Ta uredba podrobneje opredeljuje ustvarjalce arhivskega gradiva, zajem, pretvorbo in hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki ter izvajanje spremljevalnih storitev, urejanje, vrednotenje in uničenje dokumentarnega gradiva ter odbiranje arhivskega gradiva, izročanje arhivskega gradiva, hrambo in materialno varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivske depoje, varstvo filmskega arhivskega gradiva, varstvo zasebnega arhivskega gradiva, strokovno obdelavo arhivskega gradiva, evidence, uporabo arhivskega gradiva, registracijo ponudnikov opreme in storitev, certificiranje opreme in storitev, registre elektronske hrambe ter delo arhivske komisije, Sveta direktorjev in Arhivskega sveta.

(1) Izrazi, uporabljeni v tej uredbi, pomenijo:

• informacijski sistem je informacijski sistem za upravljanje dokumentarnega in arhivskega gradiva v elektronski ali fizični obliki, zajemanje gradiva v digitalno obliko ali pretvorbo iz ene v drugo digitalno obliko, hrambo in uporabo,
• imetnik je pravna ali fizična oseba oziroma skupina oseb, ki hrani arhivsko gradivo in ni nujno ustvarjalec tega gradiva,
• istovrstne osebe so osebe, ki opravljajo istovrstno dejavnost oziroma jih povezuje vsebina ali področje njihovega dela,
• izvirnik je vsak primaren oziroma izviren zapis ne glede na pisno osnovo in način zapisa,
• minister je minister, pristojen za arhive,
• ministrstvo je ministrstvo, pristojno za arhive,
• metapodatki so podatki o drugih podatkih, ki opisujejo vsebino, strukturo in okoliščine nastanka dokumentarnega in arhivskega gradiva, njegovo upravljanje in uporabo,
• popisna enota je vsebinsko zaključena enota ureditve arhivskega gradiva, ki je bila oblikovana pri ustvarjalcu arhivskega gradiva ali pozneje v arhivu v kontekstu popisovanja,
• reprodukcije so vse oblike kopij dokumentarnega in arhivskega gradiva, ki delno ali v celoti povzemajo vsebino zapisa, iz katerega je bila kopija narejena (na primer fotokopije, natisi, prenosi, mikrofilmski posnetki, fotografije, diapozitivi, digitalizirani posnetki, tonski in vizualni posnetki),
• tehnična enota je oprema za arhivsko gradivo (na primer arhivske škatle, filmske škatle in druga oprema) iz kemično obstojnih materialov, ki mora ustrezati velikosti in obliki gradiva, oziroma sprejemni informacijski paket za arhivsko in dokumentarno gradivo v digitalni obliki,
• ustvarjalec je pravna oseba, njena organizacijska enota ali fizična oseba oziroma skupina oseb, pri kateri nastaja dokumentarno gradivo, iz katerega se odbira arhivsko gradivo, ki se v skladu z zakonom izroča pristojnim arhivom,
• zakon je Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14).

(2) Drugi izrazi, uporabljeni v tej uredbi, imajo enak pomen, kot ga imajo v zakonu.

(1) Pristojni arhivi vodijo register ustvarjalcev arhivskega gradiva, ki ga upravlja državni arhiv. Vpis in spremembe v registru ustvarjalcev izvede upravljavec na predlog pristojnega arhiva.

(2) Ustvarjalce, za katere pristojni arhiv na podlagi zakona ugotovi svojo pristojnost, se v register vpiše in izbriše s sklepom, razen ustvarjalcev, ki so neposredni in posredni proračunski uporabniki ter politične stranke, ki so v register neposredno vpisani oziroma izbrisani na podlagi podatkov iz uradnih evidenc, ki jih predpisuje zakon.

(3) Register se vodi v elektronski obliki.

(1) Za vpis v register pristojni arhivi posredujejo naslednje podatke:

• naziv in naslov sedeža ustvarjalca,
• matično številko ustvarjalca,
• klasifikacijo ustvarjalca iz standardne klasifikacije dejavnosti,
• pristojni arhiv in pristojne arhiviste,
• naziv, naslov sedeža in matično številko imetnika, če to ni ista oseba kot ustvarjalec,
• datum in evidenčno oznako veljavnih pisnih strokovnih navodil o odbiranju arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva.

(2) Poleg elementov iz prejšnjega odstavka se vpisuje še:

1. pri pravnih osebah javnega prava in zasebnega prava ter fizičnih osebah, ki so nosilci javnih pooblastil ali izvajalci javnih služb:

• datum začetka, vsebina in obdobje veljavnosti podeljenega javnega pooblastila oziroma datum začetka, vrsta in obdobje izvajanja javne službe,
• številka in datum sklepa o vpisu v register;

2. pri političnih strankah:

• datum vstopa in izstopa stranke v Državni zbor Republike Slovenije;

3. pri pravnih osebah, ki so pridobile status delovanja v javnem interesu:

• datum pridobitve statusa delovanja v javnem interesu,
• področje, za katerega so pridobile status,
• obdobje, za katerega je status podeljen,
• številka in datum sklepa o vpisu v register.

(3) Podatki se pošljejo na predpisanem obrazcu, ki je objavljen na spletni strani državnega arhiva, in so javno dostopni.

(1) Pristojni arhivi v okviru registra iz prejšnjega člena vodijo dosjeje ustvarjalcev arhivskega gradiva, za katere so pristojni.

(2) Dosjeji vsebujejo:

• seznam dokumentov v dosjeju,
• podatke o nazivih, notranji organizaciji, pristojnostih in delovanju,
• podatke o imetniku gradiva, če ni ustvarjalec,
• podatke o osebah, odgovornih za izvajanje obveznosti iz sedmega odstavka 39. člena zakona,
• kopije izdanih pisnih strokovnih navodil in dodatnih pisnih navodil za odbiranje arhivskega gradiva ter strokovno- tehničnih navodil,
• osebno ime arhivista oziroma arhivistov, ki so pristojni za arhivsko gradivo ustvarjalca.

(3) Poleg podatkov iz prejšnjega odstavka so v dosjejih lahko tudi drugi podatki, pomembni za strokovno obravnavo, na primer:

• dokumentacija o statusnih spremembah ustvarjalca ali spremembah pri poslovanju,
• podatki o hranjenju, materialnem varstvu in urejenosti dokumentarnega gradiva,
• podatki o upravljanju z dokumenti (pisarniškem poslovanju), vrstah evidenc in načinih razvrščanja,
• podatki o odbranem arhivskem gradivu, ki še ni bilo izročeno arhivu,
• zapisniki o opravljenem strokovnem nadzoru in zaznamke o pojasnilih.

(4) Poleg zahtev iz drugega odstavka dosjeji vsebujejo še:

1. pri političnih strankah:

• statute stranke,
• osebno ime zastopnika stranke;

2. pri osebah zasebnega prava, ki so na podlagi zakona pridobile status delovanja v javnem interesu:

• sklep o vpisu v register ustvarjalcev;

3. pri pravnih osebah zasebnega prava ter fizičnih osebah, ki so nosilci javnih pooblastil ali izvajalci javnih služb:

• sklep o vpisu v register ustvarjalcev;

4. pri pravnih osebah zasebnega prava in fizičnih osebah, katerih dokumentarno gradivo je bilo z odločbo razglašeno kot arhivsko gradivo:

• odločbo o razglasitvi;

5. pri javnopravnih osebah, ki so pridobile dovoljenje za lastno varstvo arhivskega gradiva:

• odločbo pristojnega ministra za lastno varstvo arhivskega gradiva,
• podatke o strokovni usposobljenosti osebe, ki je odgovorna za arhivsko gradivo.

(1) Vsaka oseba iz prvega odstavka 17. člena zakona mora v zvezi z varstvom dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki:

• določiti obseg poslovanja, ki bo urejen z notranjimi pravili,
• popisati vrste in vire dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki,
• pripraviti oceno tveganj in ukrepe za njihovo upravljanje,
• izvesti oceno veljavnega informacijskega sistema in informacijske varnosti,
• določiti zahteve za zajem, hrambo in spremljevalne storitve (pravne, poslovne, tehnološke),
• pripraviti načrt za zajem, hrambo in spremljevalne storitve ter vzpostavitev oziroma prenovo informacijskega sistema.

(2) Vse faze iz prejšnjega odstavka morajo biti ustrezno dokumentirane.

(3) Način in obseg izvedbe posameznih faz priprave na zajem, hrambo in spremljevalne storitve sta opredeljena s pravilnikom, ki ureja enotne tehnološke zahteve.

(1) Notranja pravila iz zakona so − glede na to, kdo jih je pripravil in čigavo je gradivo, katerega upravljanje urejajo − lahko notranja pravila za lastno poslovanje, notranja pravila za izvajanje storitev ali vzorčna notranja pravila.

(2) Oseba iz 17. člena zakona na podlagi ugotovitev iz faze priprave na zajem in hrambo oziroma spremljevalne storitve pripravi in sprejme notranja pravila ali prevzame vzorčna notranja pravila.

(3) Če oseba prevzame vzorčna notranja pravila, jih mora prevzeti v celoti. V prevzetih notranjih pravilih oseba skladno z navodili pripravljavca vzorčnih notranjih pravil prilagodi samo tiste določbe ali dele določb, ki se nanašajo na njen status, notranjo organizacijo ali druge notranje lastnosti. Take spremembe ne smejo v ničemer vplivati na kakovost varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva.

(4) O prevzemu potrjenih vzorčnih notranjih pravil mora oseba obvestiti državni arhiv ter sporočiti naslednje podatke: naziv osebe, ki je prevzela notranja pravila, njen sedež oziroma naslov, matično številko pravne osebe, poštni naslov, elektronski naslov, ime lastnika vzorčnih notranjih pravil, številko in datum odločbe potrditve vzorčnih notranjih pravil.

(5) Osebe lahko pripravijo in vložijo v potrditev državnemu arhivu vzorčna notranja pravila, ki jih istovrstne osebe prevzamejo skladno s prejšnjim odstavkom.

(6) Način prevzema vzorčnih notranjih pravil je podrobneje opredeljen s pravilnikom, ki ureja enotne tehnološke zahteve.

(1) Notranja pravila morajo vsebovati najmanj:

1. določbe o notranji organizaciji ter usposobljenosti in odgovornostih osebja za vse aktivnosti, urejene z notranjimi pravili;
2. določbe o upravljanju dokumentarnega gradiva, kar obsega najmanj:

1. določbe o vrstah dokumentarnega gradiva in njegovih lastnostih,
2. določbe o razvrščanju oziroma organizaciji dokumentarnega gradiva,
3. določbe o evidentiranju dokumentarnega gradiva,
4. določbe o izločanju in uničevanju dokumentarnega gradiva, ki mu je pretekel rok hrambe;

3. določbe o zajemu in hrambi dokumentarnega gradiva, kar obsega najmanj:

1. določbe o načinu izvajanja zajema in hrambe,
2. določbe o kontrolnih aktivnostih,
3. določbe o dokumentiranju izvajanja zajema in hrambe;

4. določbe o spremljevalnih storitvah:

1. določbe o obsegu in načinu izvajanja spremljevalnih storitev,
2. določbe o kontrolnih aktivnostih,
3. določbe o dokumentiranju izvajanja spremljevalnih storitev;

5. določbe o infrastrukturi informacijskega sistema in njegovem upravljanju, ki obsegajo osnovne tehnične in postopkovne lastnosti ter podatke o ravni varnosti in zanesljivosti infrastrukture, kar obsega najmanj:

1. določbe o oceni in upravljanju tveganj,
2. določbe o prostorih in lokacijah,
3. določbe o fizičnem in tehničnem varovanju prostorov in infrastrukture v teh prostorih,
4. določbe o razvrstitvi informacijskih virov in njihovem upravljanju,
5. določbe o preizkušanju ustreznosti infrastrukture ali njenih delov,
6. določbe o varnostnih nastavitvah ter uporabi informacijsko-komunikacijskih sredstev in opreme,
7. določbe o notranjem nadzoru delovanja informacijskega sistema,
8. določbe o ukrepih ob nepredvidenih dogodkih in okrevalnem načrtu,
9. določbe o upravljanju sprememb;

6. določbe o periodičnem spreminjanju in dopolnjevanju notranjih pravil ter njihovi veljavnosti;
7. določbe o notranji in morebitni zunanji presoji izvajanja notranjih pravil.

(2) Kadar notranja pravila obravnavajo arhivsko gradivo, morajo vsebovati še najmanj:

1. določbe o sodelovanju s pristojnim arhivom,
2. določbe o odbiranju arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva,
3. določbe o izročanju arhivskega gradiva pristojnim arhivom.

(3) Osebe, ki poslujejo v skladu s predpisi o upravnem poslovanju oziroma predpisi o poslovanju pravosodnega organa, se glede določb prvega in drugega odstavka tega člena lahko v notranjih pravilih sklicujejo na interne predpise.

(4) Vzorčna notranja pravila morajo biti sestavljena tako, da jih osebe lahko prevzamejo v celoti in nedvoumno glede vseh dejavnosti, katerih izvajanje načrtujejo, ter morajo poleg določb iz prvega in drugega odstavka tega člena vključevati še navodilo za prevzem, ki vsebuje najmanj:

1. opis postopka izvedbe predhodne priprave,
2. opis postopka prevzema vzorčnih notranjih pravil,
3. določitve dovoljenega obsega prilagoditve določb ali delov določb, ki se nanašajo na status, notranjo organizacijo ali druge notranje lastnosti osebe, ki prevzema vzorčna notranja pravila (personalizacija),
4. opozorilo, da mora oseba, ki prevzema vzorčna notranja pravila, o prevzemu obvestiti državni arhiv.

(5) Podrobna opredelitev vsebine notranjih pravil glede na njihov namen in področje urejanja je sestavni del pravilnika, ki ureja enotne tehnološke zahteve.

(1) Zahteva za potrditev notranjih pravil se vloži pri državnem arhivu na predpisanem obrazcu.

(2) Državni arhiv v postopku potrjevanja preverja skladnost notranjih pravil z določbami zakona in na njegovi podlagi izdanih podzakonskih predpisov.

(3) Ne glede na določbo prejšnjega odstavka skladnosti notranjih pravil ni obvezno preverjati v tistem delu, za katerega osebi pristojni organ ali neodvisna organizacija izda potrdilo o skladnosti, ki je opredeljeno v pravilniku o enotnih tehnoloških zahtevah.

(4) Če državni arhiv ugotovi, da so predložena notranja pravila v skladu z določbami zakona in na njegovi podlagi izdanimi podzakonskimi predpisi, jih potrdi in vpiše v register potrjenih notranjih pravil.

(5) Na podlagi obvestila o prevzemu notranjih pravil iz 7. člena te uredbe prevzeta notranja pravila državni arhiv vpiše v register.

(6) Če državni arhiv v postopku preverjanja ugotovi, da predložena notranja pravila niso skladna z zakonom, to uredbo ali pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah, predloženih notranjih pravil ne potrdi in vpis v register potrjenih notranjih pravil zavrne. Če ugotovi, da se pomanjkljivosti lahko odpravijo, o tem pisno obvesti vlagatelja zahtevka za potrditev notranjih pravil in določi rok za odpravo teh pomanjkljivosti.

(7) Vsebina zahteve za potrditev notranjih pravil in nabor pripadajoče dokumentacije sta predpisana s pravilnikom, ki ureja enotne tehnološke zahteve.

(1) Spremljanje izvajanja notranjih pravil iz 21. člena zakona se opravi glede na določbe zakona, na njegovi podlagi izdane podzakonske predpise, potrjena notranja pravila in ugotovitev iz faze priprav na zajem in hrambo.

(2) Spremljanje izvajanja notranjih pravil se izvaja v obliki notranjega preverjanja z notranjimi presojevalci, ki preverijo izvajanje notranjih pravil ter delovanje informacijskega sistema za zajem, hrambo in spremljevalne storitve v zvezi z dokumentarnim in arhivskim gradivom v digitalni obliki.

(3) Notranji presojevalci morajo biti strokovno usposobljeni s področij pisarniškega poslovanja, arhivistike, informacijske infrastrukture in varnosti.

(4) Spremljanje izvajanja notranjih pravil se izvaja na podlagi predhodnega načrta presoje, ki vsebuje tudi merila za presojo posameznih določb aktov in dokumentov iz prvega odstavka tega člena.

(5) Načrt iz prejšnjega odstavka mora vsebovati najmanj obseg preverjanja izvajanja določb aktov in dokumentov iz prvega odstavka tega člena ter način izvedbe preverjanja. Načrt prve presoje mora predvideti preverjanje izvajanja celotnih notranjih pravil. Preverjanje se izvaja najmanj vsaki dve leti. Kadar notranja pravila obravnavajo arhivsko gradivo, se preverjanje izvajanja notranjih pravil opravi najmanj enkrat na leto. Za spremljanje izvajanja notranjih pravil za izvajanje storitve, ki jo certificira državni arhiv, se šteje postopek certificiranja storitve.

(6) Po končanem preverjanju se pripravi poročilo, ki vsebuje ugotovitve o izpolnjevanju ali odstopanju od določb aktov in dokumentov iz prvega odstavka tega člena in predlagane ukrepe za odpravo ugotovljenih odstopanj ter roke za izvedbo ukrepov. V prilogi k poročilu se ustrezno dokumentirajo podatki, na podlagi katerih so bile oblikovane ugotovitve v poročilu.

(7) Kadar so v poročilu predlagani ukrepi za odpravo odstopanj, poslovodni organ lastnika notranjih pravil zagotovi izvedbo ukrepov v predlaganih rokih ter vnovično preverjanje izvajanja notranjih pravil v delu, na katerega se nanašajo ukrepi.

(8) Način izkazovanja strokovne usposobljenosti notranjih presojevalcev je določen s pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah.

(1) Pomanjkljivost notranjih pravil se ugotavlja na podlagi spremljanja izvajanja notranjih pravil iz 21. člena zakona in 10. člena te uredbe.

(2) Osebe, ki imajo od državnega arhiva potrjena notranja pravila, morajo spremenjena notranja pravila obvezno poslati v vnovično potrditev, kadar:

• spremembe neposredno vplivajo na dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost ali trajnost zajetega ali hranjenega dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki,
• spremembe razširjajo obseg notranjih pravil.

(3) Zahteva za potrditev spremenjenih notranjih pravil mora imeti poleg dokumentacije, določene s pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah, priložen tudi seznam izvedenih sprememb.

(1) Za zajem izvirnega dokumentarnega gradiva v digitalni obliki se šteje uvoz ali ustvarjanje novih enot gradiva v digitalni obliki, vključno z metapodatki v informacijski sistem.

(2) Postopek zajema iz prejšnjega odstavka mora vključevati najmanj:

1. evidentiranje vseh enot dokumentarnega gradiva ne glede na obliko zapisa, način nastanka in druge tehnološke značilnosti;
2. razvrščanje zajetega dokumentarnega gradiva;
3. pravilen zajem vsebine dokumentarnega gradiva, ki obsega:

• vse ključne vsebinske podatke ali ustvari vse potrebne metapodatke, vključno s podatki, ki zagotavljajo celovitost (neokrnjenost vsebine), avtentičnost (dokazljiva povezanost zajetega dokumentarnega gradiva z vsebino izvirnega dokumentarnega gradiva oziroma njegovim izvorom) in uporabnost dokumentarnega gradiva (omogočanje popolne interpretacije podatkov kot smiselne informacije) ter omogoči strogo nadzorovano in dokumentirano dodajanje teh podatkov,
• dodane podatke, ki so posebej in jasno ločeni, shranjeni in drugače označeni od izvirnih podatkov (dodatni vsebinski in tehnični metapodatki), ter vse pomembne opombe in podatke o postopku zajema in o izvirnem dokumentarnem gradivu;

4. samodejno oziroma ročno kontrolo pravilnosti zajema vsebinskih podatkov in metapodatkov z namenom odprave napak oziroma odstopanj;
5. hrambo zadostnega obsega dokumentacije, s katero se dokazuje, da uporabljena orodja, metode in postopki zagotavljajo zanesljiv zajem.

(3) Za pravilno izvajanje postopka iz prejšnjega odstavka mora biti imenovana odgovorna oseba.

(4) Postopek zajema iz prvega odstavka tega člena je določen s pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah.

(1) Vsaka oblika digitalizacije šteje za pretvorbo in zajem dokumentarnega in arhivskega gradiva, izvirno nastalega v fizični ali elektronski analogni obliki.

(2) Postopek digitalizacije iz prejšnjega odstavka mora vključevati najmanj:

1. evidentiranje vseh enot dokumentarnega in arhivskega gradiva ne glede na obliko ali nosilec zapisa, način nastanka in druge tehnološke značilnosti;
2. pravilno pretvorbo in zajem vsebine dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalno obliko, ki:

• obsega vse ključne vsebinske podatke,
• zajema ali ustvari vse potrebne metapodatke, vključno s podatki, ki zagotavljajo celovitost (neokrnjenost vsebine), avtentičnost (dokazljiva povezanost reprodukcij z vsebino izvirnega dokumentarnega in arhivskega gradiva oziroma njegovim izvorom) in uporabnost dokumentarnega in arhivskega gradiva (omogočanje popolne interpretacije podatkov kot smiselne informacije z možnostjo identifikacije enot gradiva) ter omogoči strogo nadzorovano in dokumentirano dodajanje teh podatkov,
• obsega dodane podatke, ki so posebej in jasno ločeni, shranjeni in drugače označeni od izvirnih podatkov (dodatni vsebinski in tehnični metapodatki), ter vse pomembne opombe in podatke o postopku zajema in o izvirnikih;

3. samodejno oziroma ročno kontrolo pravilne izvedbe digitalizacije z namenom odprave napak oziroma odstopanj;
4. evidentiranje digitaliziranega dokumentarnega in arhivskega gradiva;
5. hrambo zadostnega obsega dokumentacije, s katero se dokazuje, da uporabljena orodja, metode in postopki digitalizacije zagotavljajo zanesljiv zajem v digitalno obliko.

(3) Za pravilno izvajanje postopka iz prejšnjega odstavka mora biti imenovana odgovorna oseba.

(4) Postopek digitalizacije iz prvega odstavka tega člena je določen s pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah.

(1) Kot pretvorba na mikrofilm šteje vsaka pretvorba dokumentarnega in arhivskega gradiva iz fizične ali digitalne oblike na mikrofilm.

(2) Za potrebe dolgoročne hrambe mora postopek pretvorbe na mikrofilm vključevati najmanj:

1. evidentiranje vseh pretvorjenih enot dokumentarnega in arhivskega gradiva ne glede na izvirno obliko ali nosilec zapisa, način nastanka in druge tehnološke značilnosti;
2. pravilen zajem vsebine na mikrofilm, ki:

• zajame vse ključne vsebinske podatke,
• posebej in jasno ločeno od izvirnih podatkov shrani in označi dodane podatke ter vse pomembne opombe in podatke o postopku pretvorbe na mikrofilm in o izvirniku;

3. samodejno oziroma ročno kontrolo pravilne izvedbe pretvorbe na mikrofilm z namenom odprave napak oziroma odstopanj;
4. hrambo zadostnega obsega dokumentacije, s katero se dokazuje, da uporabljena orodja, metode in postopki pretvorbe na mikrofilm zagotavljajo ohranjanje celovitosti in avtentičnosti vsebine pretvorjenega dokumentarnega in arhivskega gradiva.

(3) Za pravilno izvajanje postopka iz prejšnjega odstavka mora biti imenovana odgovorna oseba.

(4) Pogoji pretvorbe na mikrofilm so določeni s pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah.

(1) Za druge pretvorbe in za pretvorbe specifičnega gradiva s posameznih področij (na primer javne evidence, slikovno gradivo, prostorski podatki itd.) se smiselno uporabljajo določbe členov tega poglavja.

(2) Pretvorba uradnih evidenc se obvezno izvede, kadar:

• se konča vodenje evidence,
• se spremeni način vodenja evidenc,
• se pripravi evidenca za predajo pristojnemu arhivu ali
• to pristojni arhiv zahteva v strokovno-tehničnih navodilih.

Dokumentarno gradivo je urejeno, če so posamezni ali združeni dokumenti (spis, zadeva, dosje) razvrščeni v skladu z načinom upravljanja dokumentov oziroma pisarniškega poslovanja ustvarjalca.

Državni arhiv, ki skrbi za enotno strokovno izvajanje javne arhivske dejavnosti, pripravi seznam dokumentarnega gradiva, ki je lahko ovrednoteno kot arhivsko gradivo, in ga objavi na spletni strani.

(1) Ustvarjalec mora seznaniti arhiv s svojo organizacijsko strukturo, pristojnostmi oziroma nalogami, predmetom poslovanja, načinom upravljanja z dokumenti oziroma pisarniškim poslovanjem, funkcijami in dejavnostjo ter evidencami o dokumentarnem gradivu.

(2) Ustvarjalec mora dati arhivu podatke, potrebne za vrednotenje njegovega dokumentarnega gradiva.

(3) Ustvarjalec mora ob spremembah pristojnosti ali poslovanja, ki vplivajo na način upravljanja z dokumentarnim gradivom ter ob izročitvi dokumentarnega gradiva drugi osebi to sporočiti pristojnemu arhivu najpozneje v 30 dneh.

(1) Komisija za sprejem pisnega navodila za odbiranje arhivskega gradiva na podlagi podatkov o ustvarjalcu in sistemu poslovanja ter na podlagi klasifikacijskega načrta oziroma seznama dokumentarnega gradiva sprejme pisno strokovno navodilo, ki ga izda pristojni arhiv.

(2) Pri javnopravnih osebah, ki delujejo na celotnem državnem ozemlju in njihove organizacijske enote spadajo v pristojnost več arhivov, se lahko pripravi enotno skupno pisno strokovno navodilo.

(3) Komisijo za pripravo enotnih skupnih strokovnih pisnih navodil imenuje državni arhiv ob soglasju regionalnih arhivov. Komisija mora ta navodila obvezno uskladiti z medarhivsko delovno skupino, ki pokriva to področje. Usklajeno enotno skupno pisno strokovno navodilo izda državni arhiv.

(1) Pisno strokovno navodilo mora vsebovati najmanj naslednje elemente:

• naziv osebe, za katero se izdaja pisno strokovno navodilo,
• opredelitev in navedbo arhivskega gradiva z obrazložitvijo,
• imena in priimke ter podpise članov komisije za sprejem pisnega strokovnega navodila.

(2) Dodatno strokovno navodilo opredeli:

• arhivsko gradivo, ki ni bilo zajeto v prvotnem pisnem strokovnem navodilu, in
• druge napotke ustvarjalcu ali imetniku dokumentarnega in arhivskega gradiva.

(1) Dodatno strokovno-tehnično navodilo za arhivsko gradivo v digitalni obliki iz 40. člena zakona vsebuje za vsako vrsto arhivskega gradiva:

• obseg arhivskega gradiva s spremljajočo dokumentacijo,
• postopek priprave arhivskega gradiva za izročitev,
• vsebinsko in tehnično urejenost arhivskega gradiva,
• oblike in nosilce zapisov,
• postopek in način izročitve arhivskega gradiva.

(2) Podrobnejša vsebina dodatnih strokovno-tehničnih navodil je določena v pravilniku o enotnih tehnoloških zahtevah.

(1) Arhivsko gradivo se odbira vsakih pet let, razen kadar pristojni arhiv s pisnimi strokovnimi navodili opredeli drugače.

(2) Ustvarjalec oziroma imetnik mora pred začetkom odbiranja arhivskega gradiva o tem pisno obvestiti arhiv.

(3) Ustvarjalec oziroma imetnik mora upoštevati pisna strokovna navodila za odbiranje iz 34. in 40. člena zakona.

(4) Ustvarjalec oziroma imetnik popiše odbrano arhivsko gradivo v skladu s 23. členom te uredbe, ga vzdržuje v urejenem stanju in tehnično opremljenega do izročitve arhivu.

Arhivsko gradivo je za potrebe izročanja popisano, ko ustvarjalec oziroma imetnik po odbiranju arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva izdela popis arhivskega gradiva najmanj na nivoju združenih dokumentov, ki vsebujejo:

1. osnovne podatke:

• ime ustvarjalca arhivskega gradiva,
• čas nastanka arhivskega gradiva,
• obseg izročenega arhivskega gradiva, izražen v tekočih metrih ali bajtih, in količino arhivskega gradiva, izraženo s številom tehničnih enot,
• osebno ime osebe, ki je izdelala popis arhivskega gradiva,
• datum izdelave popisa arhivskega gradiva;

2. elemente prevzemnega popisa:

• oznako tehnične enote,
• oznako popisne enote,
• klasifikacijsko oznako popisne enote (če obstaja),
• naslov popisne enote,
• čas nastanka popisne enote,
• roke nedostopnosti.

(1) Arhivsko gradivo, ki se izroča v fizični obliki, je tehnično opremljeno, ko so posamezni ali združeni dokumenti vloženi, na primer v papirnate ovoje ali mape, ti pa vloženi v tehnično enoto, ki jo opredeli pristojni arhiv v skladu s 40. členom zakona.

(2) Arhivsko gradivo, ki se izroča v fizični obliki, ne sme biti speto s kovinskimi sponkami in drugimi kovinskimi predmeti in ne sme biti v plastičnem ovoju.

(3) Tehnične enote morajo biti opremljene z napisi, ki vsebujejo najmanj:

• ime ustvarjalca arhivskega gradiva, po potrebi tudi naziv notranje organizacijske enote, ali oznako, ki jo določi arhiv,
• zaporedno številko tehnične enote.

(4) Napisi na tehničnih enotah lahko, skladno z navodili pristojnega arhiva, vsebujejo tudi druge podatke.

(5) Podrobnejša pravila za tehnično urejenost arhivskega gradiva v digitalni obliki se določijo z dodatnimi strokovno-tehničnimi navodili pristojnega arhiva iz 40. člena zakona.

Ustvarjalec oziroma imetnik lahko po izdanem pisnem strokovnem navodilu pristojnega arhiva začne postopke izločanja in uničenja dokumentarnega gradiva iz 13., 13.a oziroma 14. člena zakona.

(1) Komisijo, ki sodeluje pri postopkih izločanja in uničenja dokumentarnega gradiva, ki mu je potekel rok hrambe skladno s 13.a členom zakona oziroma je bilo mikrofilmano ali zajeto in pretvorjeno v digitalno obliko za dolgoročno hrambo skladno s 13. oziroma 14. členom zakona, imenuje predstojnik ustvarjalca oziroma imetnika ali oseba, ki jo pooblasti predstojnik.

(2) Pred postopkom uničenja mora komisija sestaviti zapisnik, ki vsebuje najmanj:

• naziv in naslov ustvarjalca oziroma imetnika,
• osebno ime zaposlene osebe ustvarjalca oziroma imetnika, ki je odgovoren za izvajanje obveznosti po 39. členu zakona,
• imena in priimke članov komisije,
• datum uničenja dokumentarnega gradiva.

(3) Komisija k zapisniku iz prejšnjega odstavka kot prilogo doda popis dokumentarnega gradiva za uničenje, ki vsebuje najmanj:

• naziv in naslov ustvarjalca,
• čas nastanka dokumentarnega gradiva,
• podatke o vsebini,
• podatke iz evidence o dokumentarnem gradivu ustvarjalca,
• potrdilo o uničenju dokumentacije, v primeru, da uničenje za organ opravi zunanji izvajalec.

Kadar ustvarjalec oziroma imetnik za opravljanje storitev urejanja, odbiranja, popisovanja in zagotavljanja varnih prostorov v skladu s to uredbo za arhivsko gradivo v fizični obliki pred izročitvijo v pristojni arhiv izbere zunanjega izvajalca, mora izvajalec izpolnjevati enake pogoje glede strokovne usposobljenosti in materialnega varstva kot ustvarjalec.

Rok za izročitev javnega arhivskega gradiva iz pisnega strokovnega navodila pristojnemu arhivu se začne s prenosom dokumentarnega gradiva v stalno zbirko ustvarjalca, skladno s predpisi s področja poslovanja.

(1) Pristojni arhiv sestavi zapisnik o izročitvi in prevzemu arhivskega gradiva arhivu na obrazcu, ki je objavljen na spletni strani državnega arhiva.

(2) Zapisnik iz prejšnjega odstavka vsebuje:

• naziv in naslov ustvarjalca oziroma imetnika, ki izroča arhivsko gradivo, ter osebno ime odgovorne osebe,
• naziv in naslov arhiva, ki prevzema arhivsko gradivo, ter osebno ime odgovorne osebe,
• imena in priimke ter podpise pristojnih uslužbencev za izročitev in prevzem arhivskega gradiva,
• kraj in datum izročitve,
• ime ustvarjalca arhivskega gradiva,
• oznako fonda/zbirke ali arhivskega gradiva, kadar se izročajo posamezni dokumenti,
• čas nastanka arhivskega gradiva,
• obseg izročenega arhivskega gradiva, izražen v tekočih metrih oziroma bajtih, in količino arhivskega gradiva, izraženo s številom tehničnih enot ali številom dokumentov, kadar se izročajo posamezni dokumenti,
• ugotovitve o ohranjenosti arhivskega gradiva in pojasnila izročitelja o tem,
• podatke o dostopnosti arhivskega gradiva,
• podatke o obstoju in imetnikih pravic intelektualne lastnine na arhivskem gradivu,
• izjavo imetnikov o prenosu pravic iz prejšnje alineje in pogojih za objavo arhivskega gradiva na svetovnem spletu,
• seznam arhivskega gradiva, ki je izjemoma ostalo pri izročitelju, z navedbo razloga za to in roka, do katerega bo izročeno.

(3) Prevzemni popis arhivskega gradiva iz 23. člena te uredbe je priloga k zapisniku iz prvega odstavka tega člena.

(1) Ustvarjalec oziroma imetnik krije stroške v zvezi z odbiranjem, tehnično opremo in izročanjem arhivskega gradiva arhivu, vključno s prevozom oziroma dostavo arhivu in nujnimi restavratorskimi posegi.

(2) Če namesto ustvarjalca oziroma imetnika nujne restavratorske posege opravi pristojni arhiv, od ustvarjalca oziroma imetnika zahteva finančno nadomestilo, določeno v pravilniku, ki ureja nadomestila stroškov v arhivih.

Materialno varstvo obsega:

• določitev pogojev za ustreznost prostorov in opreme za hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva,
• določitev potrebnih ukrepov za zavarovanje dokumentarnega in arhivskega gradiva pred tatvino, vlomom, obrabo, prahom, ognjem, vodo, neustrezno temperaturo in vlago, svetlobo in škodljivimi sevanji ter drugimi škodljivimi biološkimi, kemičnimi in fizikalnimi vplivi.

(1) Arhivski depoji se uporabljajo samo za hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva.

(2) Arhivski depoji morajo biti:

1. ločeni od drugih prostorov;
2. varni pred vdorom vode, vlago, požarom, potresom, nepooblaščenim vstopom, strelo ter ustrezno ločeni od plinskih, vodovodnih in kanalizacijskih napeljav, kurišč, dimovodov, glavnih vodov centralne kurjave, električnih napeljav, ki niso namenjene delovanju depojev, ter podobnih nevarnih napeljav in sistemov;
3. grajeni tako, da zagotavljajo stabilne in ustrezne mikroklimatske pogoje za hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva;
4. ustrezno hidro- in toplotno izolirani;
5. opremljeni z ustrezno električno napeljavo s centralnim izklopom električnega toka v vseh depojih;
6. opremljeni s svetili, ki ne oddajajo škodljivih sevanj.

(3) V arhivskih depojih in njihovi neposredni bližini se ne smejo hraniti gorljive, vnetljive in druge nevarne snovi.

(4) Arhivski depoji morajo imeti:

1. funkcionalno, mehansko, kemijsko in biološko stabilno opremo;
2. ustrezne gasilne aparate in sisteme;
3. naprave za merjenje oziroma uravnavanje stopnje vlažnosti in temperature;
4. naprave za javljanje požara, nepooblaščenega vstopa in izliva vode;
5. zaščito pred škodljivimi sevanji;
6. ustrezno tehnično opremo za vse zvrsti in formate dokumentarnega in arhivskega gradiva;
7. naprave za neprekinjeno električno napajanje, za hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki.

(5) Oprema arhivskih depojev mora omogočati:

1. racionalno namestitev dokumentarnega in arhivskega gradiva;
2. zavarovanje pred poškodbami;
3. lahko dostopnost do dokumentarnega in arhivskega gradiva;
4. kroženje zraka;
5. preprosto čiščenje.

(1) Dokumentarno in arhivsko gradivo se hrani v arhivskih depojih z ustreznimi mikroklimatskimi pogoji. Ustrezne mikroklimatske razmere za posamezne vrste arhivskega gradiva so v prilogi 1, ki je kot priloga sestavni del te uredbe.

(2) Dokumentarno in arhivsko gradivo, ki obsega manj kot 30 tekočih metrov, se lahko izjemoma hrani zunaj arhivskih depojev v zaklenjenih omarah na mestu, varnem pred požarom in izlivom vode, s smiselno uporabo zahtev iz 32. člena te uredbe.