Prošnja za podatke iz člena 4 Direktive 76/308/EGS se sestavi v pisni obliki skladno z vzorcem v Prilogi I k tej direktivi. Če prošnje ni mogoče vložiti z elektronskimi sredstvi, mora imeti uradni žig organa prosilca in podpis njegovega uradnika, ki je ustrezno pooblaščen za vložitev te prošnje.

Kadar je podobna prošnja naslovljena na katerikoli drugi organ, organ prosilec v prošnji za podatke navede ime tega organa.