(1) Oseba z notranjimi pravili uredi upravljanje podatkovnih zbirk in uradnih evidenc. V ta namen izdela seznam vseh podatkovnih zbirk in uradnih evidenc. Vsaka od njih je dokumentirana najmanj z:

• opisom tehničnega okolja,
• opisom strukture podatkov, kar vključuje tudi podatkovni model in šifrante,
• viri podatkov na ravni vpisnih polj uporabniškega vmesnika za vnos ali spremembo podatkov,
• opisom uporabljenih izrazov (semantike),

tako da bo mogoče zagotoviti kasnejšo uporabo informacij tudi zunaj prvotnega okolja.

(2) Spremembe tehničnega okolja, v katerem je podatkovna zbirka in uradna evidenca, ali strukture podatkov se dokumentirajo najmanj z:

• opisom sprememb,
• načrtom izvedbe sprememb (vključuje tudi načrt preizkušanja in preverjanja celovitosti in pravilnosti izvedbe),
• utemeljitvijo upravičenosti morebitnega brisanja ali opustitve prenosa izbranih podatkov,
• dokumentiranim dokazilom o izvedbi v skladu z načrtom izvedbe sprememb.