Pooblaščena oseba delodajalca mora delavca pisno seznaniti z očitanimi kršitvami oziroma z očitanim razlogom nesposobnosti in mu omogočiti zagovor, v katerem se delavec izreče o ugotovitvah oziroma navedbah neposrednega vodje ali direktorja oddelka. Delavec mora imeti za zagovor najmanj tri delovne dni časa, pri čemer ima delavec pravico do vpogleda v dokumentacijo, na podlagi katere je bil pričet postopek. O razgovoru se vodi zapisnik.

V postopku je potrebno ugotoviti vse okoliščine v zvezi z očitanimi kršitvami in, ali je bil delavcu omogočen enak obseg in dane enake možnosti usposabljanja za delo oziroma za strokovno izpopolnjevanje kot drugim delavcem, ki opravljajo enako ali podobno delo.

Pooblaščena oseba poda pisni in obrazloženi predlog za redno odpoved iz razloga nesposobnosti oddelku Organizacija in kadri.