(1) Dokumentarno gradivo se praviloma evidentira ob nastanku ali po prejemu, vendar najpozneje ob zajemu v informacijski sistem ali pri pretvorbi v digitalno obliko.

(2) Oseba v notranjih pravilih opredeli evidence, ki jih vodi za gradivo, katerega zajem in hrambo ureja z njimi.

(3) Za vsako evidenco gradiva v informacijskem sistemu se določijo evidenčni podatki. Evidenca o gradivu vsebuje najmanj naslednje evidenčne podatke:

1. enolično identifikacijsko oznako,
2. datum in čas nastanka ali prejema,
3. rok hrambe,
4. naslov ali kratek opis vsebine gradiva,
5. navedbo subjekta (avtor, pošiljatelj ali prejemnik).