Z notranjimi pravili se določita postopka pretvorbe in zajema dokumentarnega in arhivskega gradiva, izvirno nastalega v fizični ali analogni obliki (digitalizacija), ki vključujeta najmanj:

1. merila za izbiro gradiva ob upoštevanju velikosti gradiva, njegove ohranjenosti, količine in pogostosti uporabe;
2. pregled gradiva;
3. evidentiranje vseh enot dokumentarnega in arhivskega gradiva ne glede na obliko ali nosilec zapisa, nastanek in druge tehnološke značilnosti;
4. pripravo gradiva, ki obsega:

1. zlaganje po vrstnem redu, oštevilčenje strani oziroma preverjanje številčenja,
2. čiščenje, odstranjevanje sponk, lepilnih trakov,
3. restavratorske posege (če so potrebni),
4. razvrščanje (vsebinsko, kronološko, po serijah),
5. pripravo tehničnih navodil za digitalizacijo (kontrolni seznam),
6. transkripcijo nečitljivega besedila (če je mogoča),
7. pripravo metapodatkov in podatkovnega ovitka;

5. pravilno pretvorbo ter zajem vsebine dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalno obliko, ki:

1. obsega vse ključne vsebinske podatke,
2. zajema ali ustvari vse potrebne metapodatke, vključno s podatki, ki zagotavljajo celovitost (neokrnjenost vsebine), avtentičnost (dokazljiva povezanost reprodukcij z vsebino izvirnega dokumentarnega in arhivskega gradiva in njegovim izvorom) in uporabnost gradiva (omogočanje popolne interpretacije podatkov kot smiselne informacije z možnostjo identifikacije enot gradiva), ter omogoči strogo nadzorovano in dokumentirano dodajanje teh podatkov,
3. obsega dodane vsebinske in tehnične metapodatke, ki so posebej in jasno ločeni, shranjeni in drugače označeni od izvirnih podatkov, ter vse pomembne opombe in podatke o postopku zajema in izvirnikih;

6. postopek digitalizacije, s katerim se zagotovijo:

1. digitalizati z najmanj 300 dpi,
2. digitalizati z najmanj 600 dpi za gradivo, ki je manjše od A6 (148 x 105 mm) ali ima velikost pisave enako ali manjšo od 5 pt,
3. digitalizati z najmanj 600 dpi za slikovno gradivo,
4. glede na vrsto digitalizacije barvna globina 8 bitov za sivinski digitalizat in barvna globina 24 bitov za barvni digitalizat,
5. formati digitalizatov za dolgoročno e-hrambo, ki jih državni arhiv objavlja na svoji spletni strani,
6. digitalizati najmanj v ciljni resoluciji, ne pa ustvarjeni z interpolacijo,
7. digitalizati, ki se jim pri pretvorbi v formate za dolgoročno hrambo ne zmanjša resolucija;

7. samodejno ali ročno kontrolo pravilne digitalizacije za odpravo napak ali odstopanj;

8. evidentiranje digitaliziranega gradiva ter

9. hrambo zadostnega obsega dokumentacije, ki dokazuje, da uporabljena orodja, metode in postopki digitalizacije zagotavljajo zanesljiv zajem v digitalno obliko.