(1) Notranja pravila vsebujejo določbe, s katerimi se opredeli izvajanje postopkov ali storitev. S temi določbami se zagotavljajo dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost in trajnost zajetega in hranjenega gradiva.

(2) Vsi postopki, ki so del poslovanja in se urejajo z notranjimi pravili, se v teh pravilih natančno opišejo, na primer:

1. pretvorba gradiva iz fizične v digitalno obliko (digitalizacija),
2. pretvorba gradiva iz fizične ali digitalne oblike na mikrofilm (mikrofilmanje),
3. pretvorba gradiva iz ene v drugo digitalno obliko,
4. druge oblike pretvorb, kakor jih opredeljuje 15. člen uredbe,
5. zajem gradiva v digitalni obliki in pripadajočih metapodatkov v informacijski sistem,
6. hramba gradiva v digitalni obliki,
7. odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva,
8. izročanje arhivskega gradiva pristojnemu arhivu,
9. izločanje in uničevanje dokumentarnega gradiva,
10. prenos gradiva med informacijskimi sistemi.

(3) V vsakem opisu postopka iz prejšnjega odstavka se jasno opredelijo:

• namen postopka in obseg posameznih aktivnosti v njegovem okviru,
• odgovorna oseba, ki usmerja in nadzoruje postopek,
• izvajalci aktivnosti v okviru postopka in njihova odgovornost,
• merila za ugotavljanje uspešnosti postopka in morebitni pogoji za začetek postopka,
• aktivnosti za preverjanje uspešnosti postopka in morebitno odpravo ugotovljenih napak ter odgovorna oseba.