Posamezen razvid je sestavljen iz glavne knjige in zbirke listin.

Glavna knjiga se vodi kot centralna informatizirana zbirka ministrstva tako, da se vanjo vpisujejo in v njej vzdržujejo vsi podatki, ki se vpišejo v razvid.

Listine, na podlagi katerih je bil opravljen vpis v glavno knjigo, se vložijo v zbirko listin.

V zbirki listin se listine vodijo za vsak subjekt vpisa posebej, in sicer v posebnem ovoju, ki se označi z zaporedno številko vpisa.

Listine, ki se nanašajo na posamezen subjekt vpisa, se v ovoje vlagajo kronološko glede na vpis v razvid.

Zbirka listin se lahko vodi tudi v informatizirani obliki.