Ta uredba določa opredelitev stroškov reprezentance, omejitve stroškov reprezentance in evidenco stroškov reprezentance v ministrstvih, organih v sestavi ministrstev (v nadaljnjem besedilu: organi v sestavi), upravnih enotah, Kabinetu predsednika Vlade Republike Slovenije, Generalnem sekretariatu Vlade Republike Slovenije in vladnih službah (v nadaljnjem besedilu: organi).

(1) Stroški reprezentance so stroški, ki nastanejo v organu zaradi sodelovanja s fizičnimi in pravnimi osebami zaradi naslednjih dogodkov:

• pogostitev na uradnih in delovnih sestankih,
• delovnih in uradnih zajtrkov, kosil in večerij,
• sprejemov,
• svečanih obedov in sprejemov, ki so del priprave in izvedbe protokolarnih dogodkov, opredeljenih z aktom o določitvi protokolarnih pravil (v nadaljnjem besedilu: protokolarna pravila), ki se tičejo predsednika Vlade Republike Slovenije in ministra za zunanje zadeve Republike Slovenije,
• pogostitev in kosil na strokovnih seminarjih in konferencah, ki jih organizira organ,
• nakupa priložnostnih daril, in drugi stroški reprezentance po posebni in pisno obrazloženi vnaprejšnji odločitvi predstojnika organa.

(2) Med stroške reprezentance po tej uredbi ne spadajo in se zanje določbe te uredbe ne uporabljajo:

• stroški protokolarnih daril, ki so opredeljena s protokolarnimi pravili,
• stroški organizacije promocijskih dogodkov in promocijskih daril za namen predstavitve Republike Slovenije doma in v tujini,
• stroški za reprezentanco predstavništev in predstavnikom pri mednarodnih inštitucijah v tujini,
• stroški drobnega inventarja v zvezi z reprezentanco in stroški zagotavljanja vode iz avtomatov,
• stroški hrane in brezalkoholnih pijač za zaposlene v organu iz 1. člena te uredbe v zvezi z opravljanjem dežurstva v organu, ki ni organ iz 1. člena te uredbe.

(1) Stroški reprezentance za posamezen dogodek iz prvega odstavka prejšnjega člena ne smejo preseči omejitev, opredeljenih v tem členu, razen v utemeljenih primerih, ker zaradi objektivnih razlogov ni bilo mogoče predvideti presežka omejitve. V zneskih omejitev iz tega člena je vsebovan davek na dodano vrednost.

(2) Stroški pogostitve na uradnih in delovnih sestankih, ki jih priredi funkcionar, se kot stroški reprezentance štejejo le stroški hladnih in toplih brezalkoholnih pijač, sadja in izjemoma prigrizkov; ti stroški smejo znašati največ 5 eurov na osebo na uradnih sestankih in 2 eura na osebo na delovnih sestankih. Stroški pogostitve na uradnih in delovnih sestankih, ki jih priredijo direktor vladne službe, generalni sekretar, generalni direktor, predstojnik organa v sestavi, načelnik upravne enote ali drug položajni uradnik, določen z notranjim aktom iz prvega odstavka 4. člena te uredbe, se kot stroški reprezentance štejejo le stroški hladnih in toplih brezalkoholnih pijač, izjemoma, po predhodni odobritvi neposredno nadrejenega, pa tudi sadja in prigrizkov; ti stroški smejo znašati največ 5 eurov na osebo na uradnih sestankih in 2 eura na osebo na delovnih sestankih.

(3) Stroški delovnih in uradnih kosil in večerij, ki jih priredijo funkcionar in izjemoma, po predhodni odobritvi neposredno nadrejenega, direktor vladne službe, generalni sekretar, generalni direktor, predstojnik organa v sestavi ali načelnik upravne enote, smejo, vključujoč pijačo, znašati največ, če kosilo ali večerjo prireja:

• funkcionar – 50 eurov na osebo,
• direktor vladne službe, generalni sekretar, generalni direktor ali predstojnik organa v sestavi – 40 eurov na osebo in
• načelnik upravne enote – 30 eurov na osebo.

Stroški delovnih in uradnih zajtrkov, ki jih priredijo funkcionar in izjemoma, po predhodni odobritvi neposredno nadrejenega, direktor vladne službe, generalni sekretar, generalni direktor, predstojnik organa v sestavi ali načelnik upravne enote, smejo, vključujoč pijačo, znašati največ 50 odstotkov stroškov iz prejšnjega odstavka.

(4) Pri svečanih obedih, ki so del protokolarnih dogodkov, določenih s protokolarnimi pravili, ki se tičejo predsednika Vlade Republike Slovenije ter ministra za zunanje zadeve, znaša omejitev iz prvega stavka prejšnjega odstavka 65 eurov na osebo.

(5) Stroški sprejemov, ki jih priredijo funkcionar in izjemoma, po predhodni odobritvi neposredno nadrejenega, direktor vladne službe, generalni sekretar, generalni direktor, predstojnik organa v sestavi ali načelnik upravne enote, smejo, vključujoč pijačo, znašati največ, če sprejem prireja:

• funkcionar – 30 eurov na osebo,
• direktor vladne službe, generalni sekretar, generalni direktor ali predstojnik organa v sestavi – 20 eurov na osebo in
• načelnik upravne enote –15 eurov na osebo.

(6) Pri sprejemih, ki so del protokolarnih dogodkov, določenih s protokolarnimi pravili, ki se tičejo predsednika Vlade Republike Slovenije ter ministra za zunanje zadeve, znaša omejitev iz prejšnjega odstavka 40 eurov na osebo.

(7) Pri strokovnih seminarjih in konferencah so stroški pogostitev med krajšimi odmori omejeni, kakor je določeno v prvem stavku drugega odstavka tega člena za stroške pogostitev na uradnih sestankih. Če pa organizator strokovnega seminarja in konference zagotovi tudi kosilo, smejo stroški kosila znašati največ 30 eurov na osebo.

(8) Priložnostna darila se izročajo izključno osebam, ki niso zaposlene v organih. Priložnostna darila izročajo funkcionar in izjemoma, po predhodni odobritvi neposredno nadrejenega, direktor vladne službe, generalni sekretar, generalni direktor, predstojnik organa v sestavi in načelnik upravne enote. Priložnostno darilo je darilo, ki ne presega vrednosti, ki je določena z zakonom o dohodnini, do katere se posamezno darilo ne všteva v davčno osnovo.

(9) Drugi stroški reprezentance po posebni in pisno obrazloženi vnaprejšnji odločitvi predstojnika organa ne smejo preseči 80 odstotkov drugih stroškov reprezentance, ki so bremenili organ v letu 2008.

10. Če stroški reprezentance posameznega dogodka presežejo omejitve iz tega člena, jih je v znesku, ki presega omejitev, dolžan kriti prireditelj oziroma tisti, ki je izročil priložnostno darilo, sam, razen če mu prekoračitev na podlagi pisne obrazložitve odobri neposredno nadrejeni skladno s prvim odstavkom tega člena. V tem primeru se omejitev lahko preseže za največ 20 odstotkov.

(1) Organi, razen organov v sestavi, sprejmejo notranje akte, s katerimi se v skladu z določbami te uredbe:

1. določijo podrobnejša pravila o:

• opredelitvi stroškov reprezentance iz prvega odstavka 2. člena te uredbe v organu,
• nakupu in izročanju priložnostnih daril iz osmega odstavka prejšnjega člena,
• kritju presežnih stroškov reprezentance iz desetega odstavka prejšnjega člena in
• vodenju evidence iz 5. člena te uredbe;

2. določijo upravičenci do stroškov reprezentance v organu;
3. določi obveznost, da morajo biti vsa naročila za stroške reprezentance izvedena v skladu s to uredbo, z notranjim aktom ter predpisi o finančnem poslovanju in javnem naročanju, sicer je dolžan nastale stroške kriti prireditelj oziroma tisti, ki je izročil priložnostno darilo, sam. V notranjem aktu se določi tudi vsebina izjave, s katere podpisom vsak upravičenec do stroškov reprezentance v organu izjavi, da je seznanjen z vsebino te uredbe, notranjega akta ter predpisov o finančnem poslovanju in javnem naročanju, ki se nanašajo na stroške reprezentance, in da se strinja z odtegnitvijo presežnih stroškov reprezentance, ki ne bodo odobrena skladno z desetim odstavkom prejšnjega člena, od svoje plače;

č) navedejo organi v sestavi ministrstva, za katere velja notranji akt, v skladu z drugim odstavkom tega člena.

(2) Za organe v sestavi sprejme notranji akt iz prejšnjega odstavka ministrstvo, v katerega sestavi je organ.

Organ vodi evidenco stroškov reprezentance, ki vsebuje:

• podatke o stroških po stroškovnih mestih (sektorjih, oddelkih, uradih in drugih notranjih organizacijskih enotah),
• podatke o vrsti stroškov reprezentance in številu udeležencev po posameznih dogodkih iz prvega odstavka 2. člena te uredbe,
• podatke o drugih stroških reprezentance iz prvega odstavka 2. člena,
• druge evidence, za katere posamezen organ oceni, da so koristne ali potrebne za vodenje nadzora nad porabo.

Organi iz prvega odstavka 4. člena te uredbe sprejmejo oziroma uskladijo notranje akte iz prvega odstavka 4. člena te uredbe v 30 dneh po uveljavitvi te uredbe.

Ta uredba začne veljati naslednji dan po objavi v Uradnem listu Republike Slovenije.