(1) Kadar oseba za evidentiranje in upravljanje dokumentarnega gradiva v elektronski oziroma fizični obliki uporablja informacijski sistem za upravljanje dokumentov, z notranjimi pravili določi poslovne funkcije (na primer evidentiranje, razvrščanje po vsebini, zajem elektronske pošte, upravljanje dostopnih pravic), ki jih izvaja z njegovo pomočjo.

(2) Osebe, ki urejajo upravljanje dokumentarnega gradiva z notranjimi pravili, določijo izvajanje posameznih postopkov upravljanja gradiva (na primer evidentiranje, razvrščanje, izločanje, uničevanje) v skladu s tretjim odstavkom 15. člena tega pravilnika. Kadar je upravljanje dokumentarnega gradiva urejeno s predpisom (na primer Uredbo o upravnem poslovanju, Sodnim redom), se lahko v notranjih pravilih neposredno sklicujejo na ta predpis.