Knjižbe v poslovnih knjigah morajo temeljiti na verodostojnih knjigovodskih listinah. Pri tem se upoštevajo načela urejenega knjigovodstva:

. pri ročnem vodenju poslovnih knjig se vanje piše s črnilom, kopirnim svinčnikom, kemič­nim svinčnikom ali strojem; v njih ne smejo ostajati prazne vrste, temveč mora biti po ča­sovnem zaporedju izpolnjena vsaka vrstica prostora za knjiženje; pri računalniškem vode­nju poslovnih knjig mora računalniški program preprečevati nedovoljene vpise;

. nevezani listi poslovnih knjig se ne smejo uničiti, iz vezanih knjig pa se listi ne smejo iztr­gati;

. vpisi si morajo slediti po časovnem zaporedju ter biti urejeni, popolni, pravilni in sprotni;

. knjiži se praviloma v osmih dneh od dneva, ko so listine, ki izpričujejo nasta­nek po­slovne­ga dogodka, izdane oziroma prejete na mesto, kjer se vodijo poslovne knjige, naj­manj pa enkrat mesečno; še ne knjižene knjigovodske listine morajo biti na voljo na kraju, kjer se vodijo poslovne knjige;

. napačna knjižba se razveljavi (stornira), tako da se najprej na isti strani konta odšteje enak znesek, nato pa se pravilni znesek knjiži na pravi konto.