To Navodilo določa roke, obliko in način posredovanja podatkov:

• potrebnih za vzpostavitev Evidence članov ZVPSJU in Evidence zavezancev za plačilo,
• potrebnih za razporeditev plačanih premij na osebne račune članov ZVPSJU, ki jih mora zavezanec za plačilo posredovati upravljavcu,
• potrebnih za dopolnitve in spremembe Evidence članov ZVPSJU in Evidence zavezancev za plačilo,

ter način določitve premij kolektivnega dodatnega pokojninskega zavarovanja za javne uslužbence.

Posamezni izrazi v tem Navodilu pomenijo:

• ZPIZ-1: Zakon o pokojninskem in invalidskem zavarovanju (Uradni list RS, št. 20/04 – uradno prečiščeno besedilo, 54/04 (56/04, 62/04, 63/04 – popr.));
• ZKDPZJU: Zakon o kolektivnem dodatnem pokojninskem zavarovanju za javne uslužbence (Uradni list RS, št. 126/03);
• KPOPNJU: Kolektivna pogodba o oblikovanju pokojninskega načrta za javne uslužbence (Uradni list RS, št. 11/04);
• ZVPSJU: zaprti vzajemni pokojninski sklad za javne uslužbence;
• upravljavec: Kapitalska družba pokojninskega in invalidskega zavarovanja, d.d.;
• zavezanec za plačilo: izvrševalci pravic in obveznosti delodajalca, ki so v skladu s KPOPNJU in 3. členom ZKDPZJU zavezani plačevati premijo na osebni račun člana ZVPSJU;
• novi zavezanci za plačilo: zavezanci za plačilo, ki so ustanovljeni oziroma pričnejo s poslovanjem po 1. avgustu 2003;
• član ZVPSJU: javni uslužbenec, ki po 1. členu ZKDPZJU in KPOPNJU, izpolnjuje pogoje za vključitev v ZVPSJU;
• osebni račun: evidenčni račun, ki ga v skladu s 319. členom ZPIZ-1 za vsakega člana ZVPSJU odpre upravljavec, na katerem se evidentirajo enote premoženja ZVPSJU, pridobljene s plačili in konverzijo premij;
• premija: premija kolektivnega dodatnega pokojninskega zavarovanja, ki pripada javnemu uslužbencu na podlagi ZKDPZJU in KPOPNJU;
• individualna dodatna premija: premija dodatnega pokojninskega zavarovanja, ki jo v skladu z določili ZPIZ-1 plačuje član sklada ZVPSJU sam.
• spletna storitev upravljavca: je storitev Kad.Net, ki omogoča elektronski podpis podatkov za posredovanje, varno komuniciranje med upravljavcem in zavezancem za plačilo premij ter izvedbo kontrol pri posredovanju podatkov.

Zavezanci za plačilo so dolžni upravljavcu posredovati podatke za vzpostavitev Evidence članov ZVPSJU in podatke za razporeditev plačanih premij za posamezno obdobje najkasneje do 10. dne v mesecu za pretekli mesec, pri čemer morajo zajeti vse spremembe podatkov, ki so pomembne za vzpostavitev Evidence članov ZVPSJU, in spremembe knjigovodskih podatkov, ki so potrebne za knjiženje plačil na osebnem računu člana ZVPSJU, nastale v tem obdobju.

Če je član ZVPSJU sredi meseca sklenil delovno razmerje pri drugem zavezancu za plačilo, morata upravljavcu podatke o članu ZVPSJU poslati oba zavezanca za plačilo in plačati premijo v sorazmerju s trajanjem delovnega razmerja.

Če ima član ZVPSJU sklenjeno delovno razmerje pri več zavezancih za plačilo hkrati, morajo posredovati podatke o članu ZVPSJU in plačevati premije vsi zavezanci za plačilo, sorazmerno glede na polni delovni čas.

Če zavezanec za plačilo nima nobenega zaposlenega, mora upravljavcu v roku iz prvega odstavka prejšnjega člena vrniti pisno izjavo – podpisan in izpolnjen obrazec ZVPSJU-005 (Priloga št. 5).

Zavezanec za plačilo mora upravljavcu posredovati pisno izjavo iz prejšnjega odstavka v naslednjih primerih:

• če ob ustanovitvi nima nobenega zaposlenega,
• kadarkoli v času delovanja nima nobenega zaposlenega.

Zavezanec za plačilo, ki je posredoval Izjavo iz prvega odstavka tega člena, mora v primeru, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preklicati to Izjavo še pred prvim posredovanjem podatkov iz drugega odstavka 6. člena.

Novi zavezanec za plačilo je dolžan najkasneje v 10 dneh po vpisu v Seznam proračunskih uporabnikov pri Upravi za javna plačila pri Ministrstvu za finance, pripraviti vse podatke iz prvega in drugega odstavka 14. člena tega Navodila, ki so potrebni za odprtje osebnega računa člana ZVPSJU, in jih posredovati upravljavcu na način, določen v tem Navodilu.

Novi zavezanec za plačilo je dolžan upravljavcu posredovati podatke iz prejšnjega odstavka za vse zaposlene, ne glede na to, ali ima kdo od zaposlenih že odprt osebni račun pri ZVPSJU.

Za določitev premijskega razreda zaposlenih, ki jih prijavi novi zavezanec za plačilo, se uporabljajo določbe 18. člena tega Navodila.

V primeru statusnega preoblikovanja (združitev, pripojitev, oddelitev) zavezanca za plačilo, se za statusno preoblikovanega zavezanca za plačilo uporabljajo določbe tega Navodila o novem zavezancu za plačilo.

V primeru, ko zavezanec za plačilo iz kateregakoli vzroka preneha obstajati, mora posredovati upravljavcu podatke o datumu prenehanja ter razlogih za prenehanje.

Za razporeditev vseh plačil premij mora zavezanec za plačilo mesečno posredovati upravljavcu vse finančno-računovodske podatke, ločeno za premijo, ki jo plačuje zavezanec za plačilo, in ločeno za premijo, ki jo plačuje član ZVPSJU sam, določene v 3. odstavku 14. člena Navodila (Poročilo za razporeditev plačane premije zavezanca za plačilo – Obrazec ZVPSJU-002 (Priloga št. 5) in Poročilo za razporeditev plačane individualne premije člana – Obrazec ZVPSJU-003 (Priloga št. 5)).

Zavezanec za plačilo je dolžan navedeno poročilo posredovati upravljavcu najkasneje na dan izplačila plač, za mesec, za katerega so bile plače obračunane.

Novi zavezanec za plačilo je dolžan posredovati najkasneje v roku 30 dni po vpisu v Seznam proračunskih uporabnikov pri Upravi za javna plačila pri MF upravljavcu vse finančno-računovodske podatke za razporeditev plačane premije, ki so določeni v tretjem odstavku 14. člena Navodila, za obdobje od ustanovitve novega zavezanca do dneva prvega sporočanja podatkov za vsako zaključeno obračunsko obdobje posebej.

Zavezanec za plačilo odgovarja za pravilnost, točnost ter pravočasno posredovanje podatkov in pravilen obračun ter pravočasno plačilo premij.

ZVPSJU ima poseben transakcijski račun, preko katerega sprejema vplačila in opravlja izplačila iz poslov v zvezi s premoženjem ZVPSJU in vodi denarna sredstva ZVPSJU. Poseben transakcijski račun je odprt pri banki Abanka – Vipa d.d., številka transakcijskega računa SI56 0510 0801 1777 732.

Zavezanec za plačilo mora ob prvem posredovanju podatkov v skladu z Navodilom upravljavcu predložiti tudi podpisano Izjavo o posredovanju in varovanju podatkov – obrazec ZVPSJU-004 s prilogama ZVPSJU-004.1 in ZVPSJU-004.2 (Priloga št. 5).

V primeru spremembe oblike – načina posredovanja podatkov je zavezanec za plačilo dolžan poslati upravljavcu novo Izjavo o posredovanju in varovanju podatkov – obrazec ZVPSJU-004.

V primeru spremembe podatkov o pooblaščencu za posredovanje in vzdrževanje podatkov je zavezanec za plačilo dolžan poslati upravljavcu izpolnjen Obrazec za določitev, spremembo ali preklic pooblaščenca za posredovanje in vzdrževanje podatkov (ZVPSJU-004.1).

V primeru spremembe podatkov o kontaktni osebi je zavezanec za plačilo dolžan poslati upravljavcu izpolnjen Obrazec za določitev, spremembo ali preklic kontaktne osebe (ZVPSJU-004.2).

V primeru spremembe podatkov o odgovorni osebi je zavezanec za plačilo dolžan poslati upravljavcu izpolnjen Obrazec sprememba podatkov o odgovorni osebi (ZVPSJU-004.3).