(1) Ta pravilnik določa osnove za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva za organe državne uprave, uprave samoupravnih lokalnih skupnosti ter pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge (v nadaljnjem besedilu: organi), z orientacijskimi roki hranjenja dokumentarnega gradiva.

(2) S tem pravilnikom so določeni tudi orientacijski časovno opredeljeni roki hranjenja trajnega dokumentarnega gradiva organov, ki se uporabljajo, dokler trajnemu gradivu ne prenehajo vse pravne in dejanske posledice, ki izhajajo iz gradiva, ali kadar trajno gradivo nima več nikakršnega pravnega in dejanskega učinka.

Glede na rok hranjenja v organih ločimo tri vrste dokumentarnega gradiva:

• arhivsko gradivo, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo ali trajen pomen za pravno varnost oseb v skladu s strokovnimi navodili pristojnih arhivov (oznaka A),
• trajno dokumentarno gradivo, ki ima trajen ali daljši časovno omejen rok hranjenja in je pomembno za poslovanje organa (oznaka T ali T oziroma najmanj xx let) in
• dokumentarno gradivo z roki hranjenja, izraženimi v letih (2, 5, 10 let in več), ki so neposredno določeni s predpisi ali jih določajo potrebe poslovanja organov.

(1) Roke hranjenja dokumentarnega gradiva in trajno dokumentarno gradivo je v načrt klasifikacijskih znakov (v nadaljnjem besedilu: klasifikacijski načrt) dolžan določiti predstojnik organa, ki mora pri tem upoštevati predpisane roke hranjenja, potrebe poslovanja organa ter osnove z orientacijskimi roki hranjenja dokumentarnega gradiva iz tega pravilnika.

(2) Arhivsko gradivo v klasifikacijski načrt organa določi pristojni javni arhiv s pisnimi navodili za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva, ob sodelovanju predstavnikov organa.

(1) Orientacijske časovno opredeljene roke hranjenja dokumentarnega gradiva, trajno dokumentarno gradivo ter arhivsko gradivo organov v tem pravilniku vsebuje zbirni klasifikacijski načrt za razvrščanje zadev in dokumentov organov, ki je kot Priloga 1 sestavni del tega pravilnika.

(2) Zbirni klasifikacijski načrt iz prejšnjega odstavka ni osnova za spreminjanje ali razčlenjevanje veljavnih enotnih in posameznih načrtov klasifikacijskih znakov organov, temveč le osnova za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva.

(1) Zbirni klasifikacijski načrt sestavljata dva dela. V prvem delu so določeni orientacijski roki hranjenja dokumentarnega gradiva, ločeno za:

• organe državne uprave ter pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge,
• upravne enote in davčne urade in za
• organe samoupravnih lokalnih skupnosti (občine).

(2) V drugem delu zbirnega klasifikacijskega načrta so določeni orientacijski roki hranjenja dokumentarnega gradiva za specifične upravne naloge in organe.

Arhivsko gradivo organa določi pristojni arhiv v sodelovanju z organom na podlagi njegovega klasifikacijskega načrta. Pristojni arhiv pri določanju arhivskega gradiva upošteva metodologijo, načela in kriterije za vrednotenje dokumentarnega gradiva in splošni seznam arhivskega gradiva iz Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 86/06) ter določitev arhivskega gradiva iz tega pravilnika.

Arhivsko gradivo z oznako A pristojni arhiv označi v klasifikacijski načrt organa pod ustreznimi klasifikacijskimi znaki. Organ vnese klasifikacijski načrt z roki hranjenja dokumentarnega gradiva v računalniško aplikacijo, s katero vodi evidenco dokumentarnega gradiva.