Z notranjimi pravili se opredeli postopek pretvorbe v obliko zapisa za dolgoročno e-hrambo, ki vključuje:

1. določitev obsega gradiva za pretvorbo;
2. evidentiranje in opremljanje z metapodatki iz evidence gradiva;
3. oblike zapisa za dolgoročno e-hrambo za posamezne vrste gradiva v digitalni obliki;
4. programsko opremo za pretvorbo oblike zapisa (pretvornik): ime, različica, proizvajalec;
5. programsko opremo za preverjanje in potrditev ustreznosti pretvorbe (validator): ime, različica, proizvajalec;
6. opredeljene faze postopka: načrtovanje, preizkus, pretvorba, preverjanje in potrditev ustreznosti pretvorbe (merila in način preverjanja pravilnosti in ustreznosti pretvorbe gradiva), odobritev;
7. ukrepe ob ugotovljenih nepravilnostih.