(1) Z notranjimi pravili se določi odgovorna oseba za pretvorbo gradiva v oblike zapisa za dolgoročno e-hrambo.

(2) Odgovorna oseba za izvajanje pretvorbe je odgovorna najmanj za:

• spremljanje veljavnih oblik zapisa za dolgoročno e-hrambo za posamezne vrste gradiva,
• pravočasno pretvorbo gradiva v novo obliko zapisa,
• načrtovanje in izvedbo vseh faz pretvorbe gradiva,
• dokumentiranje celotnega postopka pretvorbe,
• sodelovanje z zunanjim izvajalcem, kadar ta izvaja pretvorbo.

(3) Kadar ponudnik storitve pretvarja gradivo v obliko za dolgoročno e-hrambo, naročnik storitve v svojih notranjih pravilih določi odgovorno osebo, ki sodeluje z izvajalcem in je na strani naročnika odgovorna za pravočasnost in ustreznost pretvorbe. Ponudnik storitev v svojih notranjih pravilih predvidi sodelovanje z odgovorno osebo pri naročniku.