(1) Ta pravilnik določa način ravnanja z arhivskimi in drugimi obveznimi izvodi publikacij (v nadaljnjem besedilu: obvezni izvod) v depozitarnih organizacijah na podlagi prvega in tretjega odstavka 13. člena Zakona o obveznem izvodu publikacij (v nadaljnjem besedilu: zakon).

(2) Ravnanje z obveznim izvodom zajema:

• sprejemanje in zbiranje,
• bibliografsko obdelavo,
• hranjenje in varovanje,
• dajanje v uporabo,
• izdajanje strokovnega mnenja v primeru dvoma, ali gre za gradivo, za katero veljajo določbe zakona.

(1) Če Narodna in univerzitetna knjižnica (v nadaljnjem besedilu: NUK) ugotovi, da zavezanec ni poslal obveznega izvoda v določenem roku ali ga je poslal v premajhnem številu primerkov, posreduje zavezancu pisni poziv, da v roku sedmih dni po prejemu poziva pošlje zahtevane obvezne izvode.

(2) Če zavezanec na podlagi pisnega poziva v sedmih dneh ne posreduje obveznega izvoda v skladu z zakonom in tem pravilnikom, NUK obvesti inšpektorat iz 22. člena zakona.

(3) V primeru ponavljajočega neizpolnjevanja obveznosti s strani zavezanca, ga NUK ne poziva več v skladu s prvim odstavkom tega člena.

(4) NUK mora sprejeti vsak obvezni izvod, ki ga pošlje zavezanec iz 9. člena zakona. Če zavezanec pošlje preveliko število izvodov, NUK razpolaga z odvečnimi izvodi v skladu s svojo nabavno politiko in jih ne pošilja drugim depozitarnim organizacijam.

Depozitarne organizacije (v nadaljnjem besedilu: druge knjižnice) morajo sprejeti vsak obvezni izvod, ki jim ga pošlje NUK.

(1) NUK in Univerzitetna knjižnica Maribor (v nadaljnjem besedilu: UKM) en primerek obveznega izvoda namenita trajni uporabi (postavitveni izvod), drugi, arhivski primerek, pa trajnemu hranjenju v skladu z 19. členom zakona (arhivski izvod).

(2) Druge knjižnice primerek obveznega izvoda namenijo uporabi v skladu s 13. členom zakona, pri čemer primerke obveznega izvoda uvrstijo v redno zbirko na osrednji lokaciji knjižnice in jih po določenem času lahko izločijo na podlagi navodil NUK za izločanje in odpis knjižničnega gradiva in svojih internih aktov.

(3) Druge knjižnice hranijo monografske publikacije iz obveznega izvoda vsaj tri leta, časopise vsaj eno leto, časnike in druge publikacije pa vsaj šest mesecev. O nadaljnjem hranjenju odloča vsaka knjižnica sama v skladu s svojo politiko oblikovanja knjižnične zbirke.

(1) Pri arhivskih izvodih se oznak (npr. signaturne nalepke in črtne kode) ne lepi neposredno na gradivo, ampak na zaščitne ovoje ali pasice.

(2) Za označevanje ostalih obveznih izvodov se uporablja samolepilne etikete z obstojnim lepilom, ki povzroča čim manj poškodb na gradivu (npr. nalepke iz trajno obstojnega papirja s kemično stabilnim in vodotopnim lepilom).

(1) Za neposredno označevanje arhivskih izvodov na tiskanih nosilcih se uporabljajo mehak grafitni svinčnik (B) ali druga pisala, ki ne poškodujejo papirja. Za označevanje zvočnih, slikovnih, fizičnih elektronskih in podobnih nosilcev se uporabljajo pisala, ki so namenjena označevanju določene vrste nosilca in ga ne poškodujejo.

(2) Vsi primerki obveznega izvoda se označijo tudi z lastniškim žigom, razen v primerih, ko se nosilca zapisa ne sme ali ne more žigosati, ker bi ga s tem poškodovali. V takem primeru se žigosa spremno gradivo ali škatlo oziroma zaščitni ovoj. Črnilo za žige mora biti obstojno ter ne sme povzročati škode.

(1) Obvezni izvod se ob upoštevanju določb 5. in 6. člena tega pravilnika označi z inventarno številko, ki se v skladu z možnostmi razlikuje od inventarnih številk za drugo gradivo knjižnice.

(2) Če je inventarna številka po strukturi enaka za vse vrste gradiva, je potrebno omogočiti izpis obsega in drugih značilnosti prejetega gradiva iz obveznega izvoda na drugačen način.

V skladu s tretjim odstavkom 16. člena zakona morajo biti bibliografski podatki o publikacijah iz obveznega izvoda dostopni v vzajemnem katalogu. Vsaka depozitarna organizacija mora evidentirati, inventarizirati, formalno in vsebinsko obdelati svoje primerke publikacij iz obveznega izvoda in zapise opremiti s podatki, ki omogočajo kadarkoli narediti izpise o prejetem obveznem izvodu.