Izrazi, uporabljeni v tem pravilniku, pomenijo:

1. »Agregacija« je katera koli oblika združevanja dokumentov v zaokroženo enoto gradiva, kakor so na primer zadeva, spis, dosje.
2. »Avdiovizualno gradivo« je slikovno ali zvočno gradivo na različnih nosilcih zapisa v analogni ali digitalni obliki.
3. »Brisanje« je fizično uničenje zapisa, ob katerem ne nastanejo zapisi, ki bi ohranjali kakršne koli metapodatke o izbrisanem. Brišemo na primer osnutek dokumenta po tem, ko je že bila objavljena njegova končna različica.
4. »Certificiranje opreme in storitev« je postopek, s katerim državni arhiv prizna skladnost ponujene opreme, zajema in e-hrambe ter spremljevalnih storitev z veljavnimi predpisi.
5. »Digitalizat« je elektronska kopija zapisa v fizični obliki, ki je nastala med postopkom pretvorbe gradiva iz fizične v digitalno obliko.
6. »E-hramba« je hramba gradiva v digitalni obliki.
7. »Elektronski podpis« je niz podatkov v elektronski obliki, ki je vsebovan, dodan ali logično povezan z drugimi podatki, in je namenjen preverjanju pristnosti teh podatkov in identifikaciji podpisnika.
8. »Elektronsko arhiviranje« zajema postopke prevzemanja arhivskega gradiva v digitalni obliki v pristojne arhive, njegovo strokovno obdelavo in dolgoročno e-hrambo v skladu z zakonodajo ter omogoča učinkovito upravljanje in uporabo tega gradiva.
9. »Enote gradiva« so dokumenti, zadeve, vpisi v uradno evidenco ali druge oblike evidentiranih zapisov ali skupin zapisov.
10. »Evidenca« je razvid dokumentarnega gradiva.
11. »Evidentiranje« je postopek načrtnega namenskega vpisovanja podatkov o gradivu v evidenco.
12. »Geografski informacijski sistem« je sistem za zbiranje, upravljanje, hrambo, analizo in prikaz prostorskih podatkov z lastnostmi dokumentarnega gradiva.
13. »Gradivo« je dokumentarno in arhivsko gradivo v digitalni obliki, kakor ga opredeljuje zakon.
14. »Informacijska sredstva« so sredstva in viri (prostori, strojna in programska informacijska oprema, ljudje, delovni postopki za zajem in e-hrambo ter spremljevalne storitve, gradivo), ki jih upravlja sama oseba ali druge osebe ter so potrebni za zajem, e-hrambo in spremljevalne storitve ter jih oseba ščiti pred nevarnostmi (na primer pred človeškimi napakami, namernimi dejanji, vplivi okolja, organizacijskimi in tehničnimi napakami).
15. »Izločanje« je postopek priprave na uničenje dokumentarnega gradiva, ki mu je potekel rok hrambe.
16. »Izvedeni prostorski podatki« so podatki, ki so v danem sistemu nastali po natančno določenem postopku obdelave vhodnih prostorskih podatkov in se štejejo za nov prostorski podatek.
17. »Izvirno digitalno gradivo« je gradivo, ki je izvirno nastalo v digitalni obliki.
18. »Razvrščanje« je postopek razvrščanja gradiva glede na njegovo vsebino in poslovne dejavnosti osebe.
19. »Načrt neprekinjenega delovanja« zagotavlja neprekinjeno delovanje z dejavnostmi, ki so potrebne za ohranjanje delovanja sistema e-hrambe v času motenja ali prekinitev normalnega delovanja in ponovne vzpostavitve normalnega delovanja sistema e-hrambe v primernem obdobju glede na oceno tveganja.
20. »Odbiranje« je postopek odbiranja arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva.
21. »Oprema« je vsaka strojna in programska oprema, ki v celoti ali delno omogoča zajem in e-hrambo gradiva ali izvajanje spremljevalnih storitev.
22. »Oseba« je javnopravna oseba, ki zajema ali hrani gradivo v digitalni obliki, ponudnik storitve zajema in e-hrambe ali spremljevalnih storitev ali oseba, ki želi uveljavljati veljavnost in dokazno vrednost svojega gradiva v skladu z določbami 31. člena zakona (oseba iz prvega odstavka 17. člena zakona).
23. »Pretvorba« je postopek spreminjanja ene oblike zapisa v drugo obliko.
24. »Prevzemnik vzorčnih notranjih pravil« je pravna oseba, ki je prevzela vzorčna notranja pravila.
25. »Produkcijsko okolje« je okolje za redno rabo, v katerem se izvajajo zajem in e-hramba ter spremljevalne storitve.
26. »Prostorski podatki« so podatki, ki se neposredno ali posredno nanašajo na posamezno lokacijo ali geografsko območje.
27. »Postopki« vključujejo zajem in e-hrambo ter z njima povezane aktivnosti (na primer pretvorbo, izločanje in uničevanje, odbiranje in izročanje), ki jih izvaja sam lastnik gradiva.
28. »Razred« je vsebinska enota razvrščanja gradiva in temeljni gradnik v načrtu razvrščanja. Razred je opredeljen z znakom, opisom vsebine znaka in rokom hrambe gradiva. Glede na določbe predpisov ali internih aktov, ki urejajo razvrščanje, se v postopkih razvrščanja v razrede uvrščajo agregacije (na primer zadeve) ali posamezni dokumenti.
29. »Revizijska sled« je nespremenljivi podrobno dokumentirani zapis, ki nedvoumno, neizpodbitno in celovito dokumentira zapisovanje in spreminjanje zapisov ves čas njihovega trajanja od izvirnega zapisa do v tistem času veljavnega zapisa. Iz nje je razvidno vsaj, kdo, kdaj, s katerimi podatki in kakšno operacijo je izvedel glede posameznega zapisa, ter tako omogoča poznejše prepoznavanje časa, vršilca, načina in vsebine poznejše obdelave podatkov, na katere se revizijska sled nanaša.
30. »Slikovno gradivo (v fizični obliki)« so umetniške slike in risbe, fotografije, diapozitivi, negativi, negativi na steklu, tiski, plakati, letaki, razglednice in grafike.
31. »Skrbnik vzorčnih notranjih pravil« je pravna oseba, ki vzdržuje vzorčna notranja pravila, ta so na voljo tudi drugim osebam.
32. »Skrbnik« je oseba, ki so ji bile dodeljene skrbniške pravice. Ta pravilnik loči med skrbnikom sistema, na katerem je programska oprema nameščena, skrbnikom podatkovnih zbirk, ki jih uporablja programska oprema, in skrbnikom programske opreme.
33. »Skrbniške pravice« so pravice, povezane z odgovornostmi skrbnikov, katerih naloga je zagotoviti vsebinsko in tehnično pravilno delovanje informacijskega sistema, podatkovne zbirke in programske opreme. Z ločevanjem vlog in omejevanjem pravic dosežemo primerno zagotovilo za upoštevanje načel, povezanih z dokumentarnim gradivom in opredeljenih v zakonu.
34. »Sprejemni informacijski paket« je zaokrožena celota, s katero javnopravna oseba arhivu izroči arhivsko gradivo v digitalni obliki v skladu z dodatnimi strokovno-tehničnimi navodili pristojnega arhiva.
35. »Storitve« vključujejo zajem in e-hrambo ali spremljevalne storitve, ki jih izvaja ponudnik.
36. »Uničenje« je postopek odstranitve dokumentarnega gradiva, ki mu je potekel rok hrambe, tako da njegova obnovitev ni več mogoča. Po uničenju ostanejo določeni metapodatki, ki dokazujejo obstoj in uničenje gradiva.
37. »Upravljavec uradne evidence« je oseba, ki je s predpisom ali aktom, ki ureja vzpostavitev in upravljanje evidence, določena kot njen vsebinski upravljavec.
38. »Uradna evidenca« je evidenca, ki je vzpostavljena na podlagi katerega koli zakona, podzakonskega predpisa ali splošnega akta, izdanega za izvajanje javnih pooblastil.
39. »Vloga« je skupek odgovornosti in nalog, določen z notranjimi pravili, v zvezi z izvajanjem zajema in hrambe gradiva.
40. »Vrste gradiva« so besedilni in mešani dokumenti, filmsko in avdiovizualno gradivo, spletne strani, elektronska pošta, podatkovne zbirke in uradne evidence ter prostorski podatki.