(1) Vsaka oblika digitalizacije šteje za pretvorbo in zajem dokumentarnega in arhivskega gradiva, izvirno nastalega v fizični ali elektronski analogni obliki.

(2) Postopek digitalizacije iz prejšnjega odstavka mora vključevati najmanj:

1. evidentiranje vseh enot dokumentarnega in arhivskega gradiva ne glede na obliko ali nosilec zapisa, način nastanka in druge tehnološke značilnosti;
2. pravilno pretvorbo in zajem vsebine dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalno obliko, ki:

• obsega vse ključne vsebinske podatke,
• zajema ali ustvari vse potrebne metapodatke, vključno s podatki, ki zagotavljajo celovitost (neokrnjenost vsebine), avtentičnost (dokazljiva povezanost reprodukcij z vsebino izvirnega dokumentarnega in arhivskega gradiva oziroma njegovim izvorom) in uporabnost dokumentarnega in arhivskega gradiva (omogočanje popolne interpretacije podatkov kot smiselne informacije z možnostjo identifikacije enot gradiva) ter omogoči strogo nadzorovano in dokumentirano dodajanje teh podatkov,
• obsega dodane podatke, ki so posebej in jasno ločeni, shranjeni in drugače označeni od izvirnih podatkov (dodatni vsebinski in tehnični metapodatki), ter vse pomembne opombe in podatke o postopku zajema in o izvirnikih;

3. samodejno oziroma ročno kontrolo pravilne izvedbe digitalizacije z namenom odprave napak oziroma odstopanj;
4. evidentiranje digitaliziranega dokumentarnega in arhivskega gradiva;
5. hrambo zadostnega obsega dokumentacije, s katero se dokazuje, da uporabljena orodja, metode in postopki digitalizacije zagotavljajo zanesljiv zajem v digitalno obliko.

(3) Za pravilno izvajanje postopka iz prejšnjega odstavka mora biti imenovana odgovorna oseba.

(4) Postopek digitalizacije iz prvega odstavka tega člena je določen s pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah.