(1) Vsaka oseba iz prvega odstavka 17. člena zakona mora v zvezi z varstvom dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki:

• določiti obseg poslovanja, ki bo urejen z notranjimi pravili,
• popisati vrste in vire dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki,
• pripraviti oceno tveganj in ukrepe za njihovo upravljanje,
• izvesti oceno veljavnega informacijskega sistema in informacijske varnosti,
• določiti zahteve za zajem, hrambo in spremljevalne storitve (pravne, poslovne, tehnološke),
• pripraviti načrt za zajem, hrambo in spremljevalne storitve ter vzpostavitev oziroma prenovo informacijskega sistema.

(2) Vse faze iz prejšnjega odstavka morajo biti ustrezno dokumentirane.

(3) Način in obseg izvedbe posameznih faz priprave na zajem, hrambo in spremljevalne storitve sta opredeljena s pravilnikom, ki ureja enotne tehnološke zahteve.