Ta zakon določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti (v nadaljnjem besedilu: evidenca), način zbiranja podatkov, način vodenja in povezovanja evidenc, način posredovanja podatkov za potrebe državnih organov, lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil ter ostalih uporabnikov (v nadaljnjem besedilu: uporabniki), ki te podatke potrebujejo za opravljanje zakonsko določenih nalog oziroma za vodenje zbirk podatkov o posameznikih ali posameznicah (v nadaljnjem besedilu: posamezniki) ter za namene izvajanja statističnih, socialno ekonomskih in drugih raziskovanj, ki imajo zakonsko podlago.

Izrazi v tem zakonu imajo naslednji pomen:

• Uradne evidence so uradne zbirke podatkov, ki jih vodijo za to pooblaščeni organi in organizacije v Republiki Sloveniji.
• Centralni register prebivalstva je uradna evidenca podatkov o državljanih in državljankah (v nadaljnjem besedilu: državljanih), ki imajo stalno ali začasno prebivališče v Republiki Sloveniji, in tujcih in tujkah (v nadaljnjem besedilu: tujcih), ki imajo dovoljenje za stalno ali začasno prebivanje v Republiki Sloveniji, o državljanih, ki so stalno ali začasno, za več kot tri mesece, odsotni iz Republike Slovenije, ter o tujcih, ki v Republiki Sloveniji nimajo dovoljenja za stalno ali začasno prebivanje, imajo pa določene pravice ali obveznosti na področju pokojninskega in invalidskega zavarovanja, davkov, iz humanitarnih razlogov ali na drugem področju, če je tako določeno z zakonom.
• Poslovni register Slovenije je uradna evidenca o vseh poslovnih subjektih s sedežem na območju Republike Slovenije, ki opravljajo pridobitno ali nepridobitno dejavnost, o njihovih delih in podružnicah tujih podjetij, kakor jih določa zakon, ki ureja gospodarske družbe.
• Davčni register je uradna evidenca zavezancev za davek.
• Evidenca osebnih podatkov je zbirka osebnih podatkov oziroma vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika.
• Upravljavec evidence je fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega prava, ki sama ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave.
• Podatkovni vir je tisti, ki ima v skladu z zakonom pristojnost, da zbira določene podatke, oziroma je pristojen za to, da podatke posreduje.
• Delavec ali delavka (v nadaljnjem besedilu: delavec) je vsaka fizična oseba, ki je v delovnem razmerju na podlagi sklenjene pogodbe o zaposlitvi.
• Kot delavec se v smislu tega zakona šteje tudi oseba, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi opravlja delo za delodajalca ali opravlja samostojno poklicno, kmetijsko ali drugo dejavnost, pod pogojem, da ga opravlja osebno in je vključen v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa delodajalca, in oseba, ki pri delodajalcu opravlja delo zaradi usposabljanja.
• Delodajalec ali delodajalka (v nadaljnjem besedilu: delodajalec) je pravna in fizična oseba ter drug subjekt, kot je državni organ, lokalna skupnost, podružnica tujega podjetja ter diplomatsko in konzularno predstavništvo, ki zaposluje delavca na podlagi pogodbe o zaposlitvi.
• Kot delodajalec se v smislu tega zakona šteje tudi oseba, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi zaposluje delavca oziroma osebo, ki opravlja delo. Kot delodajalec se šteje tudi kmet ali kmetica (v nadaljnjem besedilu: kmet) ali fizična oseba, ki sam ali s člani svojega gospodarstva oziroma z družinskimi člani opravlja kmetijsko, pridobitno ali drugo dejavnost kot edini ali glavni poklic in ne zaposluje drugih oseb.
• Socialno zavarovanje obsega sistem obveznega zdravstvenega, pokojninskega in invalidskega zavarovanja oziroma zavarovanja za primer brezposelnosti in starševstva.
• Povezovalni znaki so osebna identifikacijska številka in druge z zakonom opredeljene enolične identifikacijske številke posameznika, z uporabo katerih je mogoče zbirati oziroma priklicati osebne podatke iz tistih zbirk osebnih podatkov, v katerih so obdelovani tudi isti povezovalni znaki.
• Spletni servis je računalniški vmesnik, ki omogoča neposredni vpogled v javne evidence državnih organov in nosilcev javnih pooblastil v postopkih odločanja o pravicah in obveznostih posameznikov na posameznih področjih.
• Paketna izmenjava podatkov je izpis podatkov po želenem kriteriju, pri čemer dva upravljavca skleneta dogovor o zagotavljanju izmenjave sprememb podatkov iz posameznih baz.

(1) Podatki v evidencah se vodijo po enotnih metodologijah, standardih, šifrantih in klasifikacijah, ki jih predpiše minister, pristojen za področje, v okviru katerega se vodi posamezna evidenca iz 6. člena tega zakona.

(2) Podatki se zbirajo v evidencah tako, da se prenašajo iz listin, obrazcev ali računalniških nosilcev podatkov, ki jih upravljavcem evidenc posredujejo subjekti, ki so po zakonu dolžni voditi te podatke. Za potrebe zbiranja oziroma vnosa podatkov se lahko določeni podatki prenesejo tudi iz drugih evidenc.

(1) Upravljavci evidenc iz točk a) do č) ter o) 6. člena tega zakona pridobivajo podatke neposredno od podatkovnega vira.

(2) Upravljavci evidenc iz 6. člena tega zakona in upravljavci uradnih evidenc iz 8. člena tega zakona morajo omogočiti dostop do podatkov iz teh evidenc uporabnikom, določenim s tem zakonom, za namen vzpostavitve oziroma vodenja in vzdrževanja uradnih evidenc tako, da je omogočeno izvrševanje njihovih nalog, določenih z zakonom. Upravljavci evidenc omogočijo brezplačen dostop do navedenih podatkov.

(3) Podatki, ki jih vsebujejo evidence po tem zakonu, se lahko pridobijo za vlagatelje oziroma za osebe, ki so stranke v postopkih iz prvega odstavka 5. člena tega zakona, lahko pa tudi za člane vlagateljeve družine ali gospodinjstva, če je to določeno s predpisom, ki ureja posamezno področje.

(4) Upravljavci evidenc morajo v predpisanih rokih zagotavljati ažurno in točno stanje evidenc.

(5) Upravljavci evidenc iz točk d) do n) 6. člena tega zakona in upravljavci uradnih evidenc iz 8. člena tega zakona omogočijo državnim organom, lokalnim skupnostim in nosilcem javnih pooblastil dostop iz drugega odstavka tega člena z vzpostavitvijo spletnih servisov, ki omogočajo neposreden vpogled v zbirke podatkov, in z vzpostavitvijo servisa za paketno izmenjavo podatkov.

(6) Za podatke, za katere je z zakonom, ki ureja davčno področje, predpisano, da se smejo državnim organom, lokalnim skupnostim in nosilcem javnih pooblastil razkriti na podlagi obrazloženega pisnega zahtevka predstojnika organa ali z njegove strani pooblaščene osebe, velja, da se za pisni zahtevek šteje tudi zahtevek, ki je izmenjan v elektronski obliki z varnim elektronskim podpisom s kvalificiranim potrdilom.

(7) Statistični urad Republike Slovenije in pooblaščeni izvajalci programa statističnih raziskovanj, določeni v vsakoletnem programu statističnih raziskovanj, so za te namene upravičeni do brezplačnega dostopa do podatkov iz evidenc iz 6. člena tega zakona.

(1) Podatki, ki jih vsebujejo evidence iz 6. člena tega zakona, se lahko uporabljajo za odločanje v upravnih postopkih v skladu z zakoni, ki urejajo posamezna področja, ter za namene izvajanja statističnih, socialno ekonomskih in drugih raziskovanj, ki imajo zakonsko podlago.

(2) Za vzpostavitev neposredne računalniške povezave, preko katere se bodo posredovali podatki uporabnikom iz 1. člena tega zakona, je potrebno predhodno soglasje ministra ali ministrice (v nadaljnjem besedilu: ministra), pristojnega za delo, družino in socialne zadeve, ter ministra, pristojnega za področje, v okviru katerega se vodi posamezna zbirka, ter informacijskega pooblaščenca ali pooblaščenke.

Na področju dela in socialne varnosti se vodijo naslednje evidence:

1. evidenca o zaposlenih delavcih,
2. evidenca o stroških dela,
3. evidenca o izrabi delovnega časa,

č) evidenca o oblikah razreševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu,

4. evidenca brezposelnih oseb,
5. evidenca o potrebi po delavcih,
6. evidenca o državljanih Evropske unije in z njimi izenačenih državljanov, ki se zaposlijo in delajo na ozemlju Republike Slovenije,
7. evidenca o državljanih tretjih držav, ki se zaposlijo in delajo na ozemlju Republike Slovenije,
8. evidenca o zavarovancih in uživalcih pravic iz obveznega zdravstvenega zavarovanja,
9. evidenca o družinskih članih državljanov Republike Slovenije na začasnem delu v tujini – upravičencih do zdravstvenega varstva,
10. evidenca o zavarovancih in uživalcih pravic iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja,
11. evidenca o socialnih prejemkih,
12. evidenca o družinskih prejemkih,
13. evidenca o starševskih nadomestilih,
14. evidenca o uživalcih pravic iz naslova varstva vojnih invalidov, vojnih veteranov in žrtev vojnega nasilja,
15. evidence s področja varnosti in zdravja pri delu.

(1) Evidence iz točk a), b), c) in č) prejšnjega člena vodijo delodajalci v skladu z določbami tega zakona za namene uveljavljanja pravic iz sistema socialnega zavarovanja in socialnega varstva, za namen zagotavljanja statističnega spremljanja ter za potrebe inšpekcijskega nadzora.

(2) Evidence iz točk d, e), f) in g) prejšnjega člena vodi Zavod Republike Slovenije za zaposlovanje na podlagi zakona, ki ureja zaposlovanje in zavarovanje za primer brezposelnosti, na podlagi zakona, ki ureja zaposlovanje in delo tujcev, ter na podlagi zakona, ki ureja zaposlitveno rehabilitacijo in zaposlovanje invalidov, razen evidence zaposlenih invalidov v podporni zaposlitvi, evidence invalidov, zaposlenih v zaščitni zaposlitvi, in evidence invalidov, zaposlenih v invalidskih podjetjih, ki jih vodi Sklad Republike Slovenije za vzpodbujanje zaposlovanja invalidov.

(3) Evidence iz točk h) in i) prejšnjega člena vodi Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije na podlagi zakona, ki ureja zdravstveno varstvo in zdravstveno zavarovanje.

(4) Evidenco iz točke j) prejšnjega člena vodi Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije na podlagi zakona, ki ureja matično evidenco o zavarovancih in uživalcih pravic iz pokojninskega zavarovanja.

(5) Evidence iz točke k) prejšnjega člena vodi ministrstvo, pristojno za socialne zadeve, na podlagi zakona, ki ureja socialno varstvo, oziroma v sodelovanju z drugimi ministrstvi, ki so pristojna za posamezne vrste socialnih prejemkov.

(6) Evidenci iz točk l) in m) prejšnjega člena vodi ministrstvo, pristojno za družino, na podlagi zakona, ki ureja starševsko varstvo in družinske prejemke.

(7) Evidenco iz točke n) prejšnjega člena vodi ministrstvo, pristojno za varstvo vojnih invalidov, vojnih veteranov in žrtev vojnega nasilja na podlagi zakonov, ki urejajo varstvo vojnih invalidov, vojnih veteranov in žrtev vojnega nasilja.

(8) Evidence iz točke o) prejšnjega člena vodijo delodajalci na podlagi zakona, ki ureja varnost in zdravje pri delu.

Na področju dela in socialne varnosti se za namen vodenja evidenc iz točk d) do n) 6. člena tega zakona in za izvajanje nalog, določenih z zakonom, uporabljajo podatki iz naslednjih uradnih evidenc podatkov:

1. Centralni register prebivalstva, ki ga vodi ministrstvo, pristojno za notranje zadeve, zagotavlja državnim organom, lokalnim skupnostim in nosilcem javnih pooblastil dostop do naslednjih podatkov:

• enotna matična številka občana (v nadaljnjem besedilu: EMŠO),
• davčna številka,
• kraj rojstva,
• država rojstva, če je kraj rojstva v tujini,
• osebno ime,
• državljanstvo,
• stalno prebivališče,
• začasno prebivališče, če je oseba tujec,
• zakonski stan,
• izobrazba,
• EMŠO matere, očeta, zakonca in otrok,
• datumi in podatki o dogodkih, spremembah ali popravkih.

2. Poslovni register Slovenije (v nadaljnjem besedilu: PRS), ki ga vodi Agencija za javnopravne evidence in storitve (v nadaljnjem besedilu: AJPES), zagotavlja državnim organom, lokalnim skupnostim in nosilcem javnih pooblastil dostop do naslednjih podatkov o posamezni enoti poslovnega registra:

• datum vpisa v poslovni register,
• matična številka poslovnega subjekta, številke transakcijskih računov, davčna številka,
• popolno ali dolgo ime, kratko ime, sedež in naslov poslovnega subjekta (ulica, hišna številka, dodatek k hišni številki, naselje, občina, poštna številka, ime pošte, upravna enota in podatki o geokodi),
• datum akta o ustanovitvi, podatki o vpisu pri registrskem organu (organ, datum, številka akta o vpisu in zaporedna številka vpisa),
• registrirana oziroma z aktom o ustanovitvi določena dejavnost po standardni klasifikaciji dejavnosti (v nadaljnjem besedilu: SKD), glavna dejavnost po SKD,
• institucionalni sektor po standardni klasifikaciji institucionalnih sektorjev,
• pravnoorganizacijska oblika,
• vrsta društva (samo za društva),
• poseben status,
• podatki o ustanoviteljih (osebno ime ali firma, sedež in naslov stalnega ali začasnega prebivališča, EMŠO ali matična številka, davčna številka),
• poreklo ustanovitvenega kapitala, države ustanovitvenega kapitala, vrsta lastnine po pretežnem deležu, lastniški delež Republike Slovenije,
• podatki o zastopnikih (osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, davčna številka, EMŠO in vrsta zastopnika),
• telefon, telefaks, elektronski naslov in naslov spletne strani (če jih enota poslovnega registra posreduje),
• vrsta in datum spremembe,
• podatki o izbrisu (vrsta, datum, pravni naslednik),
• davčna številka,
• EMŠO,
• lastniški delež gospodarskih družb,
• podatki o poslovanju gospodarske družbe (družba posluje: da, ne),
• številke računov gospodarskih družb,
• šifra proračunskega uporabnika.

3. Davčni register, ki ga vodi Davčna uprava Republike Slovenije (v nadaljnjem besedilu: DURS), zagotavlja državnim organom, lokalnim skupnostim in nosilcem javnih pooblastil, pod pogoji in na način, ki jih predpisuje davčna zakonodaja, dostop do naslednjih podatkov:

O fizičnih osebah:

• davčna številka, številke transakcijskih računov pri izvajalcih plačilnega prometa,
• osebni podatki: osebno ime, rojstni podatki, EMŠO, podatki o državljanstvu, naslov stalnega in začasnega prebivališča, naslov za vročanje (naselje, ulica, hišna številka in pošta), drugi podatki o fizični osebi (zaposlena ali nezaposlena; delodajalec, podatek o tem, ali je oseba prijavljena na Zavodu Republike Slovenije za zaposlovanje, upokojenec, kmet, študent, dijak), datum smrti,
• podatki o družini (osebno ime in naslov stalnega oziroma začasnega prebivališča ter davčna številka zakonca oziroma osebe, s katero živi fizična oseba v življenjski skupnosti, ki je po predpisih, ki urejajo zakonsko zvezo in družinska razmerja, v pravnih posledicah izenačena z zakonsko zvezo, osebno ime in naslov stalnega in začasnega prebivališča vzdrževanih družinskih članov ter njihovo davčno številko),
• podatki o osebah, ki so pooblaščene za zastopanje fizične osebe (davčna številka, osebno ime, naslov prebivališča, tip zastopnika, meje pooblastil za zastopanje, datum podelitve pooblastila, datum prenehanja pooblastila, podatki o elektronskem certifikatu),
• podatki o kapitalskih naložbah doma in v tujini, in sicer: firma, sedež in organizacijska oblika podjetja.

O pravnih osebah, združenjih oseb po tujem pravu, ki so brez pravne osebnosti, in drugih osebah, ki opravljajo dejavnost:

• davčna številka, identifikacijska številka, ki jo določi upravljavec poslovnega registra, šifra dejavnosti po standardni klasifikaciji dejavnosti (šifra razreda in podrazreda), številke transakcijskih računov pri izvajalcih plačilnega prometa in številke deviznih računov v Republiki Sloveniji in izven Republike Slovenije, davčne številke in številke transakcijskih računov pri izvajalcih plačilnega prometa in številke deviznih računov v Republiki Sloveniji in izven Republike Slovenije tudi za povezane osebe, določene z zakonom; davčna številka, firma oziroma osebno ime, sedež in naslov osebe, ki vodi poslovne knjige, če se poslovne knjige ne vodijo pri zavezancu za davek,
• firma oziroma ime, sedež in naslov (občina, naselje, ulica, hišna številka, dodatek k hišni številki, poštna številka, vse potrebne službene in domače številke telefonov in telefaksov, naslov službene elektronske pošte), podatki o številu in lokaciji poslovnih in drugih prostorov, ki se uporabljajo za opravljanje dejavnosti in pridobivanje dohodkov; podatki o poslovnih enotah doma in v tujini; podatki o ustanoviteljih, družbenikih oziroma članih (davčna številka, ime in priimek oziroma firma, naslov prebivališča oziroma sedeža, država prebivališča oziroma sedeža, vrsta in obseg odgovornosti, datum vstopa in datum izstopa),
• podatki o kapitalskih naložbah doma in v tujini, in sicer: firma, sedež in organizacijska oblika podjetja v tujini,
• podatki o osebah, ki so pooblaščene za zastopanje pravne osebe in druge osebe, ki opravlja dejavnost (davčna številka, osebno ime, naslov prebivališča, tip zastopnika, meje pooblastil za zastopanje, datum podelitve pooblastila, datum prenehanja pooblastila, podatki o elektronskem certifikatu),
• podatki o postopku prisilne poravnave, likvidacije oziroma stečaja in o drugi vrsti prenehanja (datum pravnomočnega sklepa o začetku postopka, datum pravnomočnega sklepa o koncu postopka in način končanja postopka),
• podatki o statusnih spremembah.

č) Evidenca o davkih, ki jo vodi DURS, zagotavlja državnim organom, lokalnim skupnostim in nosilcem javnih pooblastil, pod pogoji in na način, ki jih predpisuje davčna zakonodaja, dostop do:

• podatkov iz davčnih napovedi in iz obračunov davka,
• podatkov iz odločb o odmeri davkov.

4. Knjigovodska evidenca, ki jo vodi DURS, zagotavlja državnim organom, lokalnim skupnostim in nosilcem javnih pooblastil, pod pogoji in na način, ki jih predpisuje davčna zakonodaja, dostop do:

• podatkov o stanju terjatev in gibanju terjatev in obveznosti davčnega zavezanca.

Tehnične pogoje uporabe in izmenjave osebnih podatkov predpiše Vlada Republike Slovenije.

(1) Zavod Republike Slovenije za zaposlovanje ima za potrebe izvajanja obveznega socialnega zavarovanja in socialnega varstva pravico do dostopa in uporabe osebnih podatkov iz evidenc iz 6. člena tega zakona ter iz uradnih evidenc iz 8. člena tega zakona.

(2) Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije ima za potrebe izvajanja obveznega socialnega zavarovanja in socialnega varstva pravico do dostopa in uporabe osebnih podatkov iz evidenc iz 6. člena tega zakona ter iz uradnih evidenc iz 8. člena tega zakona.

(3) Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije ima za potrebe vodenja postopkov za priznanje pravic iz naslova pokojninskega in invalidskega zavarovanja pravico do dostopa in uporabe osebnih podatkov iz evidenc iz 6. člena tega zakona ter iz uradnih evidenc iz 8. člena tega zakona.

(4) Ministrstvo, pristojno za delo, družino in socialne zadeve, ima za potrebe vodenja postopkov za priznanje pravic iz naslova socialnega varstva, starševskega varstva, družinskih prejemkov ter varstva vojnih invalidov, vojnih veteranov in žrtev vojnega nasilja pravico do dostopa in uporabe osebnih podatkov iz evidenc iz 6. člena tega zakona ter iz uradnih evidenc iz 8. člena tega zakona.

(5) Statistični urad Republike Slovenije ima za potrebe izvajanja nacionalnega programa izvajanja statističnih raziskovanj v skladu z zakonom pravico do dostopa in uporabe osebnih podatkov iz evidenc iz 6. člena tega zakona ter iz uradnih evidenc iz 8. člena tega zakona.