(1) Za podeljevanje štipendij in za zagotavljanje gospodarne porabe proračunskih sredstev se upravlja evidenca štipendistov organov državne uprave, v kateri se obdelujejo naslednji podatki:
1. identifikacijski podatki štipendista (ime in priimek, spol, naslov prebivališča),
2. davčna številka,
3. kontaktna telefonska številka in naslov elektronske pošte,
4. številka transakcijskega računa,
5. datum sklenitve pogodbe o štipendiranju,
6. datum zaključka izobraževanja in zaposlitve,
7. organ, na katerega je posamezen štipendist pogodbeno vezan,
8. šola oziroma fakulteta, program in smer šolanja oziroma študija,
9. podatki o udeležbi na različnih oblikah usposabljanja in izpopolnjevanja,
10. povprečna ocena za vsako študijsko leto posebej,
11. točke za izračun štipendije,
12. višina štipendije.
(2) Upravljavec evidence štipendistov organov državne uprave je ministrstvo, pristojno za javno upravo. Organi državne uprave so upravljavci evidence v delu, ki se nanaša na osebne podatke štipendistov, katerim organ podeljuje štipendijo ali s katerimi je štipendist sklenil pogodbo o zaposlitvi na podlagi sedmega odstavka 55. člena tega zakona.
(3) Podatke iz prvega odstavka tega člena lahko obdelujejo javni uslužbenci centra za kadre v organih državne uprave iz 62. člena tega zakona in javni uslužbenci, ki v organu iz drugega stavka prejšnjega odstavka, opravljajo naloge kadrovskega poslovanja.
(4) Ne glede na določbi prvega in drugega odstavka tega člena upravlja evidenco štipendistov za potrebe Slovenske vojske ministrstvo, pristojno za obrambo, evidenco štipendistov za potrebe Slovenske obveščevalno-varnostne agencije pa Slovenska obveščevalno-varnostna agencija. Podatke iz prvega odstavka tega člena za potrebe Slovenske vojske obdelujejo javni uslužbenci oziroma vojaške osebe, ki jih pooblasti minister, pristojen za obrambo, za potrebe Slovenske obveščevalno-varnostne agencije pa javni uslužbenci, ki jih pooblasti direktor Slovenske obveščevalno-varnostne agencije.
(5) Podatki evidence iz prvega odstavka tega člena se začnejo za posameznega štipendista voditi z dnem, ko sklene pogodbo o štipendiranju, preneha pa z dnem sklenitve pogodbe o zaposlitvi ali odveze od obveznosti skleniti pogodbo o zaposlitvi.
(6) Dokumenti s podatki o štipendistu, za katerega se preneha voditi evidenca iz prvega odstavka tega člena, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora štipenditor predložiti na zahtevo pristojnega organa.
(7) Drugi državni organi in uprave lokalnih skupnosti za podeljevanje štipendij lahko upravljajo lastno evidenco štipendistov, v kateri obdelujejo podatke iz prvega odstavka tega člena. Za evidenco se smiselno uporabljajo določbe tretjega, petega in šestega odstavka tega člena.