Ta pravilnik določa način vzpostavitve, upravljanja in vzdrževanja enotnega informacijskega sistema iz dvanajstega odstavka 41. člena Zakona o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 12/13 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljnjem besedilu: ZJN-2 Uradni list RS, št. 12/13 – uradno prečiščeno besedilo, 19/14 in 90/14 – ZDU-1I; v nadaljnjem besedilu: ZJN-2) in dvanajstega odstavka 45. člena Zakona o javnem naročanju na vodnem, energetskem, transportnem področju in področju poštnih storitev (Uradni list RS, št. 72/11 – uradno prečiščeno besedilo, 43/12 – odl. US in 90/12; v nadaljnjem besedilu: ZJNVETPS 72/11 – uradno prečiščeno besedilo, 43/12 – odl. US, 90/12, 19/14 in 90/14 – ZDU-1I; v nadaljnjem besedilu: ZJNVETPS), ki predstavlja zbirko podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah, način, nabor in dinamiko prevzemanja podatkov iz uradnih evidenc, način in nabor predložitve drugih dokazil s strani kandidata ali ponudnika, način zavarovanja osebnih podatkov ter način določanja pooblaščenosti za vpogled.

(1) Podatki iz zbirke podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah se uporabljajo izključno za preveritev ponudb v skladu s 77. členom ZJN-2, 81. členom ZJNVETPS in 72. členom Zakona o javnem naročanju na področju obrambe in varnosti (Uradni list RS, št. 90/12 in 90/14 – ZDU-1I; v nadaljnjem besedilu: ZJNPOV). V zbirki lahko naročnik vpogleda le v tiste podatke iz uradne evidence, ki so potrebni za preverjanje ponudbe v posameznem postopku javnega naročanja, če je za ta postopek javnega naročanja ponudnik privolil v takšen način pridobitve podatkov.
(2) Zbirka podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah se v enotnem informacijskem sistemu vodi po naročniku in številki objave obvestila o javnem naročilu na portalu javnih naročil. Če naročnik ni objavil obvestila o javnem naročilu, se vodi po naročniku in referenčni številki javnega naročila, ki jo je določil naročnik.

(1) Podatki v enotnem informacijskem sistemu se pridobijo iz naslednjih uradnih evidenc:
1. poslovni register,
2. register transakcijskih računov,
3. kazenska evidenca za pravne osebe,
4. kazenska evidenca za fizične osebe,
5. evidenca zapadlih, neplačanih davkov in prispevkov za socialno varnost,
6. evidenca insolvenčnih postopkov,
7. evidenca ponudnikov z negativnimi referencami.
(2) Podatke iz uradne evidence iz 3. točke prejšnjega odstavka lahko naročnik za posameznega kandidata ali ponudnika zahteva, če se je kandidat ali ponudnik strinjal s preveritvijo teh podatkov v zbirki podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah in je v tej zbirki deponiral pisno soglasje za preveritev podatkov v kazenski evidenci za pravne osebe. Podatke iz 4. točke prejšnjega odstavka lahko naročnik za zakonite zastopnike posameznega kandidata ali ponudnika zahteva, če se je kandidat ali ponudnik strinjal s preveritvijo podatkov v zbirki podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah in je v tej zbirki deponiral pisno soglasje zakonitih zastopnikov za preveritev podatkov v kazenski evidenci za fizične osebe. Pisna soglasja iz tega člena veljajo za postopek oddaje javnega naročila, za katerega so dana.
(3) Podatki iz uradnih evidenc iz prvega odstavka tega člena se prevzemajo v skladu s pisnim dogovorom o tehničnih pogojih za njihovo prevzemanje in razmejitvi odgovornosti pri pošiljanju, prevzemanju in obdelavi podatkov iz uradnih evidenc, ki ga sklenejo skleneta ministrstvo, pristojno za finance, ministrstvo, pristojno za upravo, in upravljavec posamezne uradne evidence. Podatki se v zbirko podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah prevzemajo na podlagi vsakokratne zahteve naročnika, kandidata ali ponudnika.

(1) Dostop do zbirke podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah je na podlagi varnostne sheme urejen prek enotne vstopne točke enotnega informacijskega sistema na področju javnega naročanja.
(2) Varnostna shema je zbirka podatkov o vseh uporabnikih zbirke podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah in pravicah do dostopa posameznih imetnikov kvalificiranih digitalnih potrdil. Pravice do dostopa se nanašajo na dodelitev, odvzem in ukinitev dostopa do zbirke podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah oziroma do podatkov v tej zbirki. Pravice do dostopa osebam, zaposlenim na ministrstvu, pristojnem za finance, ali ministrstvu, pristojnem za upravo, ki opravljajo naloge nadzora in upravljanja zbirke podatkov o ponudnikih ter njihovih ponudbah, ter kandidatom in ponudnikom dodeljuje pooblaščena oseba upravljavca zbirke podatkov. Osebam, zaposlenim pri naročnikih, dodeljuje pravice do dostopa odgovorna oseba naročnika. Ob dodelitvi pravic imetnik kvalificiranega digitalnega potrdila pisno izjavi, da bo pri delu ravnal v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov, tajnih podatkov in poslovnih skrivnosti, ter tem pravilnikom.