Kot bruto dohodek se upošteva dohodek, ugotovljen iz naslednjih virov podatkov davčnega organa:
– iz odločbe o odmeri dohodnine oziroma informativnega izračuna dohodnine, na katerega zavezanec ni vložil ugovora,
– če podatkov iz prejšnje alineje ni, se upoštevajo podatki iz informativnega izračuna dohodnine, na katerega je zavezanec vložil ugovor, oziroma iz napovedi za odmero dohodnine,
– če podatkov iz prejšnjih dveh alinej ni, se vzame podatke iz datoteke kontrolnih podatkov za odmero dohodnine,
– iz podatkov o dohodkih iz kapitala, ki izhajajo iz odmerne odločbe oziroma če te ni, iz datoteke kontrolnih podatkov,
– iz podatkov o dohodku iz osnovne kmetijske in osnovne gozdarske dejavnosti,
– iz podatkov o obračunu akontacije dohodnine od dohodka iz dejavnosti,
– iz podatkov o zavarovalnih osnovah samostojnih podjetnikov. .

Kot bruto dohodek se upošteva dohodek, ugotovljen na podlagi odločbe o odmeri dohodnine, če ni s tem pravilnikom drugače določeno.
Pri dohodkih, pri katerih se v skladu z zakonom, ki ureja dohodnino, davčna osnova ugotavlja z upoštevanjem normiranih stroškov oziroma dejanskih stroškov, se kot bruto dohodek upošteva dohodek, zmanjšan za normirane stroške oziroma dejanske stroške, kot so razvidni iz odločbe o odmeri dohodnine.
Katastrski dohodek se kot eden izmed dohodkov iz osnovne kmetijske in osnovne gozdarske dejavnosti upošteva brez znižanj in olajšav, ugotovljen na podlagi potrdila o višini katastrskega dohodka zavezanca in priznanih oprostitvah brez znižanj in olajšav. Če dohodek od kmetijstva ustvarja več oseb, solastnikov, uporabnikov ali uživalcev zemljišča, se v dohodek vlagateljeve družine všteva sorazmerni del katastrskega dohodka, glede na število članov družine.
Kot dohodek iz dejavnosti se šteje dobiček, ugotovljen na podlagi davčnega obračuna akontacije dohodnine od dohodka, doseženega z opravljanjem dejavnosti, brez upoštevanj znižanj in olajšav, povečan za zavarovalno osnovo v skladu z zakonom, ki ureja pokojninsko in invalidsko zavarovanje.  Samostojnim ustvarjalcem na področju kulture, ki jim je priznana pravica do plačila prispevkov za socialno varnost iz državnega proračuna, se dohodek poveča za plačane prispevke za socialno varnost.

Vloga za znižano plačilo se uveljavlja pri pristojnem občinskem organu. Vlogo odda eden od staršev (vlagatelj) na obrazcu, ki je priloga tega pravilnika, v vrtcu, v katerega je vključen otrok, lahko pa tudi neposredno pri pristojnem občinskem organu.
Vloga vsebuje:
– navedbo obdobja, za katero se uveljavlja znižano plačilo,
– podatke o vlagatelju: ime in priimek, naslov stalnega prebivališča (za tujce začasnega), EMŠO, davčna številka,
– podatke o otrocih: ime in priimek, datum rojstva, naslov stalnega prebivališča (za tujce začasnega), vrtec, v katerega so oziroma bodo vključeni,
– podatke o vseh družinskih članih: ime in priimek, sorodstveno razmerje do vlagatelja, leto rojstva in status,
– podatke o zaposlitvi staršev oziroma opravljanju dejavnosti,
– podatke o obdavčljivih letnih bruto dohodkih družinskih članov,
– podatke o premoženju družinskih članov,
– opis posebnih socialnih razmer.
Podatki o dohodkih in premoženju se ugotavljajo na podlagi odločbe davčnega urada o odmeri dohodnine za preteklo koledarsko leto za vse družinske člane, ki so zavezanci za plačilo dohodnine v Republiki Sloveniji, potrdila o višini katastrskega dohodka zavezancu, brez znižanj in olajšav, potrdila o višini preživnine in potrdila o letnih zneskih prejetih pokojnin, ki niso bile osnova za odmero dohodnine. Za podjetnike, ki se jim ugotavlja dobiček na podlagi poslovnih knjig,se le-ta ugotavlja na podlagi davčnega obračuna akontacije dohodnine od dohodka, doseženega z opravljanjem dejavnosti, in potrdila o višini zavarovalne osnove.
Podatke o dohodkih za preteklo koledarsko leto za vse družinske člane, ki so zavezanci za dohodnino, podatke o premoženju ter druge podatke pridobi občinski organ po uradni dolžnosti iz podatkov Davčne uprave Republike Slovenije, podatkov iz uradnih evidenc centrov za socialno delo, Zavoda Republike Slovenije za zaposlovanje, Zavoda za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije, Zavoda za zdravstveno zavarovanje Slovenije, Geodetske uprave Republike Slovenije ter drugih upravljavcev zbirk podatkov, ki vodijo uradne evidence o izplačanih dohodkih, premoženju oziroma pravicah iz javnih sredstev in iz drugih dokazov v skladu z zakonom, ki ureja splošni upravni postopek
Podatke iz odločb in potrdil, ki jih določa tretji odstavek tega člena si pridobi občinski organ po uradni dolžnosti iz svojih evidenc oziroma evidenc državnih organov ali nosilcev javnih pooblastil. Ti podatki so podatki iz odločbe o odmeri dohodnine, potrdila o višini katastrskega dohodka zavezancu in priznanih oprostitvah, davčnega obračuna akontacije dohodnine od dohodka, doseženega z opravljanjem dejavnosti, in potrdila o višini zavarovalne osnove.
Za polnoletne družinske člane, ki nimajo dohodkov, vlagatelj v vlogi navede podatke, iz katerih je razviden status osebe, tako da jih lahko uradna oseba preveri v uradnih evidencah. Če podatkov ni mogoče pridobiti iz uradnih evidenc, predloži ustrezno dokazilo vlagatelj.
Vlagatelju, ki za družinske člane iz prejšnjih dveh odstavkov ne navede podatkov, na podlagi katerih lahko uradna oseba ugotovi oziroma preveri njihov status v uradnih evidencah, se določi polno plačilu.
Vlagatelju, ki za družinske člane iz prejšnjih dveh odstavkov ne izkaže statusa z ustreznim dokumentom, se določi polno plačilo.

Ne glede na določbo četrtega odstavka 13. člena tega pravilnika vlagatelju ob naslednji uveljavitvi znižanega plačila za vrtec ni potrebno v obrazcu izpolniti podatka o njegovi EMŠO in davčni številki ter podatka o EMŠO in davčni številki otrok, če so bili ti podatki že navedeni v prvi vlogi, na podlagi katere je bila izdana odločba o znižanem plačilu.

Obrazec vloge za znižano plačilo je dostopen v izbranem vrtcu, na spletni strani Ministrstva za šolstvo in šport in na državnem portalu E-uprava. Če je občina vzpostavila možnost elektronske oddaje vlog, lahko starši oddajo vlogo tudi v elektronski obliki s kvalificiranim digitalnim potrdilom.

Če vloga za uveljavljanje znižanega plačila ni popolna oziroma vlagatelj ne predloži dokazil iz 13. člena tega pravilnika ali ne poda pisne privolitve oziroma organu na njegovo zahtevo ne navede podatkov o tem, pri katerih organih si lahko pridobi potrebne podatke za določitev znižanega plačila, pristojni organ vlagatelja opozori na pomanjkljivosti in mu določi rok, v katerem mora pomanjkljivosti odpraviti. Če vloga v tem roku ni dopolnjena, organ s sklepom zavrže vlogo.
Če vloga za uveljavljanje znižanega plačila ni popolna oziroma vlagatelj ne predloži dokazil iz 13. člena tega pravilnika ali ne navede podatkov o tem, pri katerih organih si lahko pristojni organ pridobi podatke za določitev znižanega plačila, pristojni organ vlagatelja opozori na pomanjkljivost in mu določi rok, v katerem mora pomanjkljivosti odpraviti. Če vloga ni v tem roku dopolnjena, organ s sklepom zavrže vlogo.

Davčna uprava Republike Slovenije posreduje občini na njeno obrazloženo zahtevo na podlagi 47. člena Zakona o vrtcih naslednje podatke o obdavčljivih dohodkih po zakonu, ki ureja dohodnino in na njegovi podlagi izdanih predpisov, ki urejajo dostavo podatkov za odmero dohodnine za naslednje vrste dohodkov:
– plače, nadomestilo plače in povračila stroškov v zvezi z delom (šifra 1101),
– bonitete (šifra 1102),
– regres za letni dopust (šifra 1103),
– jubilejne nagrade, odpravnine ob upokojitvi in solidarnostne pomoči (šifra 1104),
– premije za prostovoljno dodatno pokojninsko in invalidsko zavarovanje (šifra 1105),
– pokojnine iz obveznega pokojninskega in invalidskega zavarovanja, vključno s tujo pokojnino (šifra 1106),
– nadomestila iz naslova obveznega pokojninskega in invalidskega zavarovanja (šifra 1107),
– nadomestila in drugi dohodki iz naslova obveznega socialnega zavarovanja (šifra 1108),
– drugi dohodki iz delovnega razmerja (šifra 1109),
– dohodki dijakov in študentov, prejetih v času statusa (bruto dohodek) (šifra 1211),
– dohodki dijakov in študentov, prejetih v času brez statusa (šifra 1212),
– dohodki verskih delavcev (šifra 1220),
– preostali dohodki iz drugega pogodbenega razmerja (šifra 1230),
– dohodek iz dejavnosti, ugotovljen na podlagi davčnega obračuna (šifra 2100),
– dohodek, ugotovljen z upoštevanjem normiranih odhodkov v višini 25% (šifra 2210),
– dohodek, ugotovljen z upoštevanjem posebne olajšave za samozaposlene v kulturi (normirani odhodki 25%) (šifra 2220),
– dohodek, ugotovljen z upoštevanjem posebne olajšave za samostojne novinarje (normirani odhodki 25%) (šifra 2230),
– dohodek, ugotovljen z upoštevanjem normiranih dohodkov v višini 70% (šifra 2240),
– dohodek iz osnovne kmetijske in osnovne gozdarske dejavnosti v Republiki Sloveniji, brez subvencij (šifra 3100),
– dohodek iz osnovne kmetijske in osnovne gozdarske dejavnosti iz tujine (šifra 3300),
– dohodek iz oddajanja premoženja v najem (šifra 4100),
– dohodek iz prenosa premoženjske pravice (šifra 4200),
– dobiček iz kapitala, dosežen z odsvojitvijo kapitala – vrednostnih papirjev in deležev v gospodarskih družbah, zadrugah in drugih oblikah organiziranja ter investicijskih kuponov (šifra 5200),
– obresti fizične osebe, dosežene na denarne depozite pri bankah in hranilnicah, ustanovljenih v skladu s predpisi v Sloveniji ter pri bankah in hranilnicah drugih držav članic EU (šifra 5300),
– obresti (šifra 5400),
– obresti iz finančnega najema (šifra 5500),
– obresti na obveznice »SOS2E«, izplačane upravičencem (šifra 5600),
– dividende (šifra 5700),
– dividende in obresti, izplačane preko posrednika, ki ni dolžan izračunati in odtegniti davka (šifra 5800),
– obresti, dosežene ob odsvojitvi diskontiranega dolžniškega vrednostnega papirja pred dospelostjo papirja ali pri odkupu diskonitiranega dolžniškega vrednostnega papirja pred ali ob dospelosti papirja oziroma ob vnovčitvi diskontiranih dolžniških vrednostnih papirjev (šifra 5900),
– darila (šifra 6100),
– priznavalnine (šifra 6200),
– preostali drugi dohodki (šifra 6300),
– podatek o zavarovalni osnovi samostojnega podjetnika (šifra ZOS).
Zahtevo za posredovanje podatkov iz prejšnjega odstavka oblikujejo občine v skladu z navodilom Davčne uprave Republike Slovenije in Ministrstva za šolstvo in šport.