Posamezni izrazi iz te uredbe pomenijo:
1. arhivski strežnik je strežnik, ki se uporablja za ločeno shranjevanje elektronskih ali v elektronsko obliko prenesenih dokumentov, s katerim statični del ločimo od aktivnega dela baze, da ta ostane obvladljiv;
2. arhivsko gradivo je dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organov in ima trajen pomen za znanost in kulturo ali trajen pomen za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb, v skladu s strokovnimi navodili pristojnih arhivov;
3. centralni informacijski sistem za sprejem vlog, vročanje in obveščanje je informacijski sistem, ki omogoča sprejem elektronskih vlog v predpisani standardni obliki, identifikacijo uporabnika s kvalificiranim digitalnim potrdilo, preverjanje veljavnosti kvalificiranih digitalnih potrdil, elektronsko podpisovanje elektronskih vlog, usmerjanje elektronskih vlog na organ, ki prejema elektronsko vlogo, obveščanje o stanju vlog ter elektronsko vročanje pravni ali fizični osebi, ki opravlja vročanje kot registrirano dejavnost in omogoča plačila s sodobnimi plačilnimi sredstvi na spletu;
4. delovni čas je efektivni delovni čas, čas odmora in čas upravičenih odsotnosti z dela v skladu z zakonom in kolektivno pogodbo oziroma splošnim aktom, v katerem javni uslužbenec opravlja svojo delovno obveznost iz delovnega razmerja v organu;
5. dokument je izviren ali reproduciran (pisan, risan, tiskan, fotografiran, fotokopiran, fonografski, v elektronski obliki ali kako drugače zapisan) zapis, ki je bil prejet ali je nastal pri delu organa in je pomemben za njegovo poslovanje;
6. dokument v elektronski obliki je vsak dokument, ki je zapisan v elektronski (digitalni ali analogni) obliki in je prejet po elektronski poti ali na fizičnem nosilcu elektronskih podatkov oziroma je izdelan pri organu v elektronski obliki;
7. dokument v fizični obliki je dokument na fizičnem nosilcu zapisa, ki omogoča reprodukcijo vsebine brez uporabe informacijsko komunikacijskih ali sorodnih tehnologij (npr. na papirju, filmu ali drugem nosilcu);
8. dokumentarno gradivo so vse zadeve, dosjeji, dokumenti ter evidence o njih, druge evidence, ki jih vodi organ, in druga gradiva, ki jih organ prejme ali nastanejo pri njegovem delu;
9. dosje je celota več dokumentov ali zadev različne vsebine, ki zadevajo isto fizično ali pravno osebo, oziroma dokumentov ali zadev enake vsebine, ki zadevajo različne fizične ali pravne osebe;
10. elektronska kopija dokumenta v fizični obliki je skeniran dokument v fizični obliki ali skenirana fizična kopija dokumenta v fizični obliki;
11. enotni državni portal je uporabnikom preko svetovnega spleta dostopen del centralnega informacijskega sistema;
12. evidenca dokumentarnega gradiva je temeljna evidenca o opravljanju del in nalog organa in se vodi o vseh zadevah, dosjejih in dokumentih;
13. fizična kopija dokumenta v elektronski obliki je natisnjen ali izrisan elektronski dokument;
14. fizična kopija dokumenta v fizični obliki je vsak podvojen dokument izvirnega dokumenta v fizični obliki, ki nastane s fotokopiranjem ali drugimi tehničnimi načini razmnoževanja dokumentov;
15. informacijski varnostni dogodek je vsak dogodek, ki ima ali bi lahko imel za posledico nerazpoložljivost opreme, razkritje varovanih podatkov ali izgubo oziroma nezaželeno spremembo podatkov, poškodovanje ali izgubo opreme in sredstev;
16. izhodni dokument je izviren ali reproduciran zapis, ki je nastal pri delu organa in ga je organ posredoval drugemu naslovniku;
17. javni uslužbenci v glavni pisarni so tisti javni uslužbenci, ki opravljajo naloge v zvezi z dokumentarnim gradivom iz 93. člena te uredbe v glavni pisarni ali, če ta ne obstaja, v drugi notranji organizacijski enoti;
18. klasifikacijski znak je številčni znak, vzet iz načrta klasifikacijskih znakov, s katerim se razvrščajo zadeve po vsebini;
19. lastni dokument je izviren ali reproduciran zapis, ki je nastal pri delu organa in je pomemben za njegovo poslovanje ter ga organ ni odposlal drugemu naslovniku;
20. območna enota organa je notranja organizacijska enota organa, ki je organizirana po teritorialnem načelu izven sedeža organa;
21. organ je po tej uredbi organ državne uprave, uprava samoupravne lokalne skupnosti ter nosilci javnih pooblastil, kadar na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge;
22. pisarniška odredba je napotilo za poslovanje z dokumentarnim gradivom;
23. poslovni čas je čas poslovanja organa z drugimi organi ali drugimi državnimi organi;
24. priloga je zapis ali predmet, ki je priložen dokumentu kot dopolnitev, pojasnilo ali dokaz vsebine dokumenta;
25. rokovnik je evidenca ali zbirka zadev, ki jih glede na vsebino ni mogoče neprekinjeno reševati;
26. signirni (dodeljevalni) znak je številčna oznaka notranje organizacijske enote organa ali delovnega mesta javnega uslužbenca, ki zadevo rešuje;
27. sprejemni prostor je uradni prostor organa, ki je namenjen splošnemu poslovanju s strankami in v katerem organ sprejema pisne vloge strank, vodi knjigo pripomb in pohval ter v katerem lahko stranke dobijo obrazce vlog in splošne informacije o upravnih postopkih;
28. stalna zbirka dokumentarnega gradiva je zbirka dokončno rešenih zadev in zaključenih evidenc ali delov evidenc, ki jih organ mora hraniti skladno s predpisi več kot dve leti;
29. svetovalec za pomoč strankam je javni uslužbenec, določen za dajanje splošnih informacij in informacij o drugih javnih storitvah uporabnikom;
30. šifra številka dokumenta je evidenčna oznaka dokumenta, ki je sestavljena iz šifre številko zadeve in zaporedne številke vhodnega, izhodnega ali lastnega dokumenta v okviru zadeve;
31. šifra številka zadeve je evidenčna oznaka zadeve, sestavljena iz klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve v okviru tega znaka in vseh štirih številk letnice leta, v katerem je zadeva nastala; za šifro številko zadeve se lahko v oklepaju nahaja signirni znak;
32. tekoča zbirka dokumentarnega gradiva je zbirka, v kateri se hranijo zadeve najmanj dve leti po dokončni rešitvi;
33. tajni podatek je dejstvo ali sredstvo z delovnega področja organa, ki se nanaša na javno varnost, obrambo, zunanje zadeve ali obveščevalno in varnostno dejavnost države, ki ga je treba zaradi razlogov zavarovati pred nepoklicanimi osebami, in ki je določeno in označeno kot tajno;
34. trajno gradivo je lastno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organa in je določeno z veljavnimi predpisi ali z aktom ministra ali predstojnika organa kot gradivo, ki je trajno pomembno za organ in ga je zato potrebno trajno hraniti pri organu, kadar nima značaja arhivskega gradiva in ga ni potrebno izročiti pristojnemu arhivu;
35. uporabnik je fizična ali pravna oseba, ki potrebuje informacijo ali storitev ali nastopa kot stranka v postopku;
36. upravna storitev je postopek ali druga opravila v upravi v interesu ali na zahtevo uporabnika;
37. upravni akt je posamični akt, s katerim upravni ali drug državni organ, organ lokalne skupnosti oziroma nosilec javnega pooblastila odloči o pravici, obveznosti ali pravni koristi posameznika ali pravne osebe oziroma druge osebe, ki je lahko stranka v upravnem postopku;
38. uradna evidenca je evidenca, ki je vzpostavljena na podlagi zakona, podzakonskega predpisa ali splošnega akta, izdanega za izvrševanje javnih pooblastil;
39. uradne ure so čas poslovanja organa s strankami;
40. uradne ure po telefonu so čas poslovanja organa s strankami po telefonu;
41. varnostna služba je notranja organizacijska enota organa, ki kot svojo glavno ali edino nalogo ali pa kot eno izmed več nalog opravlja naloge fizičnega varovanja oseb in premoženja v upravnem organu;
42. varnostni dogodek je vsak dogodek, ob katerem bi lahko bilo ogroženo življenje ali osebna varnost ljudi, varnost premoženja ali če gre za prekršek ali kaznivo dejanje ali drugo dejanje, ki krši pravila zagotavljanja varnosti;
43. varovani podatki so osebni podatki, davčne tajnosti, poslovne skrivnosti in drugi podatki, katerih razkritje tretjim osebam bi povzročilo škodo organom, potekom uradnih postopkov ali osebam, na katere se podatki nanašajo;
44. vhodni dokument je izviren ali reproduciran zapis, ki ga je organ prejel in je pomemben za njegovo poslovanje;
45. zadeva je celota vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo;
46. zaznamek je zapis dejanja poslovanja, ki ima lahko tudi posledice za nadaljnje poslovanje;
47. zbirka nerešenih zadev je zbirka, v kateri se hranijo zadeve do rešitve.

(1) Organ mora zagotoviti vplačilna mesta za plačila upravnih taks in druga plačila upravnih storitev na načine, ki jih predvideva zakon, ter ne sme pogojevati izvedbe postopka s plačilom preko položnice ali z drugo obliko plačila.
(2) Plačila lahko sprejema tudi svetovalec za pomoč strankam ali drugi pooblaščeni javni uslužbenec, če je tako določeno v aktu o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest organa ali po pooblastilu predstojnika.
(3) Taksne vrednotnice se nalepi na dokument (pisna vloga, potrdilo), in sicer na koncu dokumenta, če ima dovolj prostora, sicer pa se k dokumentu pripne prazen list navadnega belega papirja, na katerega se nalepi taksne vrednotnice. Na ta prazen list belega papirja je treba označiti šifro številko zadeve dokumenta.
(4) V primeru plačila upravne takse z gotovino ali s sodobnimi plačilnimi sredstvi (kreditna kartica, mobilna telefonija, elektronski denar), se k vlogi pripne potrdilo o plačilu. Na kakšen način se takšna plačila evidentirajo, določi predstojnik.
(5) Nalepljene taksne vrednotnice ali potrdilo o plačilu javni uslužbenec uniči z žigom in podpisom.
(6) Če v postopku ni predpisana pisna vloga in če organ ne hrani izvirnikov ali kopij izdanih potrdil, odločb ali sklepov v tem postopku, javni uslužbenec vse tisti dan prejete taksne vrednotnice ali potrdila o plačilu nalepi na prazen list navadnega belega papirja, ki ga uvrsti v zadevo s seznamom vlog.

(1) Na vsak fizični dokument, ki ga glavna pisarna prejme od poštnega podjetja, dostavne ali kurirske službe, ali ga prinesejo stranke in druge osebe, uslužbenec glavne pisarne odtisne prejemno štampiljko, praviloma na zgornji desni del prve strani fizičnega dokumenta, tako da ne prekrije besedila dokumenta.
(2) Prejemna štampiljka ima naslednja polja:
– naziv organa, ki je dokument prejel;
– datum prejema dokumenta;
– označba notranje organizacijske enote ali javnega uslužbenca, ki dokument prejme v reševanje;
– šifra številka zadeve;
– vsebinsko označbo prilog ali skupno število prejetih prilog, če so te navedene že v dokumentu;
– skupen znesek vrednosti na dokumentu nalepljenih ali priloženih nerazveljavljenih kolkov, denarja ali vrednotnic.
Polje za naziv organa se izpiše nad ostalimi polji.
(3) V polje “Prejeto“ se odtisne datum, ko je dokument prispel. Spreminjanje datuma prispetja ni dovoljeno.
(4) V polje “Šifra Številka zadeve“ se vnesejo ustrezen klasifikacijski znak, zaporedna številka zadeve v okviru klasifikacijskega znaka in letnica nastanka zadeve, lahko pa tudi številka dokumenta. Če se s prejetim dokumentom zadeva začne, pooblaščeni javni uslužbenec zanjo izbere tisti klasifikacijski znak iz načrta klasifikacijskih znakov, ki ustreza vsebini celotne prihodnje zadeve. Javni uslužbenci, ki rešujejo takšne ali sorodne zadeve, morajo pri tem opravilu po potrebi sodelovati in pomagati javnemu uslužbencu v glavni pisarni. Če prejeti dokument nadaljuje obstoječo zadevo, se šifra številka  zadeve prepiše iz evidence.
(5) Zaporedno številko zadeve določi informacijski sistem samodejno. Ta podatek pooblaščeni javni uslužbenec vpiše v prejemno štampiljko na dokument, s katerim se začne nova zadeva ob vnašanju zadeve v evidenco.
(6) V polje “Signirni znak“ se vpiše signirni znak notranje organizacijske enote ali delovnega mesta ali priimek javnega uslužbenca, ki ga zaseda.
(7) V polje “Priloge“ se vpiše število prilog, priloženih prispelemu dokumentu. Če v dokumentu priloge niso navedene, mora javni uslužbenec v glavni pisarni k prejemni štampiljki pripisati kratek opis k dokumentu priloženih prilog (na primer: spričevalo, potrdilo, zapisnik, izjava ipd.). Če je priloga predmet, javni uslužbenec v glavni pisarni k prejemni štampiljki zapiše označitev predmeta in kje je predmet shranjen.
(8) V polje “Vrednotnice“ se vpiše, katere vrednotnice in v kolikšni vrednosti so priložene (taksne vrednotnice, položnice o plačilu takse, čeki, denar). Taksne vrednotnice se nalepijo in uničijo na vlogi. Če so priložene takšne vrednotnice, ki ne sodijo v zadevo (ček, denar), jih javni uslužbenec v glavni pisarni izroči javnemu uslužbencu, pooblaščenemu za materialno-finančno poslovanje. Ta izda ustrezno potrdilo o prevzemu. Potrdilo se evidentira in vloži v zadevo.
(9) Pooblaščeni javni uslužbenec najprej preveri v evidenci, ali prejeti dokument nadaljuje obstoječo zadevo. V tem primeru v prejemno štampiljko prejetega dokumenta prepiše šifro številko zadeve in signirni znak delovnega mesta.
(10) Na priloge k dokumentu se prejemna štampiljka ne odtisne.
(11) Če na prvi strani dokumenta ni prostora za prejemno štampiljko ali če dokument drugače ni primeren za odtis prejemne štampiljke, se ta odtisne na list manjšega formata, ki se prilepi oziroma pripne k dokumentu.
(12) Namesto prejemne štampiljke se smejo uporabiti zapisi z drugimi tehničnimi sredstvi.
(13) Minister, pristojen za javno upravo, podrobneje določi obliko prejemne štampiljke.

(1) Dokumenti se evidentirajo in shranjujejo v zadevah.
(2) V evidenco se o vsaki zadevi vpišejo:
1. šifra številka zadeve;
2. subjekt zadeve;
3. ključne besede (opcijsko);
4. kratka vsebina zadeve (vsebinska identifikacija);
5. stanje zadeve;
6. datum začetka zadeve;
7. signirni znak pristojne organizacijske enote in delovnega mesta javnega uslužbenca, ki zadevo rešuje;
8. rok hrambe;
9. zveza, če obstaja;
10. seznam dokumentov v zadevi skladno z določbo 135. člena te uredbe.
(3) Predstojnik lahko v skladu s tehničnimi možnostmi določi, da se vpišejo tudi drugi podatki, ki omogočajo pregled nad reševanjem zadeve.
(4) Če se vsebina zadeve vodi hkrati v elektronski obliki in v fizičnem ovoju, je treba zagotoviti, da je popolna v obeh oblikah oziroma označiti, v kateri obliki ta zadeva ni popolna.

Zadeva in vsak dokument v njej imata vselej isto šifro številko zadeve. Šifra Številka zadeve se ne more spremeniti.

(1) Dokumenti in zadeve se lahko evidentirajo in shranjujejo v dosjejih (personalni dosjeji, dosjeji o inšpekcijskih pregledih in podobno), če narava dela in posebne predpisane evidence na posameznih področjih upravnega dela zahtevajo oblikovanje dokumentarnega gradiva po posameznih subjektih ali temah (vsebinah, objektih).
(2) Dosje je lahko sestavljen iz dokumentov ali zadev, lahko pa se ga oblikuje tudi kot poseben vpogled v informatizirano evidenco ali zbirko dokumentov. Evidentira se ga lahko na podlagi posebne enotne identifikacijske šifre številke  posameznega subjekta ali teme dosjeja in v skladu s pravili, ki se uporabljajo za evidentiranje zadev.
(3) Vrste dokumentarnega gradiva, ki naj se evidentirajo v dosjejih, določi predstojnik, če ni s predpisi drugače določeno.

(1) Na ovoj se napišejo šifra številka zadeve, signirni znak, subjekt, kratka vsebina zadeve in rok hrambe. Ovoj ni obvezen, če so dokumenti v elektronski obliki in fizične kopije ne obstajajo.
(2) V zgornjem levem kotu ovoja se navede šifra številka zadeve. Pod šifro števlko zadeve se napiše signirni znak. Če se zadeva vodi skladno z zakonom o splošnem upravnem postopku, potem se pod signirni znak navede še šifra številka in zahtevnost upravnega postopka po upravni statistiki. Na sredini ovoja se navede subjekt, na katerega se zadeva nanaša, v naslednji vrsti pa je kratka vsebina zadeve (opis).
(3) Če se zadeva ali dosje ne nanaša na subjekt, ampak ima splošno vsebino (temo), se na sredini ovoja navede samo taka splošna vsebina, na primer: UPRAVNO POSLOVANJE. Tehnično se taka splošna vsebina razume kot subjekt zadeve.
(4) Pisarniške odredbe za rokovnik se lahko navajajo tudi v zgornjem desnem kotu ovoja.
(5) V spodnjem desnem kotu ovoja se označi rok hrambe. Pri zadevah z določenim rokom se zapiše šele ob rešitvi.
(6) V spodnji levi kot ovoja se lahko navede pisarniška odredba za rok rešitve zadeve z izpisano besedno zvezo rok rešitve. Rok rešitve zadeve se zapiše tudi na prvi dokument v zadevi, lahko pa se zapiše tudi na kak drug dokument v zadevi, če je bil ta rok določen naknadno.
(7) Minister, pristojen za javno upravo, za organe državne uprave podrobneje določi enotno obliko ovoja.

(1) O posameznem dokumentu je treba evidentirati naslednje podatke:
1. subjekt dokumenta;
2. datum prejema ali odprave dokumenta, pri dokumentih za notranje potrebe pa datum nastanka (vhodni, izhodni in lastni dokumenti);
3. šifro številko dokumenta;
4. kratko vsebino dokumenta (vsebinsko identifikacijo);
5. oznako, ali gre za vhodni, izhodni ali lastni dokument;
6. signirni znak organizacijske enote ali delovnega mesta javnega uslužbenca, ki rešuje zadevo oziroma dokument sestavi;
7. število in kratek opis prilog;
8. ključne besede (opcijsko).
(2) Če informatizirana evidenca omogoča hrambo vsebine dokumenta in če organ razpolaga s primerno opremo, mora biti vsebina dokumentov shranjena skupaj z evidenčnim delom teh dokumentov.
(3) Predstojnik lahko določi še druge podatke, ki naj se evidentirajo o dokumentih in prilogah.

(1) Če obstaja med posameznimi zadevami vsebinska ali formalna povezanost (na primer: več zahtevkov v isti vlogi; več zadev je rešenih s samo enim dokumentom, z eno odločbo; pravna oseba je spremenila svoj naziv ali se je razdelila v več pravnih oseb naslednic; fizična oseba je spremenila svoje osebno ime; glavna pisarna mora popraviti evidenco zadeve, evidentirane pod napačnim oziroma neustreznim klasifikacijskim znakom; vsebina zadeve se lahko evidentira pod več klasifikacijskimi znaki in podobno), se zadeve v evidenci povežejo z zaznamkom v polju “Zveza“.
(2) Če se dve ali več zadev združi v eno, se odpre nova skupna zadeva. V tem primeru se na novo prispeli ali nastali dokument evidentira le pri skupni zadevi. Pri tej se tudi zapišejo šifre številke zadev, ki so bile pridružene. V evidenci se pri pridruženih zadevah napiše zveza, novi dokumenti pa se pri teh zadevah ne morejo evidentirati. Pridružene zadeve se označijo kot opuščene.
(3) Če se zadeva razdruži v dve ali več samostojnih zadev, se pri novo nastalih zadevah kot zveza zapiše šifra številka prejšnje skupne zadeve, pri prejšnji skupni zadevi pa šifre številke vseh novo nastalih zadev. Kasnejši dokumenti se evidentirajo po splošnih pravilih v novo nastalih zadevah. Pod isto šifro številko ne more biti evidentiranih več zadev; ista zadeva ne more biti evidentirana pod več šiframi številkami.