra dejavnosti v skladu s standardno klasifikacijo dejavnosti (SKD),
• naslov kolektivne pogodbe, ki zavezuje poročevalca,
• številka računa, s katerega je bila plača izplačana,
• podatki o osebi, odgovorni za izpolnjevanje vprašalnika.

2. Splošni podatki o enoti v sestavi:

• ime enote,
• matična številka enote v sestavi oziroma druga statistična identifikacijska oznaka,
• šifra proračunskega uporabnika,
• naslov,
• šifra dejavnost v skladu s standardno klasifikacijo dejavnosti (SKD),
• oznaka za status enote iz šifranta statusov. Šifrant statusov je objavljen na spletnih straneh SURS in AJPES.

Poročevalci sporočajo hkrati z izpolnitvijo splošnih podatkov tudi morebitne spremembe splošnih podatkov o sebi (tj. poročevalcu) oziroma o svojih enotah v sestavi.

II/2 Podatki o izplačilih plač in o zaposlenih:

• bruto izplačane plače na podlagi kolektivne in individualne pogodbe (za mesec poročanja, za zaostala izplačila in za izredna izplačila),
• bruto izplačane plače za nadure,
• število zaposlenih na podlagi opravljenih ur, ki so prejeli plačo na podlagi kolektivnih in individualnih pogodb (za mesec, za katerega se poroča, za zaostala izplačila in za izredna izplačila),
• najnižja bruto izplačana plača,
• število zaposlenih, ki so prejeli plačo na ravni minimalne plače,
• neto plače (za mesec poročanja, za zaostala izplačila in za izredna izplačila),
• število zaposlenih, ki so prejeli plačo za mesec, za katerega se poroča,
• število zaposlenih, ki so prejeli izplačilo za nadurno delo,
• število plačanih ur in
• število plačanih nadur.

V polje AOP 001, 002 in 003 (Bruto izplačane plače za tekoči mesec) se vpiše podatek o bruto izplačilih plač, ki so bile izplačane zaposlenim za mesec, za katerega se poroča, in sicer za delo v polnem delovnem času, v delovnem času, krajšem od polnega delovnega časa in daljšem od polnega delovnega časa, ki bremenijo delodajalca. Bruto plače vsebujejo tudi prejemke za minulo delo in stimulativne dodatke. Sem sodijo tudi izplačila nadomestil plače, ki se oblikujejo na tej osnovi: nadomestila za letni dopust, za izredni plačani dopust, za državne praznike, za bolniške odsotnosti do 30 dni ipd.

Bruto plače ne vsebujejo nadomestil, ki ne bremenijo delodajalca (refundacije): nadomestil za čas starševskega dopusta, nadomestil za bolniške odsotnosti, daljše od 30 dni, nadomestil za plače iskalcev prve zaposlitve pod posebnimi pogoji, dodatkov za nego, invalidnin, nadomestil za opravljanje državljanskih dolžnosti (vojaške vaje, vaje civilne zaščite itd.), premij za prostovoljno dodatno pokojninsko zavarovanje ter izplačil, ki bremenijo materialne stroške, kot so na primer povračila stroškov za prevoz na delo in z dela, nadomestila za prehrano, za službena potovanja, za terenske dodatke, dnevnice in nočnine, izplačil na podlagi avtorskih pogodb in podjemnih pogodb, izplačil regresa za letni dopust, jubilejnih nagrad in odpravnin ter plač, ki so bile izplačane zaposlenim osebam kot lastninski deleži. Ne upoštevajo se tudi tisti prejemki iz dela in od povračil stroškov v zvezi z delom, ki presegajo s predpisom vlade določen znesek teh prejemkov, od katerih je treba plačevati prispevke za socialno varnost. Prav tako ne vsebujejo plač delavcev, ki so vključeni v javna dela in ki jim določen del plače refundira Zavod Republike Slovenije za zaposlovanje.

V poljih AOP 004, 005 in 006, AOP 014, 015 in 016 ter AOP 021, 022 in 023 (Podatki o številu zaposlenih na podlagi opravljenih ur) se podatki izračunajo na dve decimalni mesti in vpišejo kot celo število, torej brez decimalne vejice. (Na primer: 3,55 zaposlenih se vpiše kot 355).

V polje AOP 007 (Najnižja bruto izplačana plača) se vpiše znesek najnižje izplačane plače za mesec poročanja, preračunan na polni delovni čas.

V polje AOP 008 (Število zaposlenih, ki so prejeli plačo na ravni minimalne plače) se vpiše podatek o številu zaposlenih oseb, ki so prejele plačo na ravni minimalne plače, določene z zakonom ali drugim veljavnim pravnim aktom. Podatek se vpiše kot celo število, torej brez decimalne vejice, ker gre za podatek o številu fizičnih oseb. Če vsi zaposleni prejemajo plačo nad ravnijo minimalne plače, se ta podatek ne vpiše.

V polje AOP 009 (Bruto izplačane plače za nadure) se vpiše tisti del zneska iz polja AOP 001, ki se nanaša na bruto izplačano plačo za nadurno delo in ki vsebuje osnovni znesek in dodatek za nadurno delo.

V polje AOP 010 se vpiše število mesecev, za katere se izplačujejo zaostala izplačila plač.

V polje AOP 011 (Bruto zaostala izplačila in nadomestila plač) se vpiše podatek o bruto izplačilih plač in nadomestilih bruto plač za največ predhodnih dvanajst mesecev glede na mesec poročanja o izplačilu plač.

V polje AOP 017 (Bruto izplačane plače za nadure) se vpiše tisti del zneska iz polja AOP 011, ki se nanaša na bruto izplačano plačo za nadurno delo in ki vsebuje osnovni znesek in dodatek za nadurno delo.

V polje AOP 018 (Izredna izplačila – 13. plače, božičnice …) se vpiše podatek o izplačilih plač po drugih osnovah, ki ne predstavljajo redne mesečne plače (npr. 13. plača, božičnica, plača iz naslova uspešnosti poslovanja itd.). Napoteni (detaširani) delavci niso vključeni.

V polje AOP 024 (Neto plače) se vpiše podatek o bruto plači, zmanjšani za prispevke za socialno varnost in akontacijo dohodnine.

V polje AOP 025 (Število zaposlenih oseb, ki so prejele plačo) se vpiše število zaposlenih, ki so prejeli plačo, vpisano v polju AOP 001. Podatek se vpiše kot celo število, ker gre za število fizičnih oseb.

V polje AOP 026 (Število zaposlenih, ki so prejeli izplačilo za nadurno delo) se vpiše število zaposlenih, ki so prejeli izplačilo za nadurno delo, navedeno v polju AOP 009.

V polje AOP 027 (Število vseh plačanih ur) se vpiše število ur, za katere so zaposleni prejeli plačo, izplačano v breme delodajalca. Plačane ure vsebujejo opravljene ure (ure, opravljene v polnem delovnem času in delovnem času, krajšem ali daljšem od polnega), neopravljene ure, (dopust, prazniki, bolniške odsotnosti do 30 dni, druge plačane neopravljene ure). Plačane ure ne vsebujejo: ur, ki so jih opravili delavci kot javna dela, refundiranih ur, (ur porodniške odsotnosti, ur nege, refundiranih ur bolniških odsotnosti, refundiranih ur pripravnikov in invalidov).

V polje AOP 028 (Število plačanih nadur) se vpiše tisti del podatka, navedenega v polju AOP 027, ki se nanaša na število ur, za katere so zaposleni prejeli izplačilo za nadurno delo.

Dodatna navodila za izpolnjevanje podatkov o zaposlenih:

• če zaposlena oseba dela z delovnim časom, krajšim od polnega delovnega časa (npr. s polovičnim delovnim časom), se jo v poljih AOP 025 in 026 šteje kot eno zaposleno osebo;
• če je zaposlena oseba začela (ali prenehala) prejemati refundirano plačo med mesecem, se jo v poljih AOP 025 in 026 šteje kot eno zaposleno osebo, v podatkih o izplačanih plačah (AOP 001, 002 in 003) in plačanih urah (AOP 027 in 028) pa se upošteva tisti del plače in plačanih ur, ki se izplačajo v breme pravne osebe;
• če zaposlena oseba dela pri dveh pravnih osebah, naj podatke o njej izpolni le tista pravna oseba, pri kateri ima zaposlena oseba shranjeno delavsko knjižico. Vpiše se le znesek tistega dela plače in plačanih ur, ki se nanaša na delo, opravljeno pri tej pravni osebi;
• če zaposlena oseba čaka na delo doma (in dobiva določen odstotek nadomestila plače), se v polja o plačah (AOP 001, 002 in 003) vpiše znesek dejansko izplačane plače, v polja o plačanih urah (AOP 027 in 028) pa število ur, ki jih je opravljala, ko je normalno delala;
• podatki o plačah zaposlenih oseb, ki so bile odsotne z dela zaradi bolniškega dopusta nad 30 dni ali zaradi porodniškega dopusta, se vpišejo le, če je bila tem osebam poleg refundiranega prejemka izplačana tudi plača v breme pravne osebe;
• podatki o plačah zaposlenih, vključenih v javna dela, se ne vpisujejo;
• podatki o izplačanih plačah napotenih (detaširanih) delavcev se ne vpisujejo;
• pravne osebe, ki so plačo za posamezni mesec izplačale v dveh ali več obrokih, podatke o plačah seštejejo in podatke o zaposlenih osebah, ki so prejele plačo (AOP 026 in AOP 027), prikažejo le enkrat, ne glede na to ali je posamezni zaposleni prejel plačo samo v enem ali v vseh obrokih.