Izrazi v tem zakonu imajo naslednji pomen:
– Uradne evidence so uradne zbirke podatkov, ki jih vodijo za to pooblaščeni organi in organizacije v Republiki Sloveniji.
– Centralni register prebivalstva je uradna evidenca podatkov o državljanih in državljankah (v nadaljnjem besedilu: državljanih), ki imajo stalno ali začasno prebivališče v Republiki Sloveniji, in tujcih in tujkah (v nadaljnjem besedilu: tujcih), ki imajo dovoljenje za stalno ali začasno prebivanje v Republiki Sloveniji, o državljanih, ki so stalno ali začasno, za več kot tri mesece, odsotni iz Republike Slovenije, ter o tujcih, ki v Republiki Sloveniji nimajo dovoljenja za stalno ali začasno prebivanje, imajo pa določene pravice ali obveznosti na področju pokojninskega in invalidskega zavarovanja, davkov, iz humanitarnih razlogov ali na drugem področju, če je tako določeno z zakonom.
– Poslovni register Slovenije je uradna evidenca o vseh poslovnih subjektih s sedežem na območju Republike Slovenije, ki opravljajo pridobitno ali nepridobitno dejavnost, o njihovih delih in podružnicah tujih podjetij, kakor jih določa zakon, ki ureja gospodarske družbe.
– Davčni register je uradna evidenca zavezancev za davek.
– Evidenca osebnih podatkov je zbirka osebnih podatkov oziroma vsak strukturiran niz podatkov, ki vsebuje vsaj en osebni podatek, ki je dostopen na podlagi meril, ki omogočajo uporabo ali združevanje podatkov, ne glede na to, ali je niz centraliziran, decentraliziran ali razpršen na funkcionalni ali geografski podlagi; strukturiran niz podatkov je niz podatkov, ki je organiziran na takšen način, da določi ali omogoči določljivost posameznika.
– Upravljavec evidence je fizična ali pravna oseba ali druga oseba javnega ali zasebnega prava, ki sama ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave osebnih podatkov oziroma oseba, določena z zakonom, ki določa tudi namene in sredstva obdelave.
– Podatkovni vir je tisti, ki ima v skladu z zakonom pristojnost, da zbira določene podatke, oziroma je pristojen za to, da podatke posreduje.
– Delavec ali delavka (v nadaljnjem besedilu: delavec) je vsaka fizična oseba, ki je v delovnem razmerju na podlagi sklenjene pogodbe o zaposlitvi.
– Kot delavec se v smislu tega zakona šteje tudi oseba, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi opravlja delo za delodajalca ali opravlja samostojno poklicno, kmetijsko ali drugo dejavnost, pod pogojem, da ga opravlja osebno in je vključen v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa delodajalca, in oseba, ki pri delodajalcu opravlja delo zaradi usposabljanja.
– Delodajalec ali delodajalka (v nadaljnjem besedilu: delodajalec) je pravna in fizična oseba ter drug subjekt, kot je državni organ, lokalna skupnost, podružnica tujega podjetja ter diplomatsko in konzularno predstavništvo, ki zaposluje delavca na podlagi pogodbe o zaposlitvi.
– Kot delodajalec se v smislu tega zakona šteje tudi oseba, ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi zaposluje delavca oziroma osebo, ki opravlja delo. Kot delodajalec se šteje tudi kmet ali kmetica (v nadaljnjem besedilu: kmet) ali fizična oseba, ki sam ali s člani svojega gospodarstva oziroma z družinskimi člani opravlja kmetijsko, pridobitno ali drugo dejavnost kot edini ali glavni poklic in ne zaposluje drugih oseb.
– Socialno zavarovanje obsega sistem obveznega zdravstvenega, pokojninskega in invalidskega zavarovanja oziroma zavarovanja za primer brezposelnosti in starševstva.
– Povezovalni znaki so osebna identifikacijska številka in druge z zakonom opredeljene enolične identifikacijske številke posameznika, z uporabo katerih je mogoče zbirati oziroma priklicati osebne podatke iz tistih zbirk osebnih podatkov, v katerih so obdelovani tudi isti povezovalni znaki.
– Spletni servis je računalniški vmesnik, ki omogoča neposredni vpogled v javne evidence državnih organov in nosilcev javnih pooblastil v postopkih odločanja o pravicah in obveznostih posameznikov na posameznih področjih.
– Paketna izmenjava podatkov je izpis podatkov po želenem kriteriju, pri čemer dva upravljavca skleneta dogovor o zagotavljanju izmenjave sprememb podatkov iz posameznih baz.

Delodajalec mora podatke iz evidence o zaposlenih delavcih posredovati Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije v osmih dneh od sklenitve pogodbe o zaposlitvi. Podatke delodajalec sporoči ob prijavi v zavarovanje na predpisanih obrazcih.
Delodajalec podatke iz evidence o zaposlenih delavcih posreduje Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije z dnem nastopa dela po pogodbi o zaposlitvi, vendar najpozneje pred začetkom opravljanja dela. Če delavec tega dne iz opravičljivih razlogov ne začne z delom, delodajalec podatke posreduje najpozneje tistega dne, ki je kot dan nastopa dela dogovorjen v pogodbi o zaposlitvi. Podatke delodajalec sporoči ob prijavi v zavarovanje na predpisanih obrazcih.

Delodajalec dnevno vpisuje v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca naslednje podatke:
– podatke o številu ur,
– skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
– opravljene ure v času nadurnega dela,
– neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
– neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila,
– neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
– število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa.
 (1) Delodajalec dnevno vpisuje v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca naslednje podatke:
1. podatke o številu ur,
2. skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
3. opravljene ure v času nadurnega dela,
4. neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
5. neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila,
6. neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
7. število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa,
8. čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
9. izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
10. opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
11. opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času in
12. tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.
(2) Ne glede na prejšnji odstavek lahko delodajalec, ki evidence o izrabi delovnega časa ne vodi elektronsko, podatek iz 12. točke prejšnjega odstavka vpisuje tedensko.«.
4. člen
V 19. členu se za tretjim odstavkom dodata nova četrti in peti odstavek, ki se glasita:
»(4) Delodajalec delavcu zagotavlja vpogled v podatke iz evidence o izrabi delovnega časa, ki se nanašajo nanj. Delodajalec delavca pisno obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne. Pisno obvestilo se lahko pošlje tudi po elektronski poti na elektronski naslov delavca, ki ga zagotavlja in uporabo nalaga delodajalec. Delavec lahko od delodajalca enkrat tedensko zahteva, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa. Za obveznost seznanitve iz prejšnjega stavka se šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec.
(5) Delodajalec evidenco o izrabi delovnega časa in dokumentacijo, na podlagi katere se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo podatki, hrani na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela delavca.

(1) Evidenca o izrabi delovnega časa se začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi.
(2) Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o izrabi delovnega časa, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa.
(3) Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o izrabi delovnega časa pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, prevzame arhivsko gradivo Arhiv Republike Slovenije.
(4) Delodajalec delavcu zagotavlja vpogled v podatke iz evidence o izrabi delovnega časa, ki se nanašajo nanj. Delodajalec delavca pisno obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec do konca plačilnega dne. Pisno obvestilo se lahko pošlje tudi po elektronski poti na elektronski naslov delavca, ki ga zagotavlja in uporabo nalaga delodajalec. Delavec lahko od delodajalca enkrat tedensko zahteva, da ga pisno seznani s podatki iz evidence o izrabi delovnega časa. Za obveznost seznanitve iz prejšnjega stavka se šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec.
(5) Delodajalec evidenco o izrabi delovnega časa in dokumentacijo, na podlagi katere se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo podatki, hrani na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela delavca.

(1) Delodajalec dve leti vodi evidenco o izrabi delovnega časa elektronsko, če mu je bila:
1. pravnomočno izrečena globa na podlagi prvega, drugega ali tretjega odstavka 217.a člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22 in 54/22 – ZUPŠ-1; v nadaljnjem besedilu: ZDR-1), ki se nanaša na prekrške iz 5., 8., 9., 10., 11., 12., 13., 14. ali 15. točke prvega odstavka 217.a člena ZDR-1, ali
2. pravnomočno izrečena globa na podlagi prvega, drugega, tretjega, četrtega ali petega odstavka 23. člena tega zakona.
(2) Delodajalec začne voditi evidenco na način iz prejšnjega odstavka v treh mesecih od pravnomočnosti odločbe.
(3) Naknadna sprememba podatka elektronske evidence iz 18. člena tega zakona mora vsebovati tudi razlog spremembe in čas vpisa spremembe, ki ga zagotavlja delodajalec.

(1) Sindikat pri delodajalcu, če ta ni organiziran, pa svet delavcev oziroma delavski zaupnik, lahko poda pisni predlog delodajalcu za uvedbo elektronskega načina vodenja evidence o izrabi delovnega časa. Delodajalec mora predlog obravnavati in se do njega opredeliti v 30 dneh od prejema.
(2) Če delodajalec zavrne predlog iz prejšnjega odstavka, mora svojo odločitev pisno utemeljiti, o zavrnitvi predloga pa hkrati pisno obvestiti tudi inšpektorat, pristojen za delo. Predlog iz prejšnjega odstavka se lahko znova poda po preteku enega leta od pisne utemeljitve zavrnitve predloga.
(3) Delodajalec, ki ugodi predlogu za uvedbo elektronskega načina vodenja evidence o izrabi delovnega časa iz prvega odstavka tega člena, mora začeti voditi evidenco o izrabi delovnega časa elektronsko v treh mesecih od poteka roka iz prvega odstavka tega člena.
(4) Naknadna sprememba podatka elektronske evidence iz 18. člena tega zakona mora vsebovati tudi razlog spremembe in čas vpisa spremembe, ki ga zagotavlja delodajalec.

(1) Za izpolnitev obveznosti podaje pisnega obvestila o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa za pretekli mesec iz četrtega odstavka 19. člena tega zakona se šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec.
(2) Delavec neposredni elektronski dostop iz prejšnjega odstavka in četrtega odstavka 19. člena tega zakona uresničuje brez prisotnosti delodajalca.

(1) Z globo od 100.000 do 150.000 tolarjev se kaznuje za prekršek posameznik:
– ki na zahtevo upravljavca evidenc iz 12. člena tega zakona ne da podatkov, s katerimi razpolaga, v skladu s 14., 15., 17. in 19. členom tega zakona.
– ki upravljavcu evidenc iz 12. člena tega zakona navede neresnične, nepravilne ali nepopolne podatke in s tem upravljavca evidence zavede, v skladu s 4. členom tega zakona,
– ki uporabi podatke iz evidenc iz 12. člena tega zakona za druge namene, kot so določeni v skladu s 1. in 5. členom tega zakona.
(2) Z globo od 50.000 do 100.000 tolarjev se kaznuje za prekršek odgovorna oseba pri upravljavcu evidenc, ki je določena za vodenje evidenc iz 12. člena tega zakona:
– če v evidencah iz 12. člena tega zakona navede neresnične, nepravilne ali nepopolne podatke v skladu s 5. členom tega zakona,
– če uporabi podatke iz evidenc iz 12. člena tega zakona za druge namene, kot so določeni v skladu s 1. in 5. členom tega zakona.
(3) Z globo od 300.000 do 1,000.000 tolarjev se kaznuje za prekršek pravna oseba ali samostojni podjetnik posameznik:
– ki ne vodi, ne hrani ali ne posodablja evidenc iz 12. člena tega zakona v skladu s 4. členom tega zakona,
– ki uporabi podatke iz evidenc iz 12. člena tega zakona za druge namene, kot so določeni v skladu s 1. in 5. členom tega zakona,
– ki ne predloži podatkov iz evidenc iz 12. člena tega zakona v skladu s 14., 15., 17., 19. in 21. členom tega zakona.
(4) Z globo od 50.000 do 100.000 tolarjev se za prekršek kaznuje delodajalec, ki je fizična oseba in ni samostojni podjetnik posameznik, če stori dejanje iz prejšnjega odstavka.
(5) Z globo od 50.000 do 120.000 tolarjev se kaznuje za prekršek odgovorna oseba v državnem organu ali drugi organizaciji z javnim pooblastilom, ki za potrebe tega zakona ne zagotovi dostopa ali vpogleda v podatke iz evidenc, določenih v petem odstavku 4. člena.
 (1) Z globo od 1.500 do 20.000 eurov se kaznuje delodajalec – pravna oseba, samostojni podjetnik posameznik oziroma posameznik, ki samostojno opravlja dejavnost, ki:
– ne vodi, hrani ali posodablja evidenc iz 12. člena tega zakona v skladu s 4. členom tega zakona,
– v evidencah iz 12. člena tega zakona navede neresnične, nepravilne ali nepopolne podatke (5. člen),
– uporabi podatke iz evidenc iz 12. člena tega zakona za druge namene, kot so določeni v skladu s 1. in 5. členom tega zakona,
– ne predloži podatkov iz evidenc iz 12. člena tega zakona v skladu s 14., 15., 17., 18., 19. in 21. členom tega zakona,
– delavca pisno ne obvesti o podatkih iz evidence o izrabi delovnega časa v skladu s četrtim odstavkom 19. člena tega zakona,
– ne hrani evidence o izrabi delovnega časa ali dokumentacije, na podlagi katere se v evidenco o izrabi delovnega časa vpisujejo podatki v skladu s petim odstavkom 19. člena tega zakona.
(2) Z globo od 300 do 8.000 eurov se kaznuje manjši delodajalec – pravna oseba, samostojni podjetnik posameznik oziroma posameznik, ki samostojno opravlja dejavnost, če stori prekršek iz prejšnjega odstavka.
(3) Z globo od 150 do 1.200 eurov se kaznuje delodajalec posameznik, če stori prekršek iz prvega odstavka tega člena.
(4) Z globo od 150 do 2.000 eurov se kaznuje odgovorna oseba delodajalca pravne osebe, samostojnega podjetnika posameznika oziroma posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost, ter odgovorna oseba v državnem organu ali v lokalni skupnosti, če stori prekršek iz prvega odstavka tega člena.
(5) Z globo od 150 do 2.000 eurov se kaznuje odgovorna oseba v državnem organu ali drugi organizaciji z javnim pooblastilom, ki za potrebe tega zakona ne zagotovi dostopa ali vpogleda v podatke iz evidenc, določenih v petem odstavku 4. člena tega zakona.

(1) Z globo od 3.000 do 20.000 eurov se kaznuje delodajalec – pravna oseba, samostojni podjetnik posameznik oziroma posameznik, ki samostojno opravlja dejavnost, ki:
– ne vodi evidence v skladu s prvim in drugim odstavkom 19.a člena tega zakona,
– se ne opredeli do predloga sindikata pri delodajalcu oziroma sveta delavcev ali delavskega zaupnika za uvedbo elektronskega načina vodenja evidence o izrabi delovnega časa v skladu s prvim in drugim odstavkom 19.b člena tega zakona,
– ne obvesti Inšpektorata Republike Slovenije za delo o zavrnitvi predloga za uvedbo elektronskega načina vodenja evidence o izrabi delovnega časa v skladu z drugim odstavkom 19.b člena tega zakona,
– ne začne voditi evidence v skladu s tretjim odstavkom 19.b člena tega zakona,
– ne vodi evidence o izrabi delovnega časa elektronsko v skladu s tretjim odstavkom 19.a ali četrtim odstavkom 19.b člena tega zakona.
(2) Z globo od 1.500 do 8.000 eurov se kaznuje manjši delodajalec – pravna oseba, samostojni podjetnik posameznik oziroma posameznik, ki samostojno opravlja dejavnost, če stori prekršek iz prejšnjega odstavka.
(3) Z globo od 300 do 1.200 eurov se kaznuje delodajalec posameznik, če stori prekršek iz prvega odstavka tega člena.
(4) Z globo od 300 do 2.000 eurov se kaznuje odgovorna oseba delodajalca pravne osebe, samostojnega podjetnika posameznika oziroma posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost, ter odgovorna oseba v državnem organu ali v lokalni skupnosti, če stori prekršek iz prvega odstavka tega člena.

Za prekrške iz tega zakona se sme v hitrem postopku izreči globa tudi v znesku, ki je višji od najnižje globe, določene s tem zakonom.