(1) Iz zadev ni dovoljeno vzeti dokumenta v fizični obliki in ga komurkoli izročiti ali ga izbrisati iz evidence. Posamezne dokumente je dovoljeno kopirati oziroma upravičenim osebam izročati kopije v fizični obliki ali jim elektronsko posredovati kopije v elektronski obliki.

(2) Pregledovanje, prepisovanje in kopiranje dokumentov upravne zadeve se opravi v času uradnih ur, ob navzočnosti uradne osebe, ki rešuje upravno zadevo, oziroma ob navzočnosti druge uradne osebe, ki je v skladu z zakonom pooblaščena za odločanje ali opravljanje posameznih dejanj v postopku. Uradna oseba mora vsako dejanje ustrezno evidentirati.

(3) Predstojnik ali vodja notranje organizacijske enote v organu mora določiti uradno osebo, v katere navzočnosti lahko stranka pregleduje, prepisuje in kopira dokumente upravne zadeve, če je v času uradnih ur uradna oseba, ki rešuje upravno zadevo, odsotna. Kot takšna oseba se lahko določi tudi svetovalec za pomoč strankam.

(4) Pregledovanje, prepisovanje in kopiranje dokumentov upravne zadeve se ob uporabi elektronskega podpisa lahko opravi s posredovanjem informacijskega sistema, ki ta dejanja ustrezno evidentira.

(5) Stranka in vsakdo drug, ki verjetno izkaže pravni interes in ima po predpisih pravico pregledovati, prepisovati in na svoje stroške kopirati dokumente upravne zadeve, se za čas pregleda dokumentov dogovori z uradno osebo, kateri je dodeljena upravna zadeva v reševanje, oziroma drugo uradno osebo, ki je v skladu z zakonom pooblaščena za odločanje ali opravljanje posameznih dejanj v postopku.

(6) Informacijo o uradni osebi, kateri je dodeljena upravna zadeva v reševanje, oziroma o drugi pooblaščeni uradni osebi, dobi stranka v glavni pisarni ali pri javnem uslužbencu, pooblaščenem za dajanje informacij.