Pravilnik določa minimalne pogoje za izvajanje knjižnične dejavnosti kot javne službe za vse vrste knjižnic iz 7. člena zakona o knjižničarstvu (v nadaljnjem besedilu: zakon). Ti so lahko določeni z doseženim povprečjem v dejavnosti ali na drug ustrezen način. Pogoje morajo knjižnice trajno izpolnjevati.

Dosežena povprečja za potrebe določanja pogojev izračunava nacionalna knjižnica. V primeru spora v zvezi z elementi in izračuni povprečij opravi strokovno presojo in odloči o doseženih povprečjih nacionalni svet za knjižnično dejavnost.

S tem pravilnikom se določijo minimalni pogoji za izvajanje javne službe po vrstah knjižnic: za splošne, šolske, visokošolske in specialne knjižnice ter za nacionalno knjižnico. Knjižnice se pri doseganju obsega dejavnosti in storitev, ki niso določene v tem pravilniku, ravnajo po standardih in strokovnih priporočilih za posamezne vrste knjižnic v skladu z 11. členom zakona.

Pri splošnih knjižnicah ta pravilnik določa pogoje za osrednje območne (v nadaljnjem besedilu: območne), osrednje, krajevne in potujoče knjižnice.

Območna knjižnica je splošna knjižnica, ki za območje pokrajine ali dela pokrajine opravlja posebne naloge v skladu s 27. členom zakona.

Osrednja knjižnica je splošna knjižnica za območje ene ali več občin, kjer po potrebi organizira mrežo krajevnih knjižnic ali postajališč potujoče knjižnice.

Krajevna knjižnica je organizacijska enota osrednje knjižnice, v kateri le-ta izvaja knjižnično dejavnost, če gre za strnjeno naselje z najmanj 1500 prebivalci in praviloma najmanj 4-kilometrsko oddaljenostjo od osrednje knjižnice ali druge krajevne knjižnice.

Potujoča knjižnica je enota osrednje knjižnice, ki izvaja knjižnično dejavnost na postajališčih v naseljih z manj kot 1500 prebivalci ali za posebne skupine uporabnikov.

Izposojevališče je knjižnica ali del knjižnice, ki izvaja knjižnično dejavnost za uporabnike.

Postajališče je lokacija, na kateri potujoča knjižnica izvaja knjižnično dejavnost, oziroma kraj, kjer se ustavljata bibliobus ali premična zbirka.

Pri šolskih knjižnicah ta pravilnik določa pogoje za knjižnice v osnovni, srednji, višji strokovni in glasbeni šoli ter v knjižnici dijaškega doma in zavoda za vzgojo in izobraževanje otrok in mladostnikov s posebnimi potrebami.

Pri visokošolskih knjižnicah določa pogoje za univerzitetne knjižnice in knjižnice članic univerz ter samostojnih visokošolskih zavodov.

Pri specialnih knjižnicah določa pogoje za specialne knjižnice in knjižnice, ki izvajajo dejavnost specializiranih in osrednjih specializiranih informacijskih centrov.

Kadar se knjižnice različnih vrst organizacijsko ali prostorsko združujejo, se morajo organizirati tako, da nobena od knjižničnih funkcij prejšnjih knjižnic v združeni knjižnici ni okrnjena.

Obseg knjižnične zbirke je odvisen od nalog knjižnice in števila njenih potencialnih uporabnikov. Knjižnično zbirko mora upravljati v skladu z namenom oziroma poslanstvom knjižnice ter njeno nabavno politiko. V knjižnično zbirko sodi poleg tiskanega in drugače tehnično izdelanega gradiva tudi elektronsko gradivo, do katerega knjižnica omogoča dostop v skladu s pogoji uporabe in upoštevajoč drugo zakonodajo.

Knjižnica zagotavlja ustrezen izbor knjižničnega gradiva v zbirki v skladu s svojim poslanstvom, ki je določeno v ustanovitvenem aktu. Za aktualnost knjižnične zbirke mora skrbeti z rednim dopolnjevanjem in rednim izločanjem knjižničnega gradiva v skladu s tem pravilnikom in navodili nacionalne knjižnice o izločanju in odpisu gradiva.

Nacionalna in območne knjižnice pridobivajo in hranijo poleg aktualnega gradiva tudi gradivo, ki je kulturna dediščina ali kulturni spomenik. Nacionalna knjižnica hrani tudi gradivo, ki ima status arhivskega knjižničnega gradiva. Te knjižnice takega gradiva praviloma ne izločajo in ne odpisujejo. Tako gradivo lahko pridobivajo in hranijo tudi druge knjižnice v soglasju s svojim ustanoviteljem.

Knjižnica ima gradivo urejeno v skladu s tem pravilnikom, s področnimi standardi in strokovnimi priporočili ter s tistimi mednarodnimi strokovnimi standardi, strokovnimi priporočili in navodili, ki jih določi nacionalna knjižnica.

Vsaka knjižnica, bibliobus in vse posebne zbirke knjižnice morajo imeti katalog knjižničnega gradiva knjižnice, bibliobusa ali posebne zbirke ter dostop do vzajemnega kataloga.

Knjižnica dopolnjuje javne listkovne kataloge, dokler ne zagotovi računalniškega kataloga.

Knjižnica omogoča uporabnikom dostop do javnega vzajemnega kataloga in do svetovnega spleta.

Knjižnica postavlja gradivo v prosti pristop na podlagi sistema UDK (univerzalna decimalna klasifikacija), ki je prilagojen namenu knjižnice. Drug sistem postavitve lahko uporablja, če sistem iz prvega odstavka zaradi premajhne specializiranosti ne omogoča postavitve gradiva v skladu z njenim namenom oziroma poslanstvom. Za potrebe uporabnikov knjižnica obrazloži sistem postavitve gradiva v prosti pristop v pravilniku o splošnih pogojih poslovanja knjižnice.

Število delavcev v knjižnici je odvisno od obsega knjižničnih zbirk, letnega prirasta gradiva in števila oziroma potreb potencialnih uporabnikov.

Strokovni delavci morajo imeti opravljen strokovni izpit v skladu s pravilnikom, ki določa način opravljanja bibliotekarskega izpita.

Direktor oziroma direktorica samostojne knjižnice, ki vodi strokovno delo knjižnice, in odgovorna oseba, ki vodi strokovno delo nesamostojne knjižnice, mora izpolnjevati pogoje za strokovnega delavca knjižnice.

Knjižnica mora imeti prostor, katerega velikost je sorazmerna s številom nalog, ki jih knjižnica opravlja in s številom oziroma potrebami potencialnih uporabnikov, ki jim služi. Prostor, kjer deluje knjižnica, mora omogočati varno in pregledno ureditev in dostop do knjižničnega gradiva in tehnične opreme namenjene uporabnikom, dostop in uporabo knjižničnih storitev za vse uporabnike, ustrezne delovne pogoje za knjižničarje ter zadostna skladišča za gradivo.

Pri gradnji novih knjižnic in adaptacijah obstoječih se prostor oblikuje v skladu z veljavnimi strokovnimi standardi in priporočili.

Knjižnice morajo imeti ustrezno tehnično in drugo opremo, potrebno za delovanje, imeti morajo tehnično opremo za nabavo, obdelavo, predstavljanje, uporabo in reproduciranje gradiva, ki ga hranijo, in za izvajanje informacijske dejavnosti.

Pri gradnji novih knjižnic in adaptacijah obstoječih se oprema oblikuje v skladu z veljavnimi strokovnimi standardi in priporočili.

Namen in organiziranost knjižnice sta določena v ustanovitvenem aktu knjižnice, za nesamostojne knjižnice pa v ustreznem internem aktu javnega zavoda, znotraj katerega deluje knjižnica.

Notranja organizacija knjižnice je prilagojena velikosti knjižnice.

Posamezne vrste knjižnic se lahko povezujejo v mreže v skladu z nalogami, ki jih določa zakon.

Splošna knjižnica ima ustrezen obseg gradiva, če ima v osrednji, krajevnih in potujočih knjižnicah skupaj najmanj 3,7 enote gradiva na prebivalca svojega območja in v okviru tega najmanj 0,3 enote neknjižnega gradiva na prebivalca ter omogoča dostop do elektronskih virov.
Krajevna knjižnica, ki izvaja dejavnost za območje do 2000 prebivalcev, ima 4 enote gradiva na prebivalca, vendar zbirka ne sme biti manjša od 6.000 enot gradiva.
Bibliobus ima v vozilu na eni vožnji vsaj 2.500 enot gradiva, premične zbirke vsebujejo najmanj po 250 enot, ki jih knjižnica na postajališčih menjava vsaj štirikrat letno.
Splošna knjižnica, ki deluje na narodnostno mešanem območju, ima v okviru zbirke najmanj 3,7 enote gradiva na pripadnika narodnosti v jezikih narodnih skupnosti. Na območjih, kjer živijo pripadniki drugih manjšinskih etničnih skupin, mora knjižnica omogočiti dostopnost knjižničnega gradiva v njihovem jeziku, bodisi z oblikovanjem lastne zbirke ali s sodelovanjem z drugimi knjižnicami.
Splošna knjižnica dopolnjuje knjižnično zbirko z letnim prirastom 200 enot gradiva na 1000 prebivalcev, knjižnica na narodnostno mešanem območju dopolnjuje zbirko z 220 enotami gradiva v jezikih narodnih skupnosti na 1000 pripadnikov narodnosti (če je gradivo dostopno).
V okviru prirasta iz prejšnjega odstavka dopolnjuje knjižnično zbirko z letnim prirastom najmanj 22 enot neknjižnega gradiva na 1000 prebivalcev in najmanj 40 naslovov tekoče naročenih serijskih publikacij letno. To smiselno velja tudi za neknjižno gradivo in tekoče naročene serijske publikacije v jezikih narodnih skupnosti za knjižnice na narodnostno mešanem območju. V to število je vključen tudi prirast neknjižnega gradiva za potrebe drugih manjšinskih etničnih skupin.
Krajevna knjižnica, ki izvaja dejavnost za območje do 2000 prebivalcev, ima najmanj 20 naslovov tekoče naročenih serijskih publikacij letno.
Območna knjižnica dopolnjuje knjižnično zbirko dodatno s 14 enotami gradiva na 1000 prebivalcev območja.

Splošna knjižnica ima ustrezen izbor gradiva, kadar letni prirast gradiva sestavlja 60% naslovov strokovnega in 40% naslovov leposlovnega gradiva na tiskanih in drugih medijih.

Pri izboru gradiva upošteva potrebe odraslega prebivalstva ter otrok in mladine. Slednjim nameni 30% naslovov gradiva v okviru letnega prirasta, če je gradivo dostopno na tržišču.

Odstopanja od določb prejšnjih odstavkov lahko dosežejo do dva odstotka naslovov.

Referenčno gradivo, ki je namenjeno prezenčni izposoji, obsega največ 10% celotne knjižnične zbirke.

Tako razmerje med vrstami gradiva ima vsaka krajevna knjižnica.

Splošna knjižnica v osrednji in krajevnih knjižnicah zbira publikacije in informacije javnega značaja, pomembne za lokalno skupnost, ter omogoča dostop do elektronskih publikacij javnih oblasti na svetovnem spletu.

Splošna knjižnica lahko za opravljanje nalog na domoznanskem in informacijskem področju oziroma za opravljanje dejavnosti za skupine uporabnikov s posebnimi potrebami, tudi v sodelovanju z drugimi knjižnicami, organizira posebne zbirke knjižničnega gradiva, vendar le takrat, ko ima najmanj 5000 naslovov takega gradiva.

Območna knjižnica ima poleg gradiva, s katerim izvaja naloge osrednje knjižnice, povečan izbor gradiva, ki obsega zlasti čim popolnejšo zbirko slovenske založniške produkcije.

Knjižnična zbirka splošne knjižnice je urejena tako, da omogoča prost dostop do večine gradiva in učinkovito samostojno uporabo, območna knjižnica pa tako, da omogoča prost dostop do večine aktualnega gradiva. Vsaka splošna knjižnica ima referenčno gradivo v prostem pristopu.

Gradivo za mladino je postavljeno ločeno od gradiva za odrasle, pri čemer je leposlovje urejeno po starostnih stopnjah otrok.

Domoznansko gradivo je postavljeno ločeno od ostalih delov knjižnične zbirke, tudi če ni organizirano v posebno zbirko.

Gradivo, ki je postavljeno v skladiščnih prostorih knjižnice, mora biti strokovno urejeno tako, da omogoča takojšnjo dostopnost.

Splošna knjižnica je aktivno vključena v nacionalni vzajemni bibliografski sistem.

Splošna knjižnica ima računalniški katalog za vse svoje gradivo vsaj v osrednji knjižnici. Tudi krajevne knjižnice v svoji mreži vključi v vzajemni bibliografski sistem.

Splošne knjižnice zaposlujejo strokovne, manipulativne in administrativno-tehnične delavce. Nosilni poklici strokovnih delavcev so: bibliotekar (najmanj univerzitetna izobrazba), višji knjižničar (najmanj višja izobrazba) in knjižničar (srednja izobrazba). Splošna knjižnica zaposluje strokovne delavce okvirno v razmerju 70% bibliotekarjev in višjih knjižničarjev in 30% drugih strokovnih delavcev.

Strokovni delavci, ki vodijo strokovno delo knjižnice ali izvajajo izbor gradiva za nakup in izločanje, bibliografsko obdelavo, posredovanje informacij, promocijske in izobraževalne storitve za uporabnike, domoznanstvo ali vodijo dejavnosti oziroma posebne zbirke, morajo biti bibliotekarji ali višji knjižničarji. Direktor knjižnice mora imeti najmanj univerzitetno izobrazbo.

Splošna knjižnica ima za opravljanje nalog iz 2. člena zakona najmanj 0,32 strokovnega delavca na 1000 prebivalcev in najmanj 1 administrativo-tehničnega oziroma manipulativnega delavca na 10.000 prebivalcev. Splošna knjižnica, ki ima poleg osrednje knjižnice tudi več kot dve krajevni knjižnici, ima najmanj 0,37 strokovnega delavca na 1000 prebivalcev. Poleg tega ima 1 voznika in 1,5 strokovnega delavca za obratovanje bibliobusa do obsega 40 ur tedensko.

Za opravljanje dodatnih nalog iz 16. člena zakona ima knjižnica še vsaj po 0,32 strokovnega delavca za vsako od teh nalog, ki jo izvaja. Za opravljanje dejavnosti domoznanske zbirke ima 1 strokovnega delavca na prirast 5000 enot domoznanskega gradiva letno, ob manjšem prirastu pa sorazmerno manj.

Splošne knjižnice na narodnostno mešanih območjih imajo poleg tega še 2 strokovna delavca z aktivnim znanjem jezika manjšinske narodne skupnosti za izvajanje nabave in obdelave gradiva v tem jeziku ter za izvajanje posebnih oziroma podvojenih storitev za uporabnike v tem jeziku za celotno območje, kjer živijo pripadniki te skupnosti. Knjižnice, ki delujejo na teh območjih, se dogovorijo o skupnem zagotavljanju dejavnosti za potrebe manjšinske narodne skupnosti. Soglasje k sistemizaciji knjižnic za del dejavnosti, namenjen manjšinski narodni skupnosti, izda ministrstvo, pristojno za kulturo.

Za opravljanje posebnih nalog v osrednji območni knjižnici ima splošna knjižnica zaposlene vsaj 3 strokovne delavce z najmanj univerzitetno izobrazbo. Za opravljanje nalog iz 27. člena zakona ima zaposlene delavce za področja katalogizacije in posredovanja informacij, svetovanja pri organizaciji knjižnične mreže, načrtovanja in usklajevanja računalniškega sistema ter koordinacije domoznanske dejavnosti in izločanja gradiva. Soglasje k sistemizaciji knjižnic za del dejavnosti, namenjen izvajanju nalog osrednje območne knjižnice, izda ministrstvo, pristojno za kulturo.

Knjižnica ima ustrezne prostore, če razpolaga s prostorom v obsegu najmanj 300 m2 na 10.000 prebivalcev v celotni mreži. Za uporabo gradiva v knjižnici ima splošna knjižnica najmanj 2 čitalniška sedeža na 1000 prebivalcev in 0,25 računalniškega delovnega mesta za uporabnike na 1000 prebivalcev.

Za načrtovanje oziroma gradnjo novih prostorov veljajo določila razvojnih normativov iz 37. člena zakona ter standardov in strokovnih priporočil iz 11. člena zakona.

Knjižnica ima pohištveno opremo, ki ustreza njenemu namenu.

Knjižnica ima tehnično in komunikacijsko opremo, ki omogoča strokovno delo zaposlenih in dostop uporabnikov do gradiva in informacij knjižnice (ustrezno opremljene računalnike za delovna mesta strokovnih in upravnih delavcev, telekomunikacijsko opremo, ki mora zagotavljati hkratno opravljanje vseh nalog knjižnice, telefone z ločenimi številkami za posredovanje informacij uporabnikom, tiskalnike za potrebe računalniške izposoje gradiva in potrebe uporabnikov, preslikovalne stroje ustreznih formatov in mikrofilmske čitalnike, avdio in video opremo itd.)

Splošna knjižnica organizira dostopnost knjižnične dejavnosti za vse prebivalce na svojem območju kot samostojni javni zavod. Lahko je enovita organizacija ali pa v skladu z obsegom dejavnosti razdeljena na notranje organizacijske enote. Če na svojem območju organizira mrežo krajevnih knjižnic in potujoče knjižnice, le-te niso samostojne enote, ampak so del službe ali oddelka za delo z uporabniki.

Kadar so na območju splošne knjižnice naselja oziroma območja naseljena tako, da tvorijo zaključeno celoto z več kot 1500 prebivalci, ki so več kot 4 km oddaljena od osrednje knjižnice, organizira knjižnica izposojevališča oziroma krajevne knjižnice, ter postajališča potujoče knjižnice za naselja z manjšim številom prebivalcev.

Splošna knjižnica lahko povečuje ali zmanjšuje območje svojega delovanja v skladu z dogovori z občinami in v soglasju s strokovnimi službami Ministrstva za kulturo in nacionalne knjižnice ter samoupravnima narodnima skupnostma, če gre za območja, kjer živijo njuni pripadniki. Dogovori morajo zagotavljati strokovnost opravljanja knjižnične dejavnosti na dogovorjenem območju, v primeru razdruževanja pa morajo biti predmet delitve tudi stroški, ki nastanejo zaradi delitve.

Splošna knjižnica deluje v mreži, ki obsega osrednjo in krajevne knjižnice ter postajališča potujoče knjižnice in premičnih zbirk. Mreža je oblikovana tako, da omogoča primerno izvajanje knjižnične dejavnosti v vseh občinah, ki skupaj ustanovijo splošno knjižnico ali s knjižnico podpišejo pogodbo o izvajanju knjižnične dejavnosti (priloga 1: Mreža splošnih knjižnic v Sloveniji). Sedež samostojne knjižnice (osrednja knjižnica) je načeloma v občini z največjim številom prebivalstva izmed tistih, ki so soustanoviteljice ali pogodbene partnerice knjižnice.

Osrednje splošne knjižnice v mestih, ki so središča širših območij, opravljajo tudi posebne naloge območnih knjižnic. Splošna knjižnica, ki opravlja posebne naloge območne knjižnice s soglasjem ustanovitelja, ima v pogodbi z ministrstvom, pristojnim za kulturo, podrobneje opredeljene naloge in njihovo financiranje.

Šolska knjižnica zagotavlja knjižnično gradivo za učence, dijake, študente in vajence (v nadaljnjem besedilu: učence) ter strokovne delavce šole. Šolska knjižnica mora imeti najmanj 3000 enot gradiva za učence in 1000 enot pedagoške in strokovne literature za strokovne delavce, oziroma v šolah, ki imajo več kot 300 učencev, najmanj 10 knjig na učenca in najmanj 40 knjig na strokovnega delavca šole ter ustrezno število serijskih publikacij, ki ne sme biti manjše od 25 tekoče naročenih naslovov.

Ne glede na določbe drugega odstavka tega člena mora imeti šolska knjižnica v glasbeni šoli in dijaškem domu z manj kot 300 učenci oziroma dijaki najmanj 1500 enot gradiva za učence oziroma dijake in najmanj 500 enot pedagoške in strokovne literature za strokovne delavce. Šolska knjižnica v glasbeni šoli oziroma dijaškem domu z več kot 300 učenci oziroma dijaki pa mora imeti najmanj 3000 enot gradiva za učence oziroma dijake in najmanj 1000 enot pedagoške in strokovne literature za strokovne delavce.

Knjižnično zbirko dopolnjuje z najmanj 1 knjigo na učenca, 5 knjigami na strokovnega delavca šole in posodablja z vsaj 1 naslovom serijskih publikacij letno. Število izvodov tekoče naročenih naslovov serijskih publikacij je odvisno od velikosti šole.

Prirast neknjižnega gradiva obsega najmanj 10% skupnega prirasta gradiva v knjižnici.

Navedene minimalne količine gradiv veljajo za šolo kot celoto, vključno s podružnicami, organizacijskimi enotami, enotami in dislociranimi oddelki.

Knjižnična zbirka šolske knjižnice mora biti v skladu s programi, ki jih šola izvaja, in z učnimi načrti. Ob spremembi programov šole knjižnica zagotavlja ustrezno knjižnično gradivo za poučevanje in učenje po novih programih.

Knjižnica ima ustrezno leposlovno in strokovno gradivo, gradivo v tujih jezikih, ki se poučujejo na šoli, ustrezno referenčno gradivo, zbirko gradiva, ki nastaja na šoli, strokovno gradivo s področja pedagogike, metodike, didaktike, sociologije, psihologije, bibliotekarstva in informacijskih znanosti ter strokovno, pedagoško in poljudnoznanstveno periodiko za otroke in mladino.

Knjižnično zbirko knjižnice v osnovni šoli, zavodu za vzgojo in izobraževanje otrok in mladine s posebnimi potrebami in dijaškem domu sestavlja okvirno 60% naslovov leposlovnega in 40% naslovov strokovnega gradiva, v knjižnici srednje šole je to razmerje 50% proti 50%. Knjižnično zbirko v knjižnici glasbene šole sestavlja strokovno gradivo. Šola zagotavlja strokovno gradivo, ki je povezano z njenim učnim programom in pedagoškim delom.

Knjižnično zbirko knjižnice na višji strokovni šoli sestavlja strokovno gradivo.

Referenčno gradivo v prezenčni izposoji obsega vsaj 10% knjižnične zbirke.

Serijske publikacije morajo zajemati vsa področja iz programa oziroma programov šole vsaj z 1 naslovom.