Ta pravilnik ureja upravljanje učbeniških skladov v šolah in zavodih na področju osnovnošolskega izobraževanja, vzgoje in izobraževanja otrok, mladoletnikov in mlajših polnoletnih oseb s posebnimi potrebami, nižjega in srednjega poklicnega izobraževanja, srednjega strokovnega in tehniškega izobraževanja ter srednjega splošnega izobraževanja (v nadaljnjem besedilu: šola).
Ta pravilnik ureja upravljanje učbeniških skladov v osnovnih šolah, osnovnih šolah s prilagojenim programom in zavodih za izobraževanje otrok s posebnimi potrebami (v nadaljnjem besedilu: osnovna šola) ter v šolah in zavodih, ki izvajajo nižje in srednje poklicno izobraževanje, srednje strokovno in tehniško izobraževanje ter srednje splošno izobraževanje (v nadaljnjem besedilu: srednja šola).
V nadaljnjem besedilu zajema pojem »šola« vse vrste šol in zavodov, navedenih v prejšnjem odstavku.

V učbeniški sklad se lahko vključijo učbeniki, objavljeni v Katalogu učbenikov, posebej za osnovne in posebej za srednje šole.
Iz učbeniškega sklada si lahko izposojajo učbenike učenke in učenci, vajenke in vajenci ter dijakinje in dijaki (v nadaljnjem besedilu: uporabniki sklada).
Iz učbeniškega sklada si lahko izposojajo učbenike učenke in učenci ter dijakinje in dijaki (v nadaljnjem besedilu: uporabniki sklada).

Šola zaračuna uporabnikom sklada prispevek za izposojo (v nadaljnjem besedilu: izposojevalnina) učbenikov.
Izposojevalnina, ki jo šola zaračuna uporabnikom sklada, za posamezen učbenik ne sme biti višja od ene tretjine cene, po kateri je šola nabavila posamezen učbenik. Cena, po kateri je šola nabavila učbenik, vključuje vse dajatve (v nadaljnjem besedilu: nabavna cena).
Ministrstvo, pristojno za šolstvo, lahko sofinancira izposojevalnino za učbenike, ki si jih učenke in učenci izposojajo iz učbeniških skladov. Višino sofinanciranja za posamezno šolsko leto na podlagi zahtevkov v aplikaciji ministrstva, pristojnega za šolstvo, določi minister, pristojen za šolstvo, s posebnim sklepom.

Uporabnik sklada je dolžan plačati odškodnino, če konec leta vrne poškodovan ali uničen učbenik, ali ga ne vrne.
Višina odškodnine je določena od nabavne cene ter od starosti učbenika. Višina odškodnine je določena z nabavno ceno in starostjo učbenika. Predlaga jo skrbnik učbeniškega sklada, potrdi pa ravnatelj. Ta višina pri poškodovanih učbenikih ne sme presegati 1/3 nabavne cene poškodovanega učbenika, pri uničenih in izgubljenih učbenikih pa ne sme presegati polovice nabavne cene učbenika.

Sredstva, zbrana iz izposojevalnin, odškodnin in odkupa (v nadaljevanju: sredstva sklada) lahko šola porabi za nakup učbenikov.
Sredstva, zbrana iz izposojevalnin, odškodnin in odkupa (v nadaljevanju: sredstva sklada), lahko šola porabi za nakup učbenikov. Izjemoma lahko šola porabi sredstva sklada tudi za nabavo drugih učnih gradiv in pripomočkov, če za to pridobi pisno soglasje sveta šole in vrednost takega nakupa ne preseže 10% vseh sredstev sklada v posameznem šolskem letu.
Iz sredstev sklada krije šola tudi stroške upravljanja sklada. Kot stroški upravljanja sklada se štejejo materialni stroški, ki nastanejo pri pripravi učbenikov za izposojo in drugi stroški, ki nastanejo pri upravljanju učbeniškega sklada. Celotna višina stroškov upravljanja ne sme presegati 5% vseh sredstev sklada v posameznem šolskem letu.
Iz sredstev sklada so za svoje delo nagrajeni skrbnik učbeniškega sklada in drugi, ki opravljajo določene naloge v okviru učbeniškega sklada, glede na število uporabnikov po spodaj navedeni enačbi:
Nagrada = (koeficient A X število uporabnikov učbeniškega sklada) + koeficient B
pri čemer je:

----------------------------------------------------------------
Število uporabnikov         koeficient A            Koeficient B
učbeniškega sklada
----------------------------------------------------------------
od 0–50                              300              10.000 SIT
od 51–100                            310              12.000 SIT
od 101–200                           320              14.000 SIT
od 201–300                           330              16.000 SIT
od 301–400                           340              18.000 SIT
od 401–500                           350              20.000 SIT
od 501–700                           360              22.000 SIT
nad 701                              370              24.000 SIT
----------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------
Število uporabnikov         koeficient A       Koeficient B
učbeniškega sklada
----------------------------------------------------------------
od 0–50                         1,25              42 evrov
od 51–100                       1,30              50 evrov
od 101–200                      1,35              58,50 evrov
od 201–300                      1,40              67 evrov
od 301–400                      1,45              75 evrov
od 401–500                      1,50              83,50 evrov
od 501–700                      1,55              92 evrov
nad 701                         1,60              100 evrov
----------------------------------------------------------------

Rezultat enačbe predstavlja maksimalen bruto znesek kot nagrado za vodjo učbeniškega sklada in druge, ki delajo v okviru učbeniškega sklada, in hkrati ne sme presegati 10% vseh sredstev sklada v posameznem šolskem letu. V takšnem primeru je 10% vseh sredstev sklada v posameznem šolskem letu zgornja meja za določitev nagrade.
Predlog za razdelitev nagrade pripravi do konca oktobra skrbnik učbeniškega sklada, pisno pa ga potrdi in izplača ravnatelj do konca decembra.

Šola vsako leto najkasneje do konca meseca maja evidentira potrebe po učnih gradivih, ki jih bodo učitelji uporabljali pri pouku v prihodnjem šolskem letu in izdela sezname.
Vodstva šol morajo vsako leto najkasneje do 25. junija pisno obvestiti vse udeležence izobraževanja, katera učna gradiva bodo ti uporabljali v naslednjem šolskem letu.
Izbor učbenikov za prihodnje šolsko leto predlaga ravnatelju strokovni aktiv učiteljev, ki poučuje predmete, pri katerih se bo posamezni učbenik uporabljal, najkasneje do 1. marca tekočega šolskega leta. Ravnatelj o izboru učbenikov odloči najkasneje do 31. marca tekočega šolskega leta.
Zamenjava učbenika iz tega izbora je dovoljena zgolj po poteku njegove veljavnosti in jo mora pisno potrditi ravnatelj.
Strokovni aktiv učiteljev predlaga ravnatelju seznam delovnih zvezkov in drugih učnih gradiv, ki jih bodo učitelji in udeleženci izobraževanja uporabljali pri pouku v prihodnjem šolskem letu, najkasneje do 1. junija tekočega šolskega leta. Ravnatelj pridobi pisno soglasje sveta staršev za skupno nabavno ceno delovnih zvezkov in drugih učnih gradiv za posamezen razred oziroma letnik šole, najkasneje do 10. junija tekočega šolskega leta, nato določi seznam delovnih zvezkov in drugih učnih gradiv, najkasneje do 15. junija tekočega šolskega leta.
Šola obvesti vse udeležence izobraževanja, katera učna gradiva bodo uporabljali v prihodnjem šolskem letu, najkasneje do 15. junija tekočega šolskega leta.
Šola evidentira potrebe po izposoji učbenikov iz učbeniškega sklada za prihodnje šolsko leto, najkasneje do 24. junija tekočega šolskega leta.
Poklicna in strokovna srednja šola lahko do konca tekočega šolskega leta oblikuje okvirni seznam učbenikov, delovnih zvezkov in drugih gradiv. V tem primeru seznani udeležence izobraževanja z izborom na prvi šolski dan in nato evidentira potrebe po izposoji učbenikov iz učbeniškega sklada.

Šola vsako leto najkasneje do konca meseca maja izdela sezname učbenikov oziroma kompletov učbenikov za uporabnike sklada po posameznih razredih. Na podlagi izdelanih kompletov učbenikov zbere potrebe po izposoji učbenikov od uporabnikov sklada.
Skrbnik učbeniškega sklada ob koncu šolskega leta, ko zbere izposojene učbenike od uporabnikov sklada, ugotovi, koliko je učbenikov, ki jih ni več mogoče izposojati v skladu, ker niso več veljavni ali pa so uničeni in pripravi predlog odpisa, ki ga pisno potrdi ravnatelj.

Šola na podlagi evidentiranih potreb po učbenikih za prihodnje šolsko leto in na podlagi obstoječih evidenc, ki jih mora voditi v skladu s 13. členom tega pravilnika, izdela evidenco učbenikov, ki jih mora priskrbeti za prihodnje šolsko leto (v nadaljevanju: potrebni učbeniki).
Skrbnik pripravi evidenco učbenikov, ki jih mora šola zagotoviti za izposojo v prihodnjem šolskem letu. Evidenco pisno potrdi ravnatelj ter z njo seznani svet staršev in svet šole.
Šola lahko nadomesti le iztrošene, odkupljene in uničene učbenike oziroma dokupi potrebne, manjkajoče izvode za izposojo v prihodnjem šolskem letu.

Šola za nemoteno upravljanje učbeniškega sklada vodi vsako leto različne evidence, še zlasti pa mora šola voditi naslednje evidence:
– evidenco vseh učbenikov, delovnih zvezkov in drugih gradiv iz Kataloga potrjenih učbenikov, ki jih uporabljajo pri pouku,
– evidenco vseh učbenikov v učbeniškem skladu,
– evidenco izposojenih učbenikov po posameznih uporabnikih sklada za tekoče šolsko leto,
– evidenco pridobljenih in porabljenih sredstev sklada in
– evidenco odpisanih učbenikov.

Z dnem uveljavitve tega pravilnika preneha veljati pravilnik Pravilnik o upravljanju šolskih učbeniških skladov (Uradni list RS, št. 21/97).