(1) Oseba, ki ureja zajem in hrambo elektronske pošte z notranjimi pravili, z njimi uredi vodenje in obseg evidence zajete elektronske pošte. Oseba lahko vodi evidenco tudi tako, da zajame vsebino elektronskih poštnih sporočil v informacijski sistem za upravljanje dokumentov.

(2) Oseba, ki vodi evidenco iz prejšnjega odstavka, v informacijskem sistemu za upravljanje dokumentov zajame v evidenco poleg vsebine sporočila tudi metapodatke iz glave sporočila.

(3) V evidenco iz prvega odstavka tega člena se zajamejo najmanj naslednji metapodatki iz glave sporočila:

1. naslov prejemnika elektronskega sporočila (naslovnik sporočila, polje »Za« v glavi sporočila),
2. naslov prejemnika elektronskega sporočila (v vednost, polje »Kp« v glavi sporočila),
3. naslov prejemnika odgovorov (polje »Od« v glavi sporočila),
4. naslov pošiljatelja elektronskega sporočila (polje »Pošiljatelj« v glavi sporočila),
5. naslov/predmet elektronskega sporočila (lahko tudi »Zadeva« v glavi sporočila),
6. datum in čas elektronskega sporočila (polje »Datum« v glavi sporočila).