Proizvajalec mora najkasneje 21 dni pred začetkom prodaje fonograma ali videograma poslati Združenju SAZAS prijavo vseh avtorskih del, ki jih je posnel ali jih namerava posneti na fonogram oziroma videogram.

Enako prijavo mora poslati uporabnik tudi za legalno uvožene fonograme, ki jih je uvozil v Republiko Slovenijo, če za te fonograme avtorske pravice niso bile oziroma ne bodo urejene v državi porekla fonogramov.

Po prejemu prijave del, ki jih je uporabnik reproduciral ali jih namerava reproducirati na fonogramu, bo Združenje SAZAS v najkrajšem možnem času uporabniku sporočilo, katera dela iz prijave del spadajo v njegov repertoar in mu izstavilo račun za avtorsko nadomestilo.

Če Združenje SAZAS nima podatkov, da prijavljeno delo pripada njegovemu repertoarju oziroma da zastopa imetnika mehaničnih pravic, bo v prijavo del vneslo oznako SAI (statut actuellement inconnu – status trenutno neznan) ali PAI (proprietaire actuellement inconnu – lastnik trenutno neznan). Če Združenje SAZAS na podlagi prijave dela ugotovi, da prijavljeno delo ne pripada njegovemu repertoarju oziroma da ne zastopa imetnika mehaničnih pravic, bo v prijavo del vneslo oznako PM (pas membre – ni član).

Oznake SAI, PAI in PM ne pomenijo dovoljenja Združenja SAZAS za uporabo tako označenih del.

Če se naknadno ugotovi, da Združenje SAZAS ščiti imetnika mehaničnih pravic oziroma prijavljeno delo, navkljub predhodni oznaki SAI, PAI ali PM, bo Združenje SAZAS o tem obvestilo uporabnika in obračunalo ustrezno avtorsko nadomestilo.

Prijava posnetka dela mora vsebovati vsaj naslednje osnovne podatke:

• kategorijo in oznako fonograma,
• število izdelanih fonogramov,
• originalni naslov dela, s tem da se pri potpurijih navajajo naslovi vseh uporabljenih del,
• morebitni prevod naslova dela,
• ime skladatelja, avtorja besedila in pooblaščenega prevajalca besedila, originalnega ali pooblaščenega aranžerja in založnika,
• podatke o delu (zvrst glasbenega dela, jezik, zasedba …).

Točno obliko in vsebino obrazca, na katerem mora Proizvajalec prijaviti posnetek dela določa Obrazec 1, ki je priloga in sestavni del te tarife.

Točno obliko in vsebina obrazca, na katerem mora Proizvajalec prijaviti posnetek del v primeru posebne izdaje oziroma izdaje fonograma kot priloge učbeniku določa Obrazec 2, ki je priloga in sestavni del te tarife.