(1) Za uradne evidence javnopravnih oseb se dokumentirajo vse spremembe vrednosti podatkov. Če se vrednost podatka spremeni, se stara vrednost ohrani tako, da je mogoč vpogled v staro stanje na določeni dan. Pristojni arhiv lahko z dodatnimi strokovno-tehničnimi navodili (v nadaljnjem besedilu: strokovno-tehnična navodila) omeji izbor podatkov, za katere je treba ohraniti stare vrednosti.

(2) Za uradne evidence javnopravnih oseb se dokumentirajo pravne podlage, ki so bile v uporabi pri upravljanju posamezne uradne evidence. To obsega vse predpise, tudi notranje, ki urejajo to upravljanje, vključno z njihovimi spremembami.