Organ vodi evidenco stroškov reprezentance, ki vsebuje:

• podatke o stroških po stroškovnih mestih (sektorjih, oddelkih, uradih in drugih notranjih organizacijskih enotah),
• podatke o vrsti stroškov reprezentance iz prvega odstavka 3. člena te uredbe in številu udeležencev na posameznih dogodkih,
• podatke o drugih stroških reprezentance iz prvega odstavka 3. člena,
• druge evidence, ki ne vsebujejo osebnih podatkov, za katere posamezen organ oceni, da so koristne ali potrebne za vodenje nadzora nad porabo.