(1) Delodajalec lahko skladno s petim odstavkom 62. člena ZZRZI izpolni kvoto le z zaposlenimi invalidi, ki jih je prijavil v zavarovanje v skladu z Navodilom za izpolnjevanje obrazca prijave v zavarovanje za invalide (Uradni list RS, št. 10/05, 43/05 in 53/12; v nadaljnjem besedilu: navodilo). Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije (v nadaljnjem besedilu: ZZZS) skladno s 66. členom ZZRZI skladu mesečno pošilja podatke iz uradne evidence o številu zaposlenih in podatke o prijavljenih invalidih, ki so podlaga za obračun kvote.

(2) V kvoto za posamezen mesec se štejejo le invalidi, ki so bili zaposleni in prijavljeni v zavarovanje kot zavarovanci invalidi na zadnji dan v mesecu za najmanj 20 ur na teden.

(3) Delodajalci, ki zaposlujejo invalide, nimajo pa jih prijavljenih na ZZZS kot invalide v skladu z navodilom, ne morejo uveljavljati niti njihovega vštevanja v kvoto niti preseganja kvote za obdobje, ko invalidov niso imeli ustrezno prijavljenih.

(4) Skladno z določbo drugega odstavka 87. člena ZZRZI lahko sklad za namene ugotovitve izpolnjevanja predpisane kvote iz 62. člena ZZRZI delodajalcu oziroma pooblaščencu delodajalca prek elektronske izmenjave podatkov dovoli vpogled v osebne podatke pri njem zaposlenih invalidov, ki jih je sklad pridobil od ZZZS.

(5) Če se pri prijavi iz prvega odstavka tega člena podatki iz evidenc delodajalca razlikujejo od podatkov v uradni evidenci ZZZS, jih mora delodajalec z ZZZS uskladiti najpozneje do petnajstega v mesecu za pretekli mesec. Po izdaji opomina, določenega v tretjem odstavku 65. člena ZZRZI, dokazovanje napak v uradni evidenci za nazaj ni več mogoče.