Posamezni izrazi iz te uredbe pomenijo:

1. arhivski strežnik je strežnik, ki se uporablja za ločeno shranjevanje elektronskih ali v elektronsko obliko prenesenih dokumentov, s katerim statični del ločimo od aktivnega dela baze, da ta ostane obvladljiv;
2. arhivsko gradivo je dokumentarno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organov in ima trajen pomen za znanost in kulturo ali trajen pomen za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb, v skladu s strokovnimi navodili pristojnih arhivov;
3. centralni informacijski sistem za sprejem vlog, vročanje in obveščanje je informacijski sistem, ki omogoča sprejem elektronskih vlog v predpisani standardni obliki, identifikacijo uporabnika s kvalificiranim digitalnim potrdilo, preverjanje veljavnosti kvalificiranih digitalnih potrdil, elektronsko podpisovanje elektronskih vlog, usmerjanje elektronskih vlog na organ, ki prejema elektronsko vlogo, obveščanje o stanju vlog ter elektronsko vročanje pravni ali fizični osebi, ki opravlja vročanje kot registrirano dejavnost in omogoča plačila s sodobnimi plačilnimi sredstvi na spletu;
4. delovni čas je efektivni delovni čas, čas odmora in čas upravičenih odsotnosti z dela v skladu z zakonom in kolektivno pogodbo oziroma splošnim aktom, v katerem javni uslužbenec opravlja svojo delovno obveznost iz delovnega razmerja v organu;
5. dokument je izviren ali reproduciran (pisan, risan, tiskan, fotografiran, fotokopiran, fonografski, v elektronski obliki ali kako drugače zapisan) zapis, ki je bil prejet ali je nastal pri delu organa in je pomemben za njegovo poslovanje;
6. dokument v elektronski obliki je vsak dokument, ki je zapisan v elektronski (digitalni ali analogni) obliki in je prejet po elektronski poti ali na fizičnem nosilcu elektronskih podatkov oziroma je izdelan pri organu v elektronski obliki;
7. dokument v fizični obliki je dokument na fizičnem nosilcu zapisa, ki omogoča reprodukcijo vsebine brez uporabe informacijsko komunikacijskih ali sorodnih tehnologij (npr. na papirju, filmu ali drugem nosilcu);
8. dokumentarno gradivo so vse zadeve, dosjeji, dokumenti ter evidence o njih, druge evidence, ki jih vodi organ, in druga gradiva, ki jih organ prejme ali nastanejo pri njegovem delu;
9. dosje je celota več dokumentov ali zadev različne vsebine, ki zadevajo isto fizično ali pravno osebo, oziroma dokumentov ali zadev enake vsebine, ki zadevajo različne fizične ali pravne osebe;
10. elektronska kopija dokumenta v fizični obliki je skeniran dokument v fizični obliki ali skenirana fizična kopija dokumenta v fizični obliki;
11. enotni državni portal je uporabnikom preko svetovnega spleta dostopen del centralnega informacijskega sistema;
12. evidenca dokumentarnega gradiva je temeljna evidenca o opravljanju del in nalog organa in se vodi o vseh zadevah, dosjejih in dokumentih;
13. fizična kopija dokumenta v elektronski obliki je natisnjen ali izrisan elektronski dokument;
14. fizična kopija dokumenta v fizični obliki je vsak podvojen dokument izvirnega dokumenta v fizični obliki, ki nastane s fotokopiranjem ali drugimi tehničnimi načini razmnoževanja dokumentov;
15. informacijski varnostni dogodek je vsak dogodek, ki ima ali bi lahko imel za posledico nerazpoložljivost opreme, razkritje varovanih podatkov ali izgubo oziroma nezaželeno spremembo podatkov, poškodovanje ali izgubo opreme in sredstev;
16. izhodni dokument je izviren ali reproduciran zapis, ki je nastal pri delu organa in ga je organ posredoval drugemu naslovniku;
17. javni uslužbenci v glavni pisarni so tisti javni uslužbenci, ki opravljajo naloge v zvezi z dokumentarnim gradivom iz 93. člena te uredbe v glavni pisarni ali, če ta ne obstaja, v drugi notranji organizacijski enoti;
18. klasifikacijski znak je številčni znak, vzet iz načrta klasifikacijskih znakov, s katerim se razvrščajo zadeve po vsebini;
19. lastni dokument je izviren ali reproduciran zapis, ki je nastal pri delu organa in je pomemben za njegovo poslovanje ter ga organ ni odposlal drugemu naslovniku;
20. območna enota organa je notranja organizacijska enota organa, ki je organizirana po teritorialnem načelu izven sedeža organa;
21. organ je po tej uredbi organ državne uprave, uprava samoupravne lokalne skupnosti ter nosilci javnih pooblastil, kadar na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge;
22. pisarniška odredba je napotilo za poslovanje z dokumentarnim gradivom;
23. poslovni čas je čas poslovanja organa z drugimi organi ali drugimi državnimi organi;
24. priloga je zapis ali predmet, ki je priložen dokumentu kot dopolnitev, pojasnilo ali dokaz vsebine dokumenta;
25. rokovnik je evidenca ali zbirka zadev, ki jih glede na vsebino ni mogoče neprekinjeno reševati;
26. signirni (dodeljevalni) znak je številčna oznaka notranje organizacijske enote organa ali delovnega mesta javnega uslužbenca, ki zadevo rešuje;
27. sprejemni prostor je uradni prostor organa, ki je namenjen splošnemu poslovanju s strankami in v katerem organ sprejema pisne vloge strank, vodi knjigo pripomb in pohval ter v katerem lahko stranke dobijo obrazce vlog in splošne informacije o upravnih postopkih;
28. stalna zbirka dokumentarnega gradiva je zbirka dokončno rešenih zadev in zaključenih evidenc ali delov evidenc, ki jih organ mora hraniti skladno s predpisi več kot dve leti;
29. svetovalec za pomoč strankam je javni uslužbenec, določen za dajanje splošnih informacij in informacij o drugih javnih storitvah uporabnikom;
30. številka dokumenta je evidenčna oznaka dokumenta, ki je sestavljena iz številko zadeve in zaporedne številke vhodnega, izhodnega ali lastnega dokumenta v okviru zadeve;
31. številka zadeve je evidenčna oznaka zadeve, sestavljena iz klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve v okviru tega znaka in vseh štirih številk letnice leta, v katerem je zadeva nastala; za  številko zadeve se lahko v oklepaju nahaja signirni znak;
32. tekoča zbirka dokumentarnega gradiva je zbirka, v kateri se hranijo zadeve najmanj dve leti po dokončni rešitvi;
33. tajni podatek je dejstvo ali sredstvo z delovnega področja organa, ki se nanaša na javno varnost, obrambo, zunanje zadeve ali obveščevalno in varnostno dejavnost države, ki ga je treba zaradi razlogov zavarovati pred nepoklicanimi osebami, in ki je določeno in označeno kot tajno;
34. trajno gradivo je lastno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organa in je določeno z veljavnimi predpisi ali aktom ministra ali predstojnika organa kot gradivo, ki je trajno pomembno za organ in ga je zato potrebno hraniti trajno oziroma do poteka roka trajne hrambe pri organu, kadar nima narave arhivskega gradiva in ga ni treba izročiti pristojnemu arhivu.
35. uporabnik je fizična ali pravna oseba, ki potrebuje informacijo ali storitev ali nastopa kot stranka v postopku;
36. upravna storitev je postopek ali druga opravila v upravi v interesu ali na zahtevo uporabnika;
37. upravni akt je posamični akt, s katerim upravni ali drug državni organ, organ lokalne skupnosti oziroma nosilec javnega pooblastila odloči o pravici, obveznosti ali pravni koristi posameznika ali pravne osebe oziroma druge osebe, ki je lahko stranka v upravnem postopku;
38. uradna evidenca je evidenca, ki je vzpostavljena na podlagi zakona, podzakonskega predpisa ali splošnega akta, izdanega za izvrševanje javnih pooblastil;
39. uradne ure so čas poslovanja organa s strankami;
40. uradne ure po telefonu so čas poslovanja organa s strankami po telefonu;
41. varnostna služba je notranja organizacijska enota organa, ki kot svojo glavno ali edino nalogo ali pa kot eno izmed več nalog opravlja naloge fizičnega varovanja oseb in premoženja v upravnem organu;
42. varnostni dogodek je vsak dogodek, ob katerem bi lahko bilo ogroženo življenje ali osebna varnost ljudi, varnost premoženja ali če gre za prekršek ali kaznivo dejanje ali drugo dejanje, ki krši pravila zagotavljanja varnosti;
43. varovani podatki so osebni podatki, davčne tajnosti, poslovne skrivnosti in drugi podatki, katerih razkritje tretjim osebam bi povzročilo škodo organom, potekom uradnih postopkov ali osebam, na katere se podatki nanašajo;
44. vhodni dokument je izviren ali reproduciran zapis, ki ga je organ prejel in je pomemben za njegovo poslovanje;
45. zadeva je celota vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo;
46. zaznamek je zapis dejanja poslovanja, ki ima lahko tudi posledice za nadaljnje poslovanje;
47. zbirka nerešenih zadev je zbirka, v kateri se hranijo zadeve do rešitve.