Evidenca se vodi za vsak prodajni objekt posebej.
Če ima prodajni objekt več oddelkov, se evidenca lahko vodi ločeno za vsak oddelek v prodajnem objektu.
Na sedežu trgovca oziroma na mestu vodenja poslovnih knjig mora trgovec voditi evidenco o nabavi in prodaji blaga ter trgovskih storitvah, ki niso vključene v evidence po določbah prvih dveh odstavkov tega člena.
Vsaka nabava ali prodaja blaga ter trgovska storitev, ki jo opravi trgovec, mora biti vključena v eno od evidenc iz prejšnjih treh odstavkov tega člena.
Evidenca iz prvega, drugega in tretjega odstavka tega člena mora biti na razpolago pristojnemu inšpekcijskemu organu na mestu vodenja evidence na dan inšpekcijskega pregleda.
Trgovec mora zagotoviti podatke iz predpisanih evidenc tudi v primeru, ko odgovorna oseba trgovca ni dosegljiva. Če trgovec evidenc ne vodi na mestu inšpekcijskega pregleda, je dolžan evidence dostaviti najkasneje v štiriindvajsetih urah.

Evidence o blagu morajo vsebovati podatke o začetnem stanju blaga, podatke o nabavi in prodaji blaga, podatke o spremembi cen blaga, podatke o vrnitvi blaga, podatke o primanjkljaju, presežku in odpisu blaga ter podatke o premikih blaga med prodajnimi objekti ali oddelki.
Evidenca o trgovinskih storitvah mora vsebovati podatke o opravljenih trgovinskih storitvah.
Spremembe v evidenci se vpišejo na podlagi popisa, vrnitve blaga na podlagi dokumenta o vračilu (povratnica in podobno). Primanjkljaj, presežek ali odpis se vpiše na podlagi zapisnika. Sprememba vrednosti zaloge v evidenci je lahko pozitivna ali negativna.
Knjigovodske listine, ki so osnova za vodenje evidence se morajo hraniti v skladu z računovodskimi standardi in to v istem objektu kot evidenca ali na sedežu trgovca oziroma na mestu vodenja poslovnih knjig.

V skladu s tem pravilnikom trgovci vodijo ločeno naslednje evidence:
- evidenco o nakupu in prodaji blaga na debelo - obrazec TDE,
- evidenco o nakupu in prodaji blaga na drobno - obrazec TDR,
- evidenco o prodaji opravljenih storitev - obrazec TS.
Evidence iz prejšnjega odstavka so sestavni del tega pravilnika.
Ne glede na določilo prvega odstavka tega člena se šteje za evidenco tudi prevzemni dokument.
Obrazcev TDE, TDR in TS ni potrebno posebej izpolnjevati, če so s tem pravilnikom predpisani podatki zagotovljeni v okviru vodenja knjigovodskih evidenc.

Prevzemni dokument je knjigovodska listina, ki jo sestavi trgovec za prevzeto blago pred njegovo oddajo v prodajo. Prevzemni dokument mora biti takoj na razpolago pristojnemu inšpekcijskemu organu na prodajnem mestu.
Kot prevzemni dokument se lahko šteje tudi dobaviteljev dokument, če le-ta vsebuje vse podatke predpisane s tem pravilnikom, oziroma ga je možno dopolniti z vsemi zahtevanimi podatki.
Ne glede na določilo prvega odstavka tega člena, trgovec na drobno lahko sestavi prevzemni dokument za prodajo dnevno-informativnega tiska en dan po dnevu oddaje tega blaga v prodajo.
Prevzemni dokument mora vsebovati naslednje podatke:
- številko in datum prevzemnega dokumenta,
- ime dobavitelja,
- številko in datum dobaviteljevega dokumenta,
- ime, mersko enoto, količino, nabavno ceno in prodajno ceno blaga,
- nabavno vrednost blaga,
- prodajno vrednost blaga.

Evidenca o nakupu in prodaji blaga na debelo - obrazec TDE in evidenca o nakupu in prodaji blaga na drobno - obrazec TDR se vodita na naslednji način:
V stolpec 1 se vpiše zaporedna številka posamezne vknjižbe.
V stolpec 2 se vpiše datum knjiženja.
V stolpec 3 se vpiše številka knjigovodske listine, ki je osnova za vpis v evidenco.
V stolpec 4 se vpiše datum knjigovodske listine, ki je osnova za vpis v evidenco.
V stolpec 5 se vpiše dobavitelj ali vrsta knjigovodske listine oziroma vsebina knjigovodske listine, ki je osnova za vpis v evidenco.
V stolpec 6 se vpiše vrednost blaga ob nabavi, vrnitvi, primanjkljaju, presežku, odpisu in ob drugih spremembah vrednosti blaga.
V stolpec 7 se vpiše vrednost prodanega blaga.
V stolpec 8 se vpiše vrednost zaloge blaga.
Podatki v evidenco o nakupu in prodaji blaga na debelo - obrazec TDE in podatki v evidenco o nakupu in prodaji blaga na drobno - obrazec TDR se vpisujejo na podlagi prevzemnega dokumenta.
Evidenca o nakupu in prodaji blaga na drobno - obrazec TDR se vodi po maloprodajnih cenah, ki vključujejo tudi davek na dodano vrednost, če je trgovec zavezanec zanj. Davčni zavezanci za davek na dodano vrednost morajo v okviru obrazca TDR zagotoviti tudi vrednostno razčlenitev zaloge blaga po posameznih davčnih stopnjah.
Trgovci na drobno lahko podatke v evidenco o nakupu in prodaji blaga za živila dnevne rabe (sadje, zelenjava, kruh, mlečni izdelki...) vpisujejo zbirno, vsakih 10 dni.

Trgovec, ki prodaja v svojem imenu tuje blago, vodi poleg evidence na obrazcu TS še posebno evidenco za tuje blago na obrazcu TDE ali TDR, odvisno od načina poslovanja.
Trgovec (konsignator in drugi), ki vodi evidenco o nabavi in prodaji blaga po drugih predpisih (carinskih in drugih), ne vodi evidenc, ki so predpisane s tem pravilnikom.

Evidence, predpisane s tem pravilnikom, se zaključijo najmanj enkrat letno z uskladitvijo z dejanskim stanjem na zadnji dan obdobja. Ob prenehanju dejavnosti trgovca oziroma posameznega prodajnega objekta ali oddelka se končajo z dnem, ko se je prenehala opravljati dejavnost.
Pred zaključkom evidenc nabave in prodaje blaga je treba narediti popis po predpisih o računovodstvu v skladu z računovodskimi standardi in stanje, ugotovljeno s popisom, primerjati s stanjem v evidencah. Razlike, ugotovljene s popisom, se vpišejo v evidence, preden so zaključene.
Evidence se zaključijo tako, da se pod zadnjo vknjižbo potegne črta in se smiselno seštejejo posamezni stolpci. Računalniško vodene evidence se zaključijo z izpisi stanj po posameznih stolpcih. Tako zaključene evidence overi trgovec oziroma odgovorna oseba pri trgovcu s podpisom in pečatom. Zaključene evidence se morajo hraniti v skladu z računovodskimi standardi.
Seznam vseh evidenc, ki jih trgovec vodi v skladu s prvim, drugim in tretjim odstavkom 3. člena tega pravilnika mora biti na razpolago pristojnemu inšpekcijskemu organu na sedežu trgovca oziroma na mestu vodenja poslovnih knjig. Seznam mora vsebovati podatke o tem, kje trgovec hrani posamezno evidenco.