(1) Oseba, ki zajema in hrani elektronsko pošto, izdela seznam elektronskih poštnih predalov, katerih vsebina ima lastnosti dokumentarnega ali arhivskega gradiva.

(2) Seznam elektronskih poštnih predalov iz prejšnjega odstavka vsebuje najmanj:

• izvor (elektronski poštni predal oziroma njegove dele, na primer mape),
• obliko zapisa (format),
• zajem (ročni, samodejni),
• obseg potrebnih metapodatkov za vodenje evidence ter zagotavljanje celovitosti, uporabnosti in avtentičnosti,
• odgovorne osebe za zajem in hrambo vsebine elektronskih poštnih predalov in njihove odgovornosti.

(3) Postopki zajema in hrambe vsebine elektronske pošte se opredelijo v skladu s splošnimi zahtevami za opise postopkov iz tretjega odstavka 15. člena tega pravilnika.

(4) Če se tak poštni predal iz drugega odstavka tega člena preneha uporabljati, se vsebina, ki je predmet zajema in hrambe, takoj pretvori v obliko za dolgoročno hrambo.