Izrazi, uporabljeni v tej uredbi, pomenijo:
1. dokument je izviren ali reproduciran (pisan, risan, tiskan, fotografiran, fotokopiran, fonografski, v elektronski obliki ali kako drugače zapisan) zapis, ki je bil prejet ali je nastal pri delu organa in je pomemben za njegovo poslovanje;
2. dokument v elektronski obliki je dokument, ki je zapisan v digitalni ali analogni obliki;
3. elektronska kopija dokumenta v fizični obliki je skeniran dokument;
3. elektronska kopija ali elektronski prepis dokumenta v fizični obliki je dokument, ki je nastal s skeniranjem ali drugačno pretvorbo dokumenta v fizični obliki v elektronsko obliko;
3.a elektronski podpis je kvalificirani elektronski podpis po Uredbi (EU) št. 910/2014 Evropskega parlamenta in Sveta o elektronski identifikaciji in storitvah zaupanja za elektronske transakcije na notranjem trgu in o razveljavitvi Direktive 1999/93/ES;
4. evidentiranje je vnos dokumentov ali podatkov o dokumentih v evidenco dokumentarnega gradiva;
5. fizična kopija dokumenta v elektronski obliki je natisnjen dokument v elektronski obliki;
6. fizična kopija dokumenta v fizični obliki je podvojen dokument izvirnega dokumenta v fizični obliki;
5. fizična kopija ali fizični prepis dokumenta v elektronski obliki je natisnjen ali drugače pretvorjen dokument iz elektronske oblike v fizično obliko;
6. fizična kopija ali fizični prepis dokumenta v fizični obliki je fotokopija, računalniški izpis ali drugače podvojen dokument dokumenta v fizični obliki;
7. informacijski sistem za vodenje evidence dokumentarnega gradiva je skupek informacijskih sistemov, ki so potrebni za vodenje evidence dokumentarnega gradiva;
8. informacijski sistem za oddajo vlog je informacijski sistem za sprejem vlog, vročanje in obveščanje v delu, v katerem informacijski sistem za sprejem vlog, vročanje in obveščanje zagotavlja oddajo elektronskih vlog;
9. informacijski sistem za vročanje je informacijski sistem za sprejem vlog, vročanje in obveščanje v delu, v katerem informacijski sistem za sprejem vlog, vročanje in obveščanje zagotavlja vročanje po elektronski poti;
10. izhodni dokument je dokument, ki je nastal pri delu organa in ga je organ poslal drugemu naslovniku;
11. izjemne okoliščine so primeri višje sile, ki je že nastopila (epidemija, potres, požar, poplava in druge naravne nesreče) ali se neposredno pričakuje, in drugi primeri, ko so ogrožena človeška življenja in zdravje ljudi ali je treba preprečiti materialno škodo, ki grozi organu;
12. izvirnik je dokument v obliki, v kateri ga je organ prejel ali v kateri je nastal, ali dokument v elektronski obliki, ki izpolnjuje pogoje digitalizacije v skladu s predpisi, ki urejajo hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva;
12. izvirnik dokumenta je dokument v obliki, v kateri je bil izdan oziroma podpisan;
13. lastni dokument je dokument, ki je nastal pri delu organa in ga organ ni poslal drugemu naslovniku;
14. območna enota organa je notranja organizacijska enota organa, ki je organizirana po teritorialnem načelu zunaj sedeža organa;
15. pisarniška odredba je napotilo za poslovanje z dokumentarnim gradivom;
16. pošta je zapis ali stvar, ki jo na kakršen koli način prejmejo organi;
17. sprejemni prostor je uradni prostor organa, ki je namenjen za splošno poslovanje s strankami;
18. številka dokumenta je evidenčna oznaka dokumenta, ki je sestavljena iz številke zadeve in zaporedne številke dokumenta v okviru zadeve;
19. številka zadeve je evidenčna oznaka zadeve, ki je sestavljena iz klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve v okviru tega znaka in štirimestne letnice nastanka zadeve;
20. varnostni dogodek je dogodek, ob katerem je ali bi lahko bilo ogroženo življenje ali osebna varnost ljudi, varnost premoženja, ali ki krši pravila zagotavljanja varnosti;
21. varovani podatki so osebni podatki, davčne tajnosti, tajni podatki, poslovne skrivnosti in drugi podatki, katerih razkritje tretjim osebam bi povzročilo škodo organom, potekom uradnih postopkov ali osebam, na katere se podatki nanašajo;
22. vhodni dokument je dokument, ki ga je organ prejel;
23. zadeva je celota vseh dokumentov, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo;
24. zaznamek je zapis dejanja poslovanja, ki ima lahko posledice za nadaljnje poslovanje.

(1) Evidenca dokumentarnega gradiva zagotavlja evidentiranje vseh dokumentov, in sicer tako, da se shranjujejo sami dokumenti, evidenčni podatki dokumenta, podatki, za katere ta uredba določa, da se dodatno evidentirajo k dokumentarnemu gradivu, ter podatki o tem, kdo in kdaj je izvajal posamezna opravila v zvezi s posameznim dokumentom.
(2) Dokumente v fizični obliki organ skenira v evidenco dokumentarnega gradiva.
(3) Zaradi preobsežnosti dokumentarnega gradiva ali iz razlogov učinkovitega poslovanja organa lahko organ določenega gradiva ne skenira.
(4) Okoliščine iz prejšnjega odstavka ugotovi predstojnik, ki odredi vrste dokumentarnega gradiva, ki se ne skenira.
(5) Pri skeniranju dokumentov se zagotovi, da se dokument skenira v celoti, skupaj s pripadajočimi prilogami. Pazi se na čitljivost in identičnost skenirane slike dokumenta in pripadajočih prilog z izvirnikom v fizični obliki.
(5) Pri skeniranju dokumentov se zagotovi, da se dokument skenira v celoti, skupaj s pripadajočimi prilogami. Pazi se na čitljivost in identičnost skenirane slike dokumenta in pripadajočih prilog z dokumentom v fizični obliki.
(6) Organ zagotovi redno notranjo kontrolo pravilnosti skeniranja dokumentov najpozneje pred vložitvijo zadeve v tekočo zbirko.

(1) Dokument se izda v elektronski obliki, če z uredbo ni določeno drugače.
(2) Dokument se izda v fizični obliki, če izdaja v elektronski obliki ni mogoča zaradi tehničnih razlogov ali je pri pravnih poslih sklenjen tak dogovor.
(3) Potrdilo iz uradne evidence se izda v elektronski ali fizični obliki, v kateri se izroči ali pošlje stranki.
 (4) Dokument v fizični obliki se podpiše z lastnoročnim podpisom, dokument v elektronski obliki pa z elektronskim podpisom.
(5) Na dokumentu, izdanem v elektronski obliki in podpisanem z elektronskim podpisom, se na vidnem mestu označi, da je podpisan z elektronskim podpisom, kdo ga je podpisal, datum podpisa, številka dokumenta, podatke o izdajatelju, identifikacijski številki in veljavnosti potrdila za elektronski podpis.
(6) Odločba ali sklep, izdan v elektronski obliki in podpisan z elektronskim podpisom, se lahko kot izvirnik vroča v fizični obliki, če ima faksimile podpisa in žig. Če organ, ki prejme odločbo ali sklep, podpisan s faksimilom podpisa, dvomi v njegovo pristnost, to preveri pri organu, ki ga je izdal.
(6) Na dokumentu v elektronski obliki, ki ga z elektronskim podpisom podpiše več oseb, se v skladu s prejšnjim odstavkom označijo le podatki osebe, ki je dokument izdala. Če je izdajateljev več, se lahko označi samo, da je dokument podpisan z elektronskim podpisom.

(1) Na kopiji dokumenta se lahko potrdi, da je kopija enaka izvirniku.
(2) Če je dokument nastal v elektronski obliki, se na njegovi fizični kopiji potrdi, da je kopija enaka izvirniku. Potrditev ni potrebna, če je fizična kopija opremljena s podatki iz petega odstavka 63.a člena te uredbe.
(3) Če je dokument nastal v fizični obliki, se na njegovi elektronski kopiji potrdi, da je kopija enaka izvirniku.
(4) Potrdilo vključuje navedbo datuma in podpis javnega uslužbenca, ki je potrditev izvedel.
(1) Na kopiji dokumenta, ki ga je izdal organ in je namenjen stranki ali drugemu udeležencu postopka, se potrdi skladnost kopije z izvirnikom dokumenta, če ni z uredbo določeno drugače.
(2) Pred potrditvijo skladnosti kopije z izvirnikom dokumenta se kopija skrbno primerja z izvirnikom dokumenta.
(3) Skladnost kopije z izvirnikom dokumenta se potrdi s potrdilom na kopiji dokumenta z navedbo organa, zaznamkom o skladnosti in podpisom javnega uslužbenca. Če je kopija dokumenta namenjena za uporabo v tujini, se opremi z žigom organa.