(1) Za neposredno označevanje arhivskih izvodov na tiskanih nosilcih se uporabljajo mehak grafitni svinčnik (B) ali druga pisala, ki ne poškodujejo papirja. Za označevanje zvočnih, slikovnih, fizičnih elektronskih in podobnih nosilcev se uporabljajo pisala, ki so namenjena označevanju določene vrste nosilca in ga ne poškodujejo.

(2) Vsi primerki obveznega izvoda se označijo tudi z lastniškim žigom, razen v primerih, ko se nosilca zapisa ne sme ali ne more žigosati, ker bi ga s tem poškodovali. V takem primeru se žigosa spremno gradivo ali škatlo oziroma zaščitni ovoj. Črnilo za žige mora biti obstojno ter ne sme povzročati škode.